Agile Business Analyse: Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung

In mehreren Blog-Artikeln betrachten wir, wo und wie Business Analysten in agilen Vorgehensmodellen (z.B. Scrum) zum Einsatz kommen, welche Aufgaben und Aktivitäten sie dabei ausüben. Den Auftakt machte eine Übersicht zum Thema. Nach und nach erläutern wir die 7 Prinzipien für erfolgreiche „agile“ Business Analyse:

Drei Prinzipien beschreiben das Was? und Warum?

1. Sieh auf das Ganze (auf Personen, Prozessen und Technologie); mit den Techniken Personas und Value Stream Mapping (Wertstromanalyse).
2. Denke wie ein Kunde (und höre auf die Stimme des Kunden mit seinen Werten und Erwartungen); mit den Techniken User Story, Story Decomposition, Story Elaboration, Story Mapping.
3. Bestimme das Wertvolle (entwickle dadurch eine Lösung, die wertvoll und positiv bewertet ist); mit den Techniken Management des Backlogs, Kano-Analyse, Priorisierung mit MoSCoW.

Vier Prinzipien für das Wie? und Wann?

4. Nutze reale Beispiele (um echte Kundenbedürfnisse zu ermitteln und zu validieren); mit der Technik Behaviour Driven Development.
5. Verstehe, was machbar ist (und unterstütze dadurch die Entwickler in ihrer Umsetzung der Anforderungen); mit den Techniken Schätzung und Planungsworkshop.
6. In diesem Blog-Artikel: Fördere Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung.
7. Vermeide Verschwendung (und erkenne diese rechtzeitig).

Sechtes der sieben Prinzipien: Fördere Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung

Agile Vorgehen betonen, wie wichtig die Zusammenarbeit der Projektmitglieder ist. Sie schaffen eine Arbeitsumgebung, die es allen Stakeholdern ermöglicht, zum Projekterfolg beizutragen; idealerweise in gemeinsamen Workshops. Ein gemeinsames Verständnis des Projekts fördert die Zusammenarbeit; als Technik bietet sich dazu Collaborative Games an.

Eines der wesentlichen Prinzipien in agilen Methoden ist der Wunsch nach kontinuierlicher Verbesserung. Dies beschränkt sich nicht auf das zu erstellende Produkt oder Projektergebnis. Vielmehr ist auch das Vorgehen des Teams zu betrachten. Für ein strukturiertes Feedback bietet die Technik Retrospektive eine gute Möglichkeit, den eigenen (Arbeits-) Prozess auf Verbesserungen zu untersuchen.

Collaborative Games

Unter den Oberbegriff der Collaborative Games gehören verschiedene strukturierte Techniken. Diese Techniken helfen einer Gruppe von Personen, sich einem bestimmten Thema zu widmen. Dabei werden vorab Regeln besprochen und anschließend eine gemeinsames Vorgehen mit bestimmten Schritten durchlaufen.

Ziel eines Collaborative Game ist es, ein gemeinsames Verständnis eines Themas zu erreichen, ein Problem zu durchdringen oder neue Ideen zu entwickeln, um ein Problem zu lösen. Dazu tauschen die Beteiligten ihr Wissen und ihre Erfahrungen aus, fördern zuvor verborgene Annahmen zu Tage und erweitern ihr Wissen, wie es in normalen Meetings nicht möglich wäre.

Typischerweise laufen Collaborative Games in drei Schritten ab:

1. Eröffnung: Die Beteiligten werden einbezogen, lernen die Regeln kennen und legen das Ziel fest (z.B. ein besseres Verständnis eines Problems oder die Entwicklung eine kreativen Lösung).
2. Erforschung: Die Beteiligten tauschen sich aus, prüfen ihre Ideen auf Verknüpfungen, experimentieren mit neuen Ideen.
3. Ergebnis: Die Ideen werden beurteilt. Die Beteiligten erarbeiten, welche Ideen die nützlichsten und produktivsten sind. Die Beteiligten treffen diesbezüglich Entscheidungen und legen Aufgaben fest.

Drei Beispiele für Collaborative Games:

• Produktbox/Produktverpackung: Die Beteiligten entwerfen eine Verpackung für das Produkt/Projektergebnis, in der es in einem Geschäft verkauft werden könnte. Dadurch werden Eigenschaften und Funktionalitäten des Produkts identifiziert, die die Kunden interessieren.
• Affinitätslandkarte: Die Beteiligten schreiben Eigenschaften und Funktionalitäten auf Karten, befestigen diese an einer (Pinn-) Wand und hängen Karten zusammen, die zueinander ähneln (affin sind). Dadurch werden verwandte oder ähnliche Funktionalitäten identifiziert.
• Fischglas: Die Beteiligten werden in zwei Gruppen geteilt. Eine Gruppe spricht über das Thema. Die andere Gruppe beobachtet, hört hin und macht Notizen. Dadurch werden unterschiedliche Annahmen und Perspektiven identifiziert.

Die gemeinsame Erfahrung bei der Durchführung eines Collaborative Games bringt Personen trotz unterschiedlicher Perspektiven zu einer Zusammenarbeit und einem gemeinsamen Verständnis.

Collaborative Games profitieren vom Einsatz eines neutralen Moderators. Dieser erläutert den Teilnehmern die Spielregeln und achtet auf deren Einhaltung. Der Moderator begleitet das Spiel und hilft den Beteiligten ihre Rolle zu spielen und das vereinbarte Ziel zu erreichen.

Collaborative Games können natürlich nicht nur in agilen Vorgehensmodellen genutzt werden, sondern auch in klassischen.

Retrospektive

Der wesentliche Zweck einer Retrospektive ist es, dass das Team zusammen reflektiert, was es gut gemacht hat, was es hätte besser machen können und welche Verbesserungen umgesetzt werden.

Sinnvollerweise werden Retrospektiven in agilen Vorgehensmodellen am Ende einer Iteration durchgeführt. Dadurch können die Erkenntnisse zeitnah in den kommenden Iterationen umgesetzt werden.

Im Mittelpunkt einer Retrospektive sollten nicht Wer-Fragen und Schuldzuweisungen stehen, sondern Warum-Fragen, der Prozess der Zusammenarbeit und das gemeinsame Vorgehen.

Idealerweise moderiert nicht ein Teammitglied die Retrospektive, sondern ein neutraler Moderator.

Vier Schritte einer Retrospektive:

1. Vorbereitung: Die Beteiligten bringen Punkte der abgelaufenen Iteration mit, die in der Retrospektive analysiert werden sollen.
2. Sicherheitscheck: Die Beteiligten verständigen sich, einander zu vertrauen und nur Kommentare und Vorschläge abzugeben, die der Verbesserung der Teamarbeit dienen.
3. Identifizierung von Punkten: Die Beteiligten schreiben auf Karten, was gut war, was zu verbessern ist und welche weiteren Punkte interessant sind. Um ein gemeinsames Verständnis zu erreichen, können die Karten farblich gekennzeichnet werden. Ebenso kann es hilfreich sein, die Karten an einen Zeitstrahl zu kleben, um ihre Dringlichkeit zu verdeutlichen.
4. Aufgabenverteilung: Wenn alle Punkte diskutiert wurden, fragt der Moderator, welche Verbesserungen angegangen werden sollen. Das Team einigt sich und vergibt an einzelne Personen die Verantwortung, den jeweiligen Verbesserungsvorschlag umzusetzen.

Es kann sinnvoll sein diese vier Schritte der Retrospektive zweimal zu durchlaufen:

• Ein erstes Mal mit dem gesamten Team, inklusive der Fachbereiche und Nutzer. Dabei werden Punkte angesprochen, die alle betreffen.
• Nur mit einem Teil des Teams ein zweites Mal, bei dem nur technische Punkte zur Sprache kommen.

Vorteile
Eine exzellente Technik für ein Team, gemeinsam und einvernehmlich Verbesserungen für die (Zusammen-) Arbeit zu finden.

Nachteile
Beteiligte können sich veranlasst fühlen, im Sicherheitscheck Vertrauen zu heucheln, obwohl ihrerseits kein Vertrauen besteht.
Retrospektiven sind nur sinnvoll, wenn das Team die Verbesserungen auch tatsächlich umsetzt.
Ein erfahrenes und reifes Team kann Verbesserungen angehen, wenn diese erkannt werden, und wartet nicht auf die nächste Retrospektive.

Im nächsten Blog-Artikel geht es um Vermeide Verschwendung.

Weitere Informationen zum Thema Business-Analyse haben wir auf unserer Homepage für Sie zusammengefasst.