Statusbericht im Projekt: 5 Tipps für Projektleiter

Warum Ehrlichkeit so wichtig ist

Damit die Diagnose und Steuerung im Rahmen des Controllings funktionieren kann, ist es entscheidend, dass ein Statusbericht die tatsächliche Realität abbildet. Die Ersteller:innen der Berichte müssen ehrlich zu sich und den anderen sein. Wird versucht, Schwierigkeiten zu vertuschen oder Fehler hinter vielen schönen Worten zu verbergen, können Probleme nicht rechtzeitig erkannt und gelöst werden.

5 Tipps für dich als Projektleitung

Was kannst du als Führungskraft dafür tun, dass sich deine Mitarbeitenden sicher fühlen, die Wahrheit im Projektstatusbericht zu sagen?

Tipp 1: Offene Kommunikation

Ein Statusbericht sollte immer ein klares Bild davon geben, wo wir im Projekt stehen. Das heißt, Fortschritte, Erfolge, aber auch Probleme und Herausforderungen gehören da rein. Diese werden die Projektmitarbeitenden nur preisgeben, wenn sie es täglich im Projekt erleben, dass über alles geredet werden kann und auch Du als Führungskraft mit manchen Herausforderungen kämpfst. Wenn dein Team Angst hat, verurteilt zu werden oder Vorwürfe zu hören, schweigen lieber alle. Entsteht das Gefühl, man sei der Einzige, der die Sache nicht in den Griff bekommt, wird man mit vielen blumigen Worten um den heißen Brei reden.

Tipp 2: Vertrauen aufbauen

Ohne Vertrauen läuft nichts. Wenn Deine Mitarbeitenden dir nicht vertrauen, wird es schwer, offen über Schwierigkeiten zu sprechen. Bei Angst vor Bewertung und Verurteilung, wirst Du nie erfahren, wie es um das Arbeitspaket wirklich aussieht.

Niemand macht gerne Fehler, aber sie passieren nun mal! Wie wir darauf reagieren, macht den Unterschied.

Deine Aufgabe ist es, eine fehlerfreundliche Kultur zu schaffen und dabei Positives zu verstärken und Ehrlichkeit zu „belohnen“. Gib hilfreiches Feedback und reframe Fehler als Lernchancen: Fehler sind keine Katastrophen, sie sind okay. Es geht nicht darum, Schuldige zu finden, sondern Lösungen.

Tipp 3: Transparenz vorleben

Wenn Du als Projektleiter:in transparent bist, dann sind es Deine Projektmitarbeitenden eher auch. Das schafft eine offene Arbeitsatmosphäre. Teile Deine Entscheidungen und die Gründe dahinter und sei ehrlich in Bezug auf die Herausforderungen, die das Projekt an alle stellt.

Tipp 4: Bleibe im Gespräch mit regelmäßigen Statusbesprechungen

Regelmäßige Updates halten alle auf dem Laufenden und helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen. Nutze feste Meeting-Termine, die nicht einfach etwas „Dringlichem“ zum Opfer fallen. Schaffe in den Meetings ausreichend Raum für einen Blick auf die Zusammenarbeit im Team – nutze die Fragen der Prozessanalyse:

• Wie arbeiten wir zusammen?
• Was fördert uns, was behindert uns?
• Wie gehen wir alles in allem miteinander um?
• Wo liegen unsere Stärken, wo unsere Schwächen?
• Was sollten wir in Zukunft anders machen?

Nutze regelmäßige Check-ins, d. h. kurze Rückmeldungen zu Beginn eines Meetings, um auch den Menschen zu sehen und den aktuellen Stand und mögliche Probleme zu besprechen.

Tipp 5: Unterstützung anbieten

Mitarbeitende, die wissen, dass Sie bei Problemen Unterstützung und keine versteckten Vorwürfe erhalten, sind eher bereit, diese offen anzusprechen. Mache allen immer wieder deutlich: Ich bin da, um euch zu helfen. Egal ob es um Ressourcen, Zeitmanagement oder andere Herausforderungen geht – kommt zu mir.

Fazit

Probleme gemeinsam anzugehen und als Team Lösungen zu entwickeln, macht es für den Einzelnen leichter.

Und frage Dich von Zeit zu Zeit: „Warum könnte jemand bei Statusberichten schummeln?“

Geht es als Projektmannschaft gemeinsam an, denn dann wird Eurer Projekt erfolgreich sein.