Wissenssicherung im Rechnungsprüfungsamt 

Die Folgen des demografischen Wandels

„Welches Wissen möchten Sie Ihren Nachfolgern hinterlassen?“. Diese Frage stellt eine unserer Kundinnen regelmäßig ihren Mitarbeitenden, die sich im letzten Dienstjahr befinden. Insbesondere in spezialisierten Bereichen wie dem Rechnungsprüfungsamt führt die altersbedingte Fluktuation dazu, dass wertvolles Wissen aus langjähriger Erfahrung verloren geht. Wie kann das On- bzw. Offboarding also erfolgreich gelingen?

Herausforderungen bei der Wissenssicherung im Rechnungsprüfungsamt

Wissenstransfer bei Personalwechsel 

In vielen Verwaltungen gibt es eine hohe Anzahl an Mitarbeitenden, die sich in den nächsten Jahren in den wohlverdienten Ruhestand verabschieden. Gleichzeitig fehlen Nachwuchskräfte und es dauert zudem lange, bis neue Mitarbeitende das notwendige Fachwissen aufgebaut haben. Dadurch kann es zu Verzögerungen in der Rechnungsprüfung und zu Qualitätseinbußen kommen. 

Fehlende Standardisierung von Prüfprozessen 

In Rechnungsprüfungsämtern werden gleiche Prüfungsthemen häufig von unterschiedlichen Mitarbeitenden geprüft. Aus Erfahrung wissen wir, dass es keine Seltenheit ist, dass die Prüfmethoden sehr individuell sind und stark von der Arbeitsweise einzelner Mitarbeitenden abhängt. Das führt zu Intransparenz, teilweise ineffizienten Arbeitsabläufen und erschwert die Qualitätssicherung. 

Wie gelingt die Wissenssicherung im Rechnungsprüfungsamt?

Im Falle unserer Kundin gibt es einen strukturierten Offboarding-Prozess, der regelmäßige Meetings inkludiert. Dies ist eine sehr gute Methode, um gerade von nicht IT-affinen Mitarbeitenden das Erfahrungswissen zu sichern, bevor dieses an den Ruhestand verloren geht. Eine effektive Möglichkeit, dieses Vorgehen zu unterstützen, ist der Einsatz einer modernen Revisionsmanagement-Software wie ibo QSR. In der Software können Sie sowohl Wissensdatenbanken nutzen als auch Prüfungsprozesse dokumentieren, um Best-Practice-Ansätze weiterzugeben. 

Eine digitale Wissensdatenbank trägt dazu bei, Fachwissen ausscheidender Mitarbeitenden zu sichern und für das Onboarding der nachfolgenden Generationen bereitzustellen. In einer solchen Datenbank können Sie Anleitungen, Checklisten, bewährte Verfahren und Methoden, häufige Prüfungsfehler und Erfahrungswerte zentral dokumentieren. Durch intelligente Verknüpfungen der Daten zu Prüfungsthemen oder Organisationseinheiten können neue Mitarbeitende schnell auf relevantes Wissen zugreifen und sich effizient einarbeiten. 

Eine Softwarelösung wie ibo QSR, in der standardisierte Arbeitsabläufe (Prüfungsprozesse) hinterlegt werden, ermöglicht den Prüfenden eine strukturierte Vorgehensweise, die jederzeit nachvollziehbar ist. Mitarbeitende können sich an diesen definierten Prüfprogrammen orientieren, was die Effizienz steigert und die Datenkonsistenz der Prüfungen sichert. Gleichzeitig können diese Prozesse regelmäßig überprüft und optimiert werden, um eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten. Gerade Personen mit langjähriger Prüferfahrung tragen so nachhaltig zur Steigerung der Qualität bei. 

Fazit: Digitale Lösungen als Schlüssel zur Wissenssicherung im Off- und Onboarding

Der Einsatz einer, für die speziellen Bedarfe eines Rechnungsprüfungsamtes konzipierten, Revisionsmanagement-Software trägt dazu bei, den Herausforderungen des demografischen Wandels in der öffentlichen Verwaltung erfolgreich zu begegnen. Durch die systematische Dokumentation von Wissen, standardisierte Prüfprozesse und eine verbesserte Zusammenarbeit wird das vorhandene Wissen gesichert. Das steigert die Effizienz und Qualität der Rechnungsprüfung nachhaltig. Verwaltungen, die jetzt auf spezialisierte Lösungen setzen, sind langfristig besser aufgestellt und können den Wissenstransfer in eine neue Generation erfolgreicher gestalten.

Weitere Infos erhalten Sie im Info-Webinar für Rechnungsprüfungsamter aus der öffentlichen Verwaltung am 4. April 2025. Jetzt kostenfrei anmelden!