„Wir brauchen mehr Personal“ – doch worauf lässt sich diese Forderung stützen? Der Artikel zeigt am Beispiel der Stadt ibodorf, warum veraltete Stellenbeschreibungen und getrennt gepflegte Organisationsdaten Personalentscheidungen erschweren. Und wie eine gemeinsame Datenbasis Verwaltungen dabei unterstützt, Aufgaben, Zuständigkeiten und Kapazitäten frühzeitig zusammenzudenken.
Oftmals wird bei Personalfragen mit dem Bauchgefühl entschieden. Doch was ist, wenn das Bauchgefühl nicht mit den tatsächlichen Zahlen zusammenpasst? Und wie lässt sich das genau erkennen? Wie können Ressourcen wirklich da eingesetzt werden, wo sie den größten Nutzen stiften?
Aufgabenkritik allein führt schnell zu pauschalen Kürzungen, ohne zu zeigen, wo Personal tatsächlich benötigt wird. Der Beitrag stellt fünf zentrale Hebel vor, mit denen Verwaltungen ihre Personalplanung datenbasiert, methodisch sauber und zukunftssicher aufstellen können.
Organisationsuntersuchungen sind systematische Betrachtungen von Organisationen oder Teilen von Organisationen mit dem Ziel, nach einer sorgfältigen Analyse ein Optimierungskonzept zur jeweiligen Aufgabenerfüllung zu erarbeiten.
Die Erstellung eines vollständigen, konsistenten Aufgabenkatalogs gilt in vielen Organisationseinheiten als zeitintensivste Phase der Personalbedarfsermittlung. Dieser Schritt ist das Fundament für valide Ergebnisse und Nachvollziehbarkeit. Dieser Beitrag zeigt, wo der Aufgabenkatalog in der Praxis an seine Grenzen stößt und wie KI-Unterstützung diesen Prozess grundlegend vereinfacht. Was steckt eigentlich hinter dem
Der demografische Wandel trifft die öffentliche Verwaltung besonders stark: Alternde Belegschaften, Fachkräftemangel und steigende Dienstleistungsanforderungen erfordern innovative Lösungen. Gleichzeitig birgt der Wandel Chancen, Strukturen effizienter und digitaler zu gestalten – etwa durch Prozessoptimierung und datenbasierte Personalbedarfsermittlung (PBE).
Die Beispiel-Reihe zur Durchführung einer Organisationsuntersuchung tritt in die letzte Phase, der Einführung und Verstetigung, ein. Die Component GmbH steht kurz vor dem Projektabschluss. Es gilt nun ein langfristiges Prozess-Controlling und ein kontinuierliches Kapazitätsmanagement zu verstetigen.
Nach Abschluss der Personalbedarfsermittlung hat sich die Component GmbH eingehend mit den Vertriebsprozessen auseinandergesetzt und eine ganze Reihe an Optimierungsmaßnahmen erarbeitet. Diese gilt es nun in die Realisierung und Umsetzung zu bringen.
Die Personalbedarfsermittlung ist abgeschlossen, die Erhebungsergebnisse aus Phase 8 liegen vor. In der 9. Phase der Organisationsuntersuchung kann das Projektteam nun in die Würdigung der Ergebnisse und die kritische Betrachtung des Aufgabenportfolios einsteigen.
Die Software ist installiert, die Beschäftigten wurden geschult und die Vorbereitungen auf die Erhebung sind abgeschlossen. In Phase 8 des Projektes erfolgt in der Component GmbH nun die eigentliche Erhebung inklusive einer engmaschigen Qualitätssicherung.
Die Digitalisierung von Prozessen in der öffentlichen Verwaltung bedarf zuerst einer Strukturierung und Optimierung. Nachhaltige Digitalisierung ist mehr als das Fortsetzen analoger Verwaltung mit digitalen Medien.
Die Entscheidung zum Einsatz einer erprobten Standard-Software ist gefallen. In Phase 7 des Projektes geht es nun um die Implementierung und vor allem darum, die Beschäftigten bestmöglich mit dem Tool vertraut zu machen.
Die Prozesse wurden erhoben, der Aufgabenkatalog liegt vor, die Voraussetzungen für die Ermittlung valider Mengen wurden geschaffen und die nötigen Berechnungsgrundlagen definiert. In Phase 6 des Projektes gilt es nun, das Verfahren und die passende Erhebungsmethode auszuwählen. Ebenfalls ist eine abschließende Entscheidung über den Einsatz einer möglichen Erhebungssoftware zu treffen.
Der Aufgabenkatalog steht! Damit ist schon einmal eine wichtige Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf der späteren Personalbemessung geschaffen. Einige wichtige Punkte sind aber noch zu klären, bevor es losgehen kann. In Phase 5 des Organisationsuntersuchungsprojektes setzt die Component GmbH die Vorbereitungen fort und schafft die Berechnungsgrundlagen.
Im Anschluss an die grundlegende Planung und die Klärung von Zuständigkeiten gilt es in Phase 4 des Projektes, eine gute Basis für die Durchführung der anvisierten Personalbemessung zu schaffen. Dreh- und Angelpunkt ist hier vor allem der Aufgabenkatalog, der wichtige Kriterien erfüllen muss.
In einer Organisationsuntersuchung von Anfang an Klarheit schaffen. In der dritten Phase werden Organisation und Zuständigkeiten konkret geplant, Ziele formuliert und der Kick-off gestartet.
Grundsatzentscheidungen und Einstieg in die Methodik:
Der folgende Artikel verdeutlicht, dass im Vorfeld zu einer Personalbemessung nicht nur aufseiten der Belegschaft Klärungsbedarf besteht, sondern sich auch die Mitarbeiter:innen, die das Projekt intern umsetzen sollen, häufig erst in eine ihnen noch fremde Materie einfinden müssen.
Voraussetzungen:
Zu Beginn der zweiten Phase befassen wir uns mit den Interessen, Erwartungen und Befürchtungen der einzelnen Beteiligten – vor allem im Hinblick auf eine bevorstehende Personalbemessung.
Unsere Blogreihe zum praxisorientierten Kennenlernen eines Personalbemessungsprojektes gibt Ihnen mit dem folgenden Artikel einen Einblick in die erste Phase einer Organisationsuntersuchung – Auslöser.
Die Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses stellt viele Städte und Gemeinde vor Herausforderungen. Erfahren Sie mehr über einen einfachen Weg zu einer übersichtlichen Aufbauorganisation und einem sauberen Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO.
