Produktivitöt umfasst viele Bereiche, auch die selbstbestimmte Nutzung moderner Technik. Wenn ich in Seminaren auf das Thema Zeitfresser zu sprechen komme, werden als erstes meist Outlook oder Lotus Notes genannt. Programme also, deren ureigenster Zweck die Erleichterung und Beschleunigung des Kommunikationsprozesses sein sollte. Dabei bezieht sich der Zeitfresser natürlich nicht auf die Software an sich, sondern auf deren Output und unseren Umgang damit. Aber das ist Ihnen aus eigener Erfahrung natürlich bestens bekannt.
Ich will Ihnen nachfolgend einige Tipps geben, wie Sie die Souveräntiät über Ihr Mailprogramm wieder gewinnen. Denn letzlich geht es darum, dass Sie das Programm beherrschen und nicht umgekehrt.
1. Schließen Sie Ihr Mailprogramm
Sobald Sie an einer Aufgabe länger als 5 Minuten arbeiten sollten Sie Ihr Mailprogramm beenden oder die Benachrichtigungsfunktion abschalten. Denn nichts lenkt Sie besser von Ihrer Aufgabe ab, als aufpoppende Email-Benachrichtigungen. Wenn Sie mal die letzten beiden Tage zurückblicken, wieviele der erhaltenen Emails mussten sofort gelesen und beantwortet werden? OK, wenn Sie Feuerwehrmann oder Börsenmakler sind, können Sie diesen Tipp guten Gewissens vergessen.
2. Löschen Sie Emails
Löschen Sie Emails, die Sie nicht mehr benötigen, sofort. Das erleichtert Ihnen später die Suche nach den wichtigen Emails.
3, Beantworten Sie Emails sofort
Versuchen Sie, soweit wie möglich, Ihre Emails nicht zu markieren, um sie dann später zu beantworten. Wenn Sie gerade keine Zeit haben Emails zu beantworten, dann checken Sie Ihre Mails gar nicht erst. Es gibt natürlich Ausnahmen für diese Regel – aber versuchen Sie so gut wie möglich Ihre Emails nicht abzurufen, wenn Sie keine Zeit für die Beantwortung haben.
4. Beginnen Sie Ihren Tag nicht mit dem Abrufen von Emails
Beginnen Sie Ihren Arbeitstag damit, genau festzulegen, was Sie alles erledigen möchten. Wenn Sie Ihren Tag damit beginnen Emails abzurufen, bevor Sie überhaupt Ihre Tasse Kaffee getrunken und sich einige Ziele für den Tag gesetzt haben – dann endet es oft damit, dass Ihre Emails die Tagesordnung bestimmen. Die Emails fordern Ihre gesamte Aufmerksamkeit – und Sie vergessen möglicherweise die wichtigen Dinge, die im Verlauf des Tages erledigt werden müssen.
5. Nutzen Sie die Betreffzeile ganz bewußt
Wenn Sie eine Email versenden erleichtern Sie dem Empfänger die Klassifizierung erheblich, wenn Sie an den Beginn der Betreffzeile „Information“, „Aufgabe“, „Privat“ oder „dringend“ setzen. Egal welche Begriffe Sie verwenden, sie sollten dem Empfänger die Einordnung der Nachricht erleichtern.
6. Schreiben Sie Emails wie einen Zeitungsartikel
Wenn Sie Ihre Tageszeitung oder ein Nachrichtenmagazin aufschlagen, finden Sie meist folgende Struktur: Überschrift, Zusammenfassung, Fließtext. Diese Struktur erleichtert dem Leser die Entscheidung, ob er diesen Artikel lesen will und wenn ja, wieviel davon. Besonderes Augenmerk sollten Sie dabei auf die Zusammenfassung legen: Sie sollte kurz und klar sein und am Anfang stehen.
Oder machen Sie es wie der IT-Dienstleister Atos und schaffen Sie Email komplett ab 🙂