Ein Projekt mit dem Projektauftrag beginnen? – Wie langweilig!?

„Auch der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt“ – Diese chinesische Weisheit gilt auch im Projektmanagement

Wer steigt in den Zug ohne zu wissen, wohin die Reise geht? Wer setzt sich in ein Flugzeug, ohne zu wissen, was er am Zielflughafen machen will? Und doch passiert genau das bei vielen Projekten fast täglich. Große kostenintensive Projekte werden gestartet, ohne das Ziel vorher genau zu definieren. Damit ist der Weg zum Scheitern des Projekts schon vorgezeichnet: Die Projekte verlaufen im Sand, die Budgets wachsen ins Uferlose und die Mitarbeiter-Einsatzplanung läuft völlig aus dem Ruder.

Die oben zitierte chinesische Weisheit zeichnet den Weg aus dieser Misere vor und die Projektmanagement-Fachleute der ibo-Gruppe kennen ein ganz einfaches – aber auch höchst effektives – Mittel, um ein Projekt von Anfang an auf das richtige Ziel auszurichten: den Projektauftrag. Ein solcher Projektauftrag enthält neben den Zielen, den Aufgaben, den Terminen und Meilensteinen auch Informationen zur Ausgangslage, dem Gestaltungsbereich, zum Aufwand und zu den Kosten.

Abgerundet wird das Ganze dadurch, dass auch mögliche Einflussgrößen, die Projektaufbauorganisation und der Informationsfluss aus dem Projekt und zurück ins Projekt klar benannt sind. Mit den Unterschriften des Projektleiters und des Auftraggebers ist das Projekt dann genehmigt und kann in einer solch vordefinierten Bahn ruhig und erfolgreich ans Ziel geführt werden.

Wer den Projektedschungel liebt und sich gerne durch das Dickicht des Wildwuchses seines eigenen Projektmanagements kämpfen will, kann auf einen Projektauftrag verzichten. Wer Wert auf klare Strukturen, überschaubare Perspektiven und eine durchdachte Organisation legt, sollte sich die Zeit nehmen, alle Punkte des Projektauftrages präzise abzuarbeiten. Dann ist gewährleistet, dass der erste Schritt auch ein Schritt in die richtige Richtung ist.

In unserer webbasierten Projektmanagement-Software ibo netProject steht der Projektauftrag am Ende eines selbstdefinierten Workflows – von der ersten Idee zum fertigen Projektauftrag.

 

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