Strategische Personalplanung in der öffentlichen Verwaltung

So gelingt die Zukunftssicherung im Personalbereich

Die öffentliche Verwaltung steht vor großen Herausforderungen: Immer mehr Beschäftigte gehen in den Ruhestand, während gleichzeitig neue digitale Anforderungen entstehen. Der demografische Wandel und technologische Fortschritt erzwingen ein Umdenken in der Personalplanung. Studien zeigen, dass bis zu 570.000 Vollzeitstellen fehlen könnten – eine Zahl, die ohne gezielte Maßnahmen weiter steigen wird. Dieser Beitrag analysiert die transformativen Strategien, die Verwaltungseinheiten befähigen, durch strategische Personalplanung und digitale Werkzeuge ihre zukünftige Leistungsfähigkeit zu sichern.

Neue Technologien verändern die Arbeitswelt

Die Einführung von KI-gestützten Verwaltungsdienstleistungen, Blockchain-basierten Registerlösungen und vollautomatisierten Genehmigungsverfahren revolutioniert traditionelle Prozesslandschaften. Diese Transformation erfordert nicht nur technische Infrastrukturinvestitionen, sondern vor allem Kompetenzaufbau in Bereichen wie Data Literacy, Prozessautomatisierung und digitaler Bürgerkommunikation. Eine leistungsfähige und resiliente öffentliche Verwaltung darf nicht reagieren, sondern muss den Blick konsequent in die Zukunft richten und heute schon wissen, wie sie in den nächsten Jahren personell aufgestellt sein muss. Um Bedarfe rechtzeitig decken zu können und durch eine dynamische und flexible Personalbedarfsplanung auch langfristig handlungsfähig zu sein, müssen die Weichen in der Personalentwicklung beizeiten richtig gestellt werden.

Drei-Säulen-Modell der strategischen Personalsteuerung

Es ist wichtig zu wissen, wie eine adäquate Personalausstattung in den nächsten Jahren auszusehen hat. Das erklärte Ziel muss daher ein kontinuierliches Zusammenspiel aus Personalbedarfsermittlung, der Einbindung von mittelfristigen Bedarfsprognosen und der Orientierung an langfristigen strategischen Zielbildern sein.

Säule 1: Ist-Analyse als Fundament

Die Ermittlung des Ist-Personalbedarfs im Basisjahr bildet die Grundlage. Diese kann über eine Personalbedarfsermittlung oder im Rahmen einer Fortschreibung erfolgen. In beiden Fällen handelt es sich um eine retrospektive Betrachtung des vorangegangenen vollständigen Kalenderjahres. Die so ermittelte Datenbasis bildet in den Folgejahren die Grundlage für mittelfristige Prognose-Schätzungen und bleibt so lange bestehen, wie die ursprünglich erhobenen oder fortgeschriebenen Werte noch als valide zu erachten sind.

Säule 2: Dynamische Prognosemodelle

Im Rahmen von Schätzungen des kurz- und mittelfristigen Personalbedarfs (beispielsweise in einem jährlichen Turnus) können Prognosen unmittelbar in die Planung einbezogen werden. Im System berücksichtigt werden diese Prognose-Schätzungen mithilfe der Personalressourcensteuerung.

Bei der Personalressourcensteuerung handelt es sich um ein anerkanntes Verfahren, das laut Organisationshandbuch darauf abzielt

• eine strategisch ausgerichtete und faktenbasierte Entscheidungsgrundlage für die Haushaltsaufstellung zu schaffen.
• Anhaltspunkte für den künftigen Personalbedarf zu liefern.
• eine transparente Dokumentation der Verwendung von Planstellen/Stellen zu ermöglichen.
• allen Beteiligten einen Mehrwert an Erkenntnis und Handlungsoptionen zu bieten.

Als Bestandteil einer vollständig software-gestützten Personalbedarfsplanung ermöglicht die Personalressourcensteuerung durch eine strukturierte Planung über mehrere Zeiträume hinweg eine präzise Steuerung der vorhandenen Personalressourcen, sowie fundierte Aussagen über Bedarfe in den unmittelbaren Folgejahren.

Säule 3: Visionäres Zielbildungsverfahren

Um eine langfristige strategische Personalbedarfsplanung zu etablieren, empfiehlt es sich, ein Soll-Zielbild (Vision) zu ermitteln, welches den Personalbedarf zu einem zukünftigen Zeitpunkt beschreibt. Ziel ist die systematische Erarbeitung und Initialisierung einer Vision, mit der zukünftige Einflussfaktoren (Digitalisierung, demografischer Wandel etc.) gezielt identifiziert und unmittelbar in der Personalbedarfsplanung berücksichtigt werden. Der ibo Visionsrechner transformiert strategische Leitbilder in konkrete Personalbedarfsprojektionen.

Von der Verwaltung zur modernen Organisation

Die Evolution der Personalbedarfsplanung von einer administrativen Routineaufgabe zum strategischen Steuerungsinstrument markiert einen Paradigmenwechsel öffentlicher Verwaltungsmodernisierung. Durch die Symbiose aus methodischer Innovation, digitaler Toolunterstützung und organisationalem Lernen entsteht eine neue Generation von HR-Architekturen, die Resilienz, Agilität und Bürgernähe gleichermaßen befördert. Die Implementierung der analysierten Konzepte erfordert zwar substanzielle Investitionen, stellt aber gleichzeitig die entscheidende Weichenstellung für die Handlungsfähigkeit des Staates im 21. Jahrhundert dar.

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