Rückblick auf ein Expertenforum zu Agilität, Risikomanagement und Digitalisierung
Je chaotischer und komplexer eine Ausgangslage ist, umso wahrscheinlicher ist es, dass man mit agilen Methoden erfolgreich ist. Das war sicherlich eine der zentralen Erkenntnisse, die die Besucher von der ersten iboCON 2018 mitgenommen haben.
Die ibo Software GmbH hatte mit einem bunten Programm an Expertenvorträgen und Workshops rund um die Themen Agilität, Risikomanagement und Digitalisierung eingeladen. Mehr als 120 Experten aus den Bereichen Prozessmanagement, Projektmanagement und Revision waren gekommen und waren begeistert von diesem neuen Veranstaltungsformat.
Agile und klassische Methoden in Prozessen und Projekten
Nach der Begrüßung durch Dr. Hans-Georg Stambke und Steffen Söngen präsentierte Prof. Dr. Guido Fischermanns in einer ersten Keynote im Plenum sein Konzept von der Beidhändigkeit agiler und klassischer Methoden vor. Das Konzept legt das Cinefyn-Modell von Dave Snowden zu Grunde und weist dem Bereich des Einfachen (Routine-Prozesse) und des Komplizierten (Regel-Prozesse) tendenziell eher die klassischen Prozessmanagement-Methoden zu. Für den Bereich des Chaotischen und Komplizierten (Ad-hoc-Prozesse) bieten sich dagegen agile Methoden an. Wobei das keine Festlegung ist, sondern nur eine tendenzielle Aussage, die dabei helfen kann, eine individuelle Lösung für das Nebeneinander von agilen und klassischen Vorgehensweisen zu finden. Dabei ist es wichtig, dass man die agilen Methoden nicht nur praktiziert, sondern dass man sich auf das agile Mindset einlässt und Agilität wirklich lebt.
Agilität im Workshop Design Thinking
Das Thema Agilität fand im Workshop Design Thinking von André Koch eine konkrete Fortsetzung. Hier konnten die Teilnehmer diese agile Methode aktiv ausprobieren. In vier Gruppen wurden Persona entwickelt, auf eine Customer Journey geschickt und am Ende konnten alle vier Gruppen einen fertigen Prototyp für die jeweilige Aufgabenstellung präsentieren.
Agile Methodik in der Praxis der Software-Entwicklung bei ibo
Um das agile Vorgehen im Kontext von klassischem Vorgehen ging es auch im Vortrag von Nik Stoyanov und Kai Steinbrecher. Die beiden Referenten stellten die Vorteile der agilen Methodik in der Praxis der Software-Entwicklung bei ibo selbst vor. Um schneller und flexibler auf Kundenwünsche zu reagieren, wurde die Entwicklung der Projektmanagement auf das agile Vorgehen umgestellt. Dadurch wird die Eigenverantwortlichkeit und der Austausch im Team gestärkt, die Neigungen des Einzelnen können stärker berücksichtigt werden, was in Verbindung mit den schnellen Rückmeldungen, der vom Team gesteuerten Planung und dem iterativen Vorgehen die Motivation noch einmal spürbar erhöht hat. Davon profitieren die Kunden der webbasierten Projektmanagement-Software ibo netProject gleich doppelt: zum einen durch die kurze Umsetzungszeit für Kundenwünsche und zum anderen durch die Programmfunktionen, die das agile Vorgehen unterstützen.
Erfahrungsbericht zur Einführung einer Projektmanagement-Software
Auch bei Beat Nussbaumer ging es noch einmal um Projektmanagement. In seinem Erfahrungsbericht zur Einführung einer Projektmanagement-Software verwies er darauf, wie wichtig es ist, dass die Projektmanagementstandards und das Methoden-Know-how schon vorher bestehen. Auch eine klare Anforderungsliste ist hilfreich. Wenn man dann mit der nötigen Flexibilität an die Aufgabe herangeht, den bestehenden IST-Prozess in den zukünftigen softwaregestützten SOLL-Prozess zu überführen, steht einer erfolgreichen Einführung nichts mehr im Wege. Um das System dann am Leben zu halten, ist es wichtig, dass einen „Kümmerer“ im Unternehmen gibt. Jemanden, der den Anwendern zuhört und deren Bedürfnisse aufnimmt.
Interne Revision: Digitalisierung, Risikobewertung und Qualitätssicherung
Einen weiteren Schwerpunkt der Tagung bildete der Themenkomplex Risikomanagement-Prozessmanagement-Revision. Jan Meyer im Hagen zeigte auf, wie sich Methoden und Arbeitsweisen von der Papierrevision bis zu den weitestgehend digitalisierten Verfahren entwickelt haben. Im zweiten Teil seines Vortrags präsentierte er den anwesenden Revisoren einen von agilen Methoden durchzogenen Revisionsalltag. Hier wurde deutlich, welche Chancen z. B. Scrum für die verschiedenen Phasen des Revisionsprozesses bieten kann. Die zwischengeschalteten anonymen Online-Umfragen unter den Teilnehmern illustrierten den aktuellen Stand der Anwesenden innerhalb dieses Prozesses.
Ralf Barsch von der FCH Consult GmbH veranschaulichte in seinem Vortrag, wie wichtig es ist, dass die Interne Revision und die Fachbereiche sich auf gemeinsame Risikodefinitionen für die Unternehmensprozesse und die internen Prüfungen der Revision verständigen.
Marko Mohrenz arbeitete den Nutzen eines prozessorientierten Ansatzes bei der Erstellung einer Risikokontrollmatrix heraus. Er stellte ein Vorgehensmodell vor, bei dem auf Basis der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schadenshöhe das Bruttorisiko ermittelt wird. Wenn man diesem die Angemessenheit und Funktionsfähigkeit der Kontrollen gegenüberstellt, erhält man das Restrisiko des Prozesses. Unter Berücksichtigung der Wesentlichkeit lässt sich so die Risikokennzahl als maßgebliche Zahl für die Häufigkeit von Prüfungen automatisch ermitteln.
Der Leiter Konzernrevision der Deutschen Flugsicherung GmbH, Maximilian Abel, beschäftigte sich mit der Qualitätssicherung in der Internen Revision. In seinen Augen ist Qualitätssicherung keine Aufgabe, die man so nebenbei erledigt. Sie ist Chefsache, weil das persönliche Engagement maßgeblich ist, um auch die Kontinuität des Erreichten sicherzustellen. Wenn man der Qualitätssicherung diese Bedeutung einräumt, dann ist der Nutzen für die Interne Revision selbst am größten.
Mehr Prozessmanagement und Personalbemessung
Michaela Hofmann und Stefan Bingel schlüpften in die Rollen einer jungen dynamischen Hochschulabsolventen und eines „verstaubten“ Aktenordnerbewahrers. In Ihrem Vortrag arbeiteten Sie die Vorteile eines elektronischen Organisationshandbuches für ein Unternehmen heraus.
Prozessmanagement in der Zukunft
Wie sich die Rollenverteilung im Prozessmanagement in Zukunft verändern wird, zeigte Timo Hahn. In seinem Beitrag wurde deutlich, welche Perspektiven Interaktivität heute bietet: Ob es um Stellungnahmen, Freigaben oder regelmäßige Prüfungen geht, immer sind die Betroffenen mit in die Workflows eingebunden. Das stellt nicht nur die Qualität der Prozesse sicher, sondern schafft auch Akzeptanz durch Transparenz.
Prozessorganisation
Auch der Vortrag von Hartmut Schau und Markus Hofmann-Rothe war dem weiten Feld der Prozessorganisation zuzuordnen. Die beiden Referenten machten anschaulich, wie die Kundenzufriedenheit bei einem Pizza-Lieferservice gesteigert werden kann, wenn man bei der Prozessanalyse den so genannten First Pass Yield nutzt. Diese Kennzahl ermittelt die Quote für die erfolgreichen, also fehlerfreien Wege im Prozess. So lässt sich schnell die entscheidende und wichtige Schwachstelle in einem Prozess ermitteln, um dort mit der Prozessoptimierung anzusetzen.
Regelkreislauf einer Personalbemessung
Annette Schäfer stellte in ihrem Vortrag zur Personalbemessung in der Durchführung den Regelkreislauf einer Personalbemessung vor. Dabei gab sie zahlreiche praktische Tipps, worauf es bei der Bestimmung des Aufgabenkatalogs, der Auswahl der Erhebungsmethode, der Durchführung selbst und der Qualitätssicherung und der anschließenden Auswertung ankommt. Dabei betonte sie auch, wie wichtig es ist, durch ein transparentes Vorgehen und die frühzeitige Einbeziehung des Betriebsrats, die Akzeptanz der Personalbedarfsermittlung zu erhöhen. Wie wichtig eine enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat bei der Einführung einer Software generell ist, zeigte auch Dr. Christian Velten in einem weiteren Vortrag.
Wahnsinn der Kommunikation und Fazit
Zwischen den einzelnen Vorträgen waren die Zeitfenster so gestaltet, dass die Teilnehmer auch Gelegenheit hatten, in Gesprächen untereinander alte Kontakte zu pflegen oder neue Kontakte zu knüpfen. So ergaben sich für alle Anwesenden zahlreiche Gesprächsmöglichkeiten, die in einer lockeren und entspannten Gesamtatmosphäre auch immer wieder gerne genutzt wurden.
Zum Abschluss betrat Tom Buschardt die Bühne des Plenums und führte den Besuchern den Wahnsinn der Kommunikation vor Augen. In zahlreichen anschaulichen Beispielen präsentierte er die Tücken der Kommunikation und zeigte, wie wichtig es ist, sich auf den Kommunikationspartner einzulassen und ihm immer auch eine Perspektive zu bieten. Dabei wurde schnell klar, welchen Gefahren eine gelingende Kommunikation durch moderne Smartphones, Whatsapp-Sprachnachrichten und E-Mails ausgesetzt ist.
Teilnehmerstimmen zur iboCON
Im angenehmen Tagungsumfeld konnte man viele positive Stimmen vernehmen. Die Stimmen zeigen, dass das Konzept mit einem breiten Themenspektrum und den unterschiedlichen Präsentationsformen voll und ganz aufgegangen ist.
Dieser Erfolg spiegelt sich denn auch im Feedback der Gäste. „Gute, sehr gelungene Veranstaltung“, „tolle Umsetzung, tolles Team“, „sehr guter Austausch, sinnvolle Veranstaltung, Praxisbezug übergreifend – sehr gut“ oder „tolles Format zu aktuellen Themen“, um nur einige Kommentare zu zitieren. Damit ist auch der Weg frei für eine Neuauflage in zwei Jahren.
Rückblick des ibo-Geschäftsführers auf die iboCON
Rundum zufrieden zeigte sich auch ibo-Geschäftsführer Dr. Hans-Georg Stambke: „Bei der Konzeption der Veranstaltung ging es uns darum, ein breitgefächertes Angebot an Themen und Vortragsformen anzubieten. Eines unserer Anliegen war es, die Möglichkeit zu schaffen, einmal über den Tellerrand des eigenen Fachgebiets hinauszuschauen und in andere Themen hineinzuschnuppern. Mit den drei parallelen Streams haben wir unseren Besuchern eine Angebotspalette zur Auswahl gestellt, aus der sie sich ihr eigenes Tagungsprogramm selbst zusammenstellen konnten. Wir hatten natürlich gehofft, dass dieses Konzept passt – sicher waren wir uns allerdings nicht. Deshalb bin ich sehr zufrieden und auch stolz auf alle Mitwirkenden, dass dieses Format bei unseren Gästen so gut angekommen ist. Ich freue mich auf eine Neuauflage in zwei Jahren.“
Hier geht es zum Veranstaltungs-Video.
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