Agile Projektplanung – Planen Agilisten auch nur klassisch?

„Wir machen das ganz agil…“ diesen Satz hört man bisweilen in Planungsgesprächen. Verstanden wird dabei oft: „Wir legen einfach los und planen hemdsärmelig unterwegs.„ Nee, weit gefehlt. Auch eine agile Projektplanung braucht klare Ziele und präzise Planung. Der einzige Unterschied zum Wasserfall: „Wir versuchen erst gar nicht, ALLES langfristig vorherzusagen. ABER: wir lassen auch nichts offen.„

Langfristige agile Projektplanung

Das Refinement – Vorausschauen und Anpassen

Auch agil laufen wir ohne eine Vorstellung vom Ziel nicht los. Denn ohne eine Vision besteht das Risiko, dass ein Projekt von Iteration zu Iteration, von Sprint zu Sprint vor sich hindümpelt. Ähnlich wie im klassischen Projektmanagement fragen wir dabei nach Elementen wie Ressourcen-Commitment (Wer ist wie intensiv dabei?), der Sicht der Stakeholder („Vision Statements“), den klaren und unscharfen Anforderungen an das Projekt, ersten kurzfristig erreichbaren, wertschöpfenden Ergebnissen (Prototypen oder MVP’s) und einem ersten Product Backlog mit den wichtigsten, hoch priorisierten Anforderungen („User-Storys“). Der Projektstart ist weniger aufwändig und pragmatischer, obwohl ähnliche Elemente zum Tragen kommen wie im Wasserfallprojekt.

Wird eine Planungs- oder gar Zieländerung notwendig, werden im Wasserfallprojekt formale Change-Requests und Neugenehmigungen notwendig, was Mehraufwand bedeutet. Diese Formalitäten werden im agilen Projekt durch Refinements ersetzt – kontinuierliche Anpassungen an die aktuelle Situation. Das Refinement ist einer DER Erfolgsfaktoren im agilen Projektmanagement und beansprucht eine eigene Rolle, den Product Owner. Dieser muss mit Stakeholdern und dem ausführenden Team (Developern) im ständigen Dialog, oft auch in der Auseinandersetzung, bleiben und das Product Backlog aktualisiert halten. Die große Chance liegt darin, dass durch iterative, inkrementelle und kundennahe Anpassungen die Anforderungen genauer getroffen und das Projekt schneller zum Erfolg geführt werden kann.

Mittelfristige agile Projektplanung

Das Planning – Commitment is King

Mittelfristig zu planen ist beim agilen Vorgehen von einer engen Zusammenarbeit der Stakeholder und Product Owner geprägt und benötigt eine wiederholte Bestätigung des Ressourcen-Commitments. Sind auch im nächsten Sprint alle an Bord? Dies und eine erste kleinteilige Planung der Aufgaben („Tasks“) für den nächsten Zeitabschnitt gehören zum (Sprint-)Planning. Beim Planning müssen die Developer den Hut aufhaben. Vor allem aber braucht auch diese Planung Zeit, Ressourcen und Nerven! Ist also wieder nix mit „In agilen Projekten planen wir nicht.“

Auch die Zielvorgabe bleibt essenziell: für einen Sprint erfolgt diese nun meist durch User-Storys (s. o.). Welche User-Storys im nächsten Zeitabschnitt vom agilen Projektteam („Developer“) bearbeitet werden und welche Projektergebnisse diese genau beschreiben, muss sehr intensiv zwischen den Developern als ausführende Einheit und dem Product Owner als Repräsentant der Stakeholder ausgehandelt und konkretisiert werden. Eine unrealistische oder unklare Zielvorgabe ist DER Killer für die nächste Iteration!

Kurzfristige agile Projektplanung

Die Stand-ups – Die Kommunikation verdichtet sich

In der operativen Umsetzung innerhalb eines Teams gilt: man kann kaum zu viel kommunizieren. Idealerweise treffen sich die Developer täglich, um die aktuellen Tasks zu bewerten, Ergebnisse zu besprechen und Hindernisse zu identifizieren. Nicht selten wird dieser regelmäßige, direkte Austausch im Vergleich zur Wasserfallwelt als intensiver und insgesamt zeitaufwändiger wahrgenommen. Oft zeigen sich an dieser Stelle die Schwierigkeiten der agilen Projektarbeit. Wenn die Rahmenbedingungen nicht stimmen, die Projektbeteiligten also z. B. eine Vielzahl von Projekten gleichzeitig jonglieren müssen, kann diese hohe Meeting-Frequenz gar nicht wahrgenommen werden.

Agile Projektplanung – Kurz und gut:

In Summe wird in agilen Projekten genauso viel und genauso streng geplant wie im klassischen Projektmanagement. Die Planungsaktivitäten werden nur stärker auf den Projektverlauf verteilt. Die große Chance dabei ist, effizienter sein und den Ansprüchen der Kund:innen besser gerecht zu werden.

Mit unserem Newsletter verpassen Sie keinen Artikel. Bleiben Sie immer up to date!
Jetzt anmelden: ibo-Newsletter