Personalbemessung erfolgreich durchführen mit dem Qualitätszirkel

Sie führen eine Personalbemessung durch und haben die Erhebung der Bearbeitungszeiten mittels einer Selbstaufschreibung in Form einer exakten Zeitmessung vorgenommen. Es wurde viel Zeit während und nach der Erhebung in die Qualitätssicherung gesteckt und nun sollen im nächsten Schritt die benötigten Ressourcen berechnet werden.

Doch was ist, wenn Sie sich gar nicht sicher sind, ob die ermittelten Zeitrichtwerte richtig sind?

An dieser Stelle hilft Ihnen die neue Funktion der ibo Personalbemessung – der Qualitätszirkel.

Der Qualitätszirkel finalisiert die Erhebung, damit Sie mit gesicherten Daten in eine Auswertung gehen können. Dabei unterstützt der Qualitätszirkel Sie bei den folgenden Betrachtungen:

• Sind die berechneten Mittelwerte pro Team repräsentativ?
• Wie stimme ich mich effektiv und einvernehmlich mit den untersuchten Bereichen ab?
• Sind übergreifende oder individuelle Werte besser geeignet?

Repräsentativität

Man kann lange diskutieren, wann ein Wert repräsentativ ist. Neben der Betrachtung des Zeitraumes und anderen Einflussfaktoren, wie zum Beispiel der Auslastung des Bereiches, ist es zudem ausschlaggebend, aus welchen und wie vielen Einzelwerten der Wert berechnet worden ist.

Die Diskussion, welche Anzahl ausreichend ist, kann man endlos führen, die einen sagen 31, die anderen glauben erst ab 1.000 an eine belastbare Aussage.

Sie können im Qualitätszirkel einen Schwellenwert für Ihre Repräsentativität festlegen. Also einen Wert, der überschritten sein muss, damit die Grundgesamtheit ein Maß erreicht hat, bei dem Sie davon ausgehen, dass sich ein repräsentativer Zeitrichtwert errechnen lässt. Die Anwendung zeigt Ihnen daraufhin alle Aufgaben an, deren Werte diesen bereits überschritten und damit für Sie repräsentativ sind.

Abstimmung mit dem Fachbereich

Bevor Sie mit der Berechnung der Kapazitäten starten, gilt es immer, die erhobenen Werte mit dem untersuchten Bereich abzustimmen. Die neue Funktion unterstützt Sie dabei, gut vorbereitet und strukturiert diese Abstimmungen durchzuführen.

Wenn eine Bearbeitungszeit unter Ihrem Repräsentativitätswert liegt, ist sie vielleicht trotzdem gut geeignet und kann als plausibel eingeschätzt werden. Dafür brauchen Sie das Know-How und die fachliche Einschätzung des Fachbereiches.

Mitarbeiter/innen können in der Regel sehr gut Bearbeitungszeiten einschätzen und damit auch die Frage beantworten, ob die berechnete mittlere Bearbeitungszeit plausibel ist oder nicht.
Das gelingt solange gut, bis Sie Mengen gegenstellen und damit die gebundenen Mitarbeiterkapazitäten berechnen. Sind die benötigten Ressourcen erst einmal berechnet, erfolgt die Betrachtung der Bearbeitungszeiten meist nicht mehr objektiv.

Mit dem Qualitätszirkel gelingt es Ihnen, die Abstimmung der Zeitrichtwerte gemeinschaftlich durchzuführen und deren Ergebnisse direkt im System nachzuhalten.

Sind mehrere Teams oder Organisationseinheiten untersucht worden, dann können Sie entscheiden, ob Sie nur die Sicht auf den Wert über alle Teams diskutieren oder ob Sie sich jeden einzelnen Teamwert anschauen. Dieser Blick führt häufig schon zu ersten Best Practice Erkenntnissen.

Individuell oder Allgemein?

Werden gleiche Aufgaben in verschiedenen Bereichen erhoben, so stellt sich immer die Frage, ob jeder Bereich einen eigenen Wert für die Aufgabe bekommen soll oder man auf einen Durchschnittswert für alle geht.

Manchmal ist auch die Menge in einem Bereich nicht hoch genug. Folglich müsste man diese Aufgabe entsprechend nach schätzen. Doch was genau passiert dann? An einem Beispiel wird das noch sprechender:

Sie haben in der Abteilung A für die Aufgabe „Aktennotiz erheben“ eine mittlere Bearbeitungszeit von 23 Minuten erhoben. Dieser Zeitwert ist aber nur durch eine geringe Anzahl an Messwerten entstanden. In den Bereichen, die bisher schon untersucht wurden, lag die Bearbeitungszeit bei 20 Minuten, entstanden durch eine sehr hohe Anzahl an Messungen.

Wert von Abteilung A zur Aufgabe:

	Zeitwert	Anzahl Messungen
Abteilung A	23 Minuten	20 Stück

Wert aller Organisationseinheiten zu der Aufgabe:

	Zeitwert	Anzahl Messungen
alle anderen Abteilung	20 Minuten	3150 Stück

Sie haben also einen Wert erhalten, der unterhalb Ihres Schwellwertes liegt und damit nicht repräsentativ ist. Würden Sie diesen jetzt zum Beispiel durch eine Expertenschätzung nachschätzen, dann würden Sie also nur wenige oder gar nur einen Erhebungswert zur Aufgabe erhalten. Warum dann nicht auf den Wert zugreifen, der bereits repräsentativ erhoben worden ist: Dem Wert aller Organisationseinheiten.

Teamwert, Wert aller Teams oder gar ein neuer individueller Wert – alles ist möglich

In einer übersichtlichen Darstellung zeigt Ihnen die ibo Personalbemessung sowohl den Einzelwert, als auch den Wert aller Organisationseinheiten an, die sich auf diese Aufgabe in dem vorliegenden Projekt erfasst haben. Automatisch kann die Software die Werte, die oberhalb des Schwellwertes liegen in die Weiterberechnung übertragen. Zudem haben Sie Möglichkeit, im Gespräch mit dem entsprechenden Verantwortlichen, eine Bemerkung zu hinterlegen und die Entscheidung, welcher Wert: vom Team, von der Summe aller Teams oder gar ein individueller neuer Zeitrichtwert benutzt werden soll. Selbstverständlich bleiben für die Dokumentation die ursprünglichen Werte weiterhin einsehbar, sodass Sie auch eine nachvollziehbare Dokumentation in der Anwendung haben.

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