Der Projektauftrag- das wichtigste Dokument für den Projektbeginn. Das muss drin stehen.

 

Was ist eigentlich Projektplanung?

Die Begriff Planung und Projekt gehören im Bereich Projektmanagement schon immer eng zusammen. So bedeutet „Pro“ nach vorne und „jekte“ werfen, als den Blick nach vorne Werfen. Daraus leitete sich dann auch leicht die wohl bekannteste Definition von Planung ab: „Planung ist die gedankliche Vorwegnahme zukünftigen, zielgerichteten Handelns.“

Durch Planung erstellt der Projektleiter also ein mentales Modell dessen, was an Aufgaben im Projekt vor ihm liegt. Danach kann er alle zu bewältigenden Aufgaben navigieren und den Fortschritt messen.

Zum Ende der Projektinitiative wird als Einstieg in die Projektplanung der Projektauftrag geschrieben.  Dabei reicht die Bandbreite der in der Praxis anzutreffenden Formate von Projektaufträgen vom einfachen mündlichen Zuruf („Frau Meyer, Sie übernehmen das Projekt xy!“) bis zu mehrere hundert Seiten starken Vertragswerken bei Großprojekten.

Die folgenden Überlegungen sollen helfen die notwendigen Bestandteile eines Projektauftrages zu identifizieren und sie im richtigen Detaillierungsgrad auszuformulieren.  

Warum der Projektauftrag so wichtig ist

Ein klarer Projektauftrag ist für den Projektleiter die Basis der Projektarbeit. Sie soll ihm nutzen, um bei

• der Präsentation von Projektergebnissen deren Einordnung in den Gesamtkontext zu erleichtern.
• zusätzlichen Forderungen von Fachbereichen und Auftraggeber den Ausgangspunkt klar zu stellen.
• möglichen Änderungen die Auswirkungen beurteilen zu können.
• Gesprächen mit anderen Projektleitern die Inhalte deutlich zu machen.

Für Auftraggeber und Lenkungsausschuss bietet ein abgestimmter Auftrag die Gewähr, dass Projektleiter und Team ziel- und aufgabenorientiert arbeiten. In der Praxis hat es sich bewährt, dass der Projektauftrag als „lebendes“ Dokument behandelt wird. Nur ein Projektauftrag mit dem aktiv gearbeitet wird, mit dem das Projektteam in  den Austausch geht und über den „man spricht“ ist ein Projektauftrag, der zur Zielerreichung beitragen kann.

Wie wird ein Projektauftrag erstellt?

Für die Erstellung von Projektaufträgen gelten folgende „goldene Regeln“:

• Ein vollständiger und aktueller Auftrag ist Holpflicht des Projektleiters.
• Der Auftrag lebt! Auftragsänderungen sind jederzeit möglich. Der grundlegende Charakter darf jedoch nicht verloren gehen!
• Änderungen müssen vom Auftraggeber/Lenkungsausschuss genehmigt sein, mit Änderungsdatum und Unterschrift versehen werden und dokumentiert sein.
• Bei Änderungen einer Auftragsposition sind die Auswirkungen auf alle anderen Inhalte zu prüfen.

 

Welche Inhalte muss ein Projektauftrag haben?  

Der Projektauftrag ist in der Regel ein mehrseitiges Dokument, in dem die Auftragsinhalte im Einzelnen detailliert erläutert werden. Das Schaubild gibt eine erste Übersicht über die geforderten neun Mindestinhalte:

 

Im Folgenden werden die Inhalte detaillierter erläutert:

• Ausgangslage: Hier beschreiben Sie die Grundlage des Projektauftrages (Warum wollen Sie sich mit diesem Projekt beschäftigen? Welchen Nutzen erwarten Sie für das Unternehmen?).
• Projektumfang/-inhalte: Hier benennen Sie die betroffenen Organisationseinheiten und/oder Prozesse inklusive der Schnittstellen mit anderen Projekten (Grenzen Sie die  Projektinhalte zu anderen Projekten ab).
• Ziele/Ergebnisse: Zählen Sie auf, was Sie in diesem Projekte erreichen wollen (Was ist der erwartete quantitative und qualitative Nutzen für dieses Projekt?).
• Projektaufgaben: Beschreiben Sie die im Projekt durchzuführenden Aufgaben und stellen Sie die zeitlichen Folgenbeziehungen dar (Was ist alles in diesem Projekt zu erledigen?).
• Aufwand/Kosten/Budget: Nennen Sie das Projektbudget (Prognostizieren Sie Aufwand und Kosten des Projektes).
• Termine/Meilensteine: Nennen Sie Projektstart- und Endtermine (Kein Projekt ohne Termine!).
• Einflussgrößen: Zählen Sie die einzuhaltenden Restriktionen und Rahmenbedingungen auf (Was sind zwingende Vorgaben? Was ist im Projekt zu beachten?)
• Projektaufbauorganisation: Nennen Sie den Projektleiter, die Mitglieder des Lenkungsausschusses und des Projektteams (Wer wird das Projekt bearbeiten?)
• Informationen: Legen Sie Informationsempfänger und Informanten, sowie Termine, Anlässe und Formate für Informationen fest (Wer informiert wen?)

In der Praxis fällt es dem Projektleiter oft schwer, den Projektauftrag sauber zu formulieren. Er plant sich häufig zu wenig Zeit dafür ein oder ihm auch die Dimension der einzelnen Punkte unklar. Häufig fehlt es an der Möglichkeit sich mit dem Auftraggeber ausreichend abzustimmen, so dass sich der Projektleiter vor Fehleinschätzungen fürchtet oder er wesentliche Festlegungen vergisst.

 

Der Projektleiter sollte  bis zu 3% des Gesamtaufwandes für die Auftragsklärung und –formulierung einplanen.

Je nach Reifegrade des Unternehmens beim Thema Projektmanagement stehen standardisierte Formblätter für Projektanträge bereit. Vielleicht unterstützt auch ein Projekt Management Office beim Ausfüllen des Projektauftrages. Allerdings ist die Qualität des Projektauftrags durch die Einhaltung von formalen Regeln natürlich noch nicht gewährleistet. Es kommt auf die korrekten Inhalte an und die sind häufig erst in einem langwierigen und bisweilen schwierigen Verhandlungsprozess zwischen Auftraggeber und designierten Projektleiter zu erarbeiten. Dieser braucht dazu nicht nur profunde Projektmanagement-Kenntnisse. Mut zum Hinterfragen und Standfestigkeit sind mindestens genauso wichtig.

Der Abstimmungsprozess beschränkt sich jedoch nicht nur auf diese Startphase. Häufig ergibt sich während der gesamten Projektlaufzeit immer wieder erneuter Abstimmungsbedarf. Für Korrekturen und Verbesserungen darf es über die gesamte Projektlaufzeit nie zu spät sein. Sie eröffnet die Chance auf erfolgreiche Projektverläufe.

Fazit

Der Aufwand für die Erstellung von Projektaufträgen und Abstimmungen über die gesamte Projektlaufzeit ist eine lohnenswerte Investition in Ihr Projekt!

Risiken gehören als wesentliches Projektmerkmal zu einem Projekt. Diese Risiken kommen oft aus externen Quellen, wie Schwierigkeiten mit Lieferanten oder  bei Abhängigkeiten von Dritten. Es bleibt jedoch auch festzustellen, dass eines der größten internen Risiken ein unvollständig erstellter Projektauftrag ist. Klarheit bei allen Beteiligten über Ziele und Aufgaben ist der größte Gewinn, den Sie im Projekt erzielen können!

In diesem Sinn viel Erfolg für die Erstellung Ihres nächsten Projektauftrages.

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