Prozesse „einfach machen“ – 5 Bestandteile einer guten BPMN-Technik

Es gibt Prozesse, die sind, wie sie sind – unveränderbar. Sei es, dass sie zu speziell oder zu komplex sind. Doch genau diese Fälle bergen großes Optimierungspotenzial in Richtung mehr Effizienz, Vereinfachung oder Standardisierung. Nicht selten sind es dabei die kleinen Schritte, die tiefgreifende und nachhaltige Veränderungen in Prozessen ermöglich.

Die folgenden Bestandteile einer BPMN-Technik können mit regelmäßiger Übung genutzt werden, um die Prozesseffizienz zu verbessern. Meine Empfehlung: beginnen Sie von Anfang an mit der richtigen Technik und dem passenden Werkzeug. Das spart Zeit, Geld und Ärger.

5 Komponenten einer guten BPMN-Technik

1. Gute Priorisierung

Besonders wichtige Prozesse müssen anhand bestimmter Kriterien identifiziert werden. Bei BPMN geht es häufig um regelmäßige und organisierte, planbare Abläufe. Ob diese auch automatisiert werden sollen (oder gar können), ist erst in der Prozessgestaltung zu erkennen.

2. Strategische Prozessplanung

Schritt für Schritt: Wer macht was in welcher Reihenfolge. Pools und Lanes helfen bei der Modellierung, schnell aufzuzeigen, wer am Prozess beteiligt ist. Erfolgt die Modellierung im Workshop mit den Beteiligten, hat es sich bewährt, bereits in der Modellierung einen Schritt weiter zu gehen.

3. Das richtige Design

Komplexe Detailprozesse mit vielen Ad-Hoc-Aufgaben machen die grobe Analyse etwas schwierig. Fassen Sie daher bei der Modellierung einfach die Details in einen groben Hauptprozess zusammen. Auch für die Entscheidung, ob ein gesamter Prozess oder vielleicht nur Fragmente automatisiert werden sollen oder können, hilft das einfache Design nicht nur den Modellierern sondern auch den Betroffenen beim gemeinsamen Prozessverständnis.

4. Schnelle und grobe Analyse

Zeit ist Geld. In welcher Zeit (Bearbeitungszeit und/oder Durchlaufzeit) und mit welchen geschätzten Kosten rechnen die Aufgabenträger? Die Einschätzung kann durch die Experten bewusst grob vorgenommen werden. Wird aus einem grafischen Prozess danach mit der BPMN-Analysefunktion schnell eine tabellarische und strukturierte Übersicht der Aufgaben mit Kosten, Zeiten und gebundenen Mitarbeiterkapazitäten – dann ist diese eine wichtige Basis für die Prozessbewertung.

5. Die kontinuierliche Optimierung

Machen! Mit den ersten Schritten sind mit der richtigen Technik und dem richtigen Werkzeug schnell die ersten Ergebnisse erzielt. Das macht Lust auf mehr schlanke Prozesse.

 

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