Einmal Qualitätssicherung in der Revision bitte!  

Was Revisionen von Franchisesystemen lernen können.  

Neulich saß ich in einem meiner Lieblingsrestaurants. Wie gewohnt genoss ich eine köstliche Bowl, welche an diesem Tag von einer neuen Mitarbeiterin zubereitet wurde. Jedes Mal, wenn ich dieses Restaurant besuche, bekomme ich unabhängig von den bedienenden Personen, die gleiche hohe Qualität. Aus diesem Grund besuche ich es immer wieder gerne, da ich mir sicher sein kann, dass ich hier schnelle, gesunde und vor allem leckere Gerichte bekomme. Dies brachte mich zum Nachdenken und ich habe mir die Frage gestellt, wie das möglich ist und ob eine Qualitätssicherung in der Revision ähnliche Vorteile bei Prüfungen bringen würde.

Ist die beschriebene Situation im Restaurant besonders erwähnenswert? Eigentlich nicht, da wir aus dem täglichen Leben mit diversen Unternehmen in Berührung kommen, die genau so funktionieren und sogenannte Franchisesysteme nutzen. Ob Burger, Kaffee oder Bäckerei Ketten, das Prinzip ist immer gleich.

Es gibt klar definierte Prozesse, die Werkzeuge und die Zutaten stehen fest. Neue Mitarbeitende können durch die klaren Vorgaben leicht und schnell eingearbeitet werden. Es gibt zentrale Kommunikationswege, Marketingrichtlinien und viele mehr. Es sind perfekt skalierbare Systeme, welche unabhängig der beteiligten Personen, zu einer konsistenten, hohen Qualität in den Ergebnissen führen. Der Traum jeder Führungskraft.  

Funktionierten diese Franchise-Prinzipien auch in der Internen Revision?

Kann man Bestandteile dieser Systeme adaptieren? Sind diese sinnvoll oder wünschenswert?  

Stark vereinfacht ausgedrückt können wir einen Prüfauftrag als Bestellung betrachten, bei der der Auftraggeber stets sehr gute Ergebnisse erwartet. Ist der Prozess der Zubereitung bzw. Prüfung mit den entsprechenden Arbeitsschritten dokumentiert, kann auch hier sichergestellt werden, dass unterschiedliche Prüfende zu gleichen Ergebnissen kommen. 

Bestellt der Auftraggeber die gleiche Prüfung erneut, lässt sich das Vorgehen in der Prüfung leicht standardisieren. Sie können mit Vorlagen, Textbausteinen, Fragelisten und einem standardisierten Berichtslayout arbeiten. Kleine Sonderwünsche lassen sich leicht umsetzen (vergleichbar mit einem extra Topping auf der Bowl).  

Äußert der Auftraggeber hingegen oft Sonderwünsche oder erteilt sehr unterschiedliche Prüfaufträge, dann wird es etwas herausfordernder und das vorab skizzierte Vorgehen ist auf die Situation anzupassen. Wobei auch hier in der Regel ein gewisser Teil der standardisierten Arbeitsschritte genutzt werden kann. Werkzeuge, welche diese Flexibilität unterstützen, sind von hoher Wichtigkeit und stiften großen Nutzen. 

Fazit: Die richtigen Werkzeuge sind entscheidend für die Qualitätssicherung in der Revision

So einfach, wie in dieser Kürze beschrieben, lässt sich ein Franchisesystem sicherlich nicht einrichten. Als Inspiration für die eigene Arbeitsweise ist es dennoch sehr gut geeignet. Insbesondere bei generalistischen und wiederholenden Prüfungen. Ein standardisiertes System für sehr heterogene oder wenig wiederholende Prüfungen zu implementieren, ist hingegen eher nicht empfehlenswert, da der Aufwand höher ist als der Nutzen. Sie können jedoch auch hier ein Mehrwert erzielen, indem Sie einen flexiblen „Basisprozess“ vordefinieren. 

Von großer Bedeutung sind hierbei Werkzeuge, die einen bei der Prüfung optimal unterstützen. Mit ibo QSR können Sie zwar nicht kochen, aber es hilft Ihnen dabei, sich so zu organisieren und strukturieren, dass Ihre Arbeit zu ähnlich gleichbleibender Qualität wie in einem Franchisesystem führt. Über Prüfungsprozesse, Berichtsvorlagen und vorab definierten Dokumentationsstrukturen lassen sich Arbeitsweisen vereinheitlichen. Die hohe Flexibilität von ibo QSR ermöglich es Ihnen zudem, auch Sonderwünsche bedarfsgerecht zu bedienen. Alle Rezepte sind an einem Ort mit vielen weiteren nutzenstiftenden Funktionen zu finden, die Ihnen Zeit für das Wesentliche schenken: das Kochen bzw. die prüferische Tätigkeit. 

Ein wichtiger Erfolgsfaktor, den man bei allem Nutzen und Funktionen von Werkzeugen nicht vergessen darf: Bevor ein Franchisesystem läuft, ist viel „Try and Error“ notwendig. Unsere Empfehlung daher: Erst strukturieren und dann digitalisieren bzw. systematisieren. 

„Wir haben mit der Einführung von ibo QSR unsere Ziele erreicht. Der Name ist wirklich Programm: Qualität, Sicherung, Revision! Innerhalb der letzten Jahre konnten wir eine deutliche Qualitätssteigerung und -sicherung feststellen.“

Michael Thomas, stv. Leiter des Rechnungsprüfungsamtes der Evangelisch-lutherischen Landeskirche Hannovers