13 gute Gründe für den Einsatz eines Follow-up-Tools

Erfahren Sie, warum der Einsatz des Follow-up-Tools ibo Audit für Ihr Maßnahmentracking und die interne Berichtsabstimmung so wertvoll ist.

Nach über vier Jahren im Vertrieb für die ibo-Revisionstools und unzähligen Gesprächen mit Revisionen ziehe ich ein sehr positives Fazit. Die Mitarbeitenden der Revision sind freundlich, verbindlich und lösungsorientiert. Gespräche verlaufen sehr konstruktiv, zielführend und mit einem klaren Fokus auf die nächsten Schritte. Vertriebs- und Einführungsprojekte können aber schon mal länger dauern, da das prüferische Tagesgeschäft Priorität hat und ad-hoc-Prüfungen jederzeit dazwischenkommen können. Zeit ist meist nicht genug vorhanden.

Oftmals wird als größter Zeitfresser das aufwändige Maßnahmen-Tracking genannt, insbesondere das Nachfassen zum aktuellen Stand und die Erinnerung zur fristgerechten Umsetzung. Ab dem Übergabezeitpunkt der Maßnahmen sinkt der Einfluss der Revision auf die weitere Bearbeitung und man ist auf die Zuarbeit der geprüften Bereiche angewiesen.

Wenn diese Zuarbeit zudem mit dem berühmten „Studentensyndrom“ auf den letzten Drücker erledigt wird, wird der Follow-up-Prozess zur Herausforderung. Maßnahmenlisten sind auf Einhaltung der vereinbarten Frist zu prüfen, manuelle Erinnerungen per E-Mail oder Telefon folgen… und das bei ohnehin schon knappen zeitlichen Ressourcen.

Wünschen Sie sich eine optimale Unterstützung, um dieses extrem wichtige Thema deutlich besser und effizienter bewerkstelligen zu können? Eine Spezialsoftware, die Ihre Organisation und Sie bestmöglich unterstützt? Mit ibo Audit Follow-up stellen wir genau eine solche Spezialsoftware zur Verfügung!

Im Folgendem führe ich Ihnen 13 Gründe auf, die für den Einsatz eines professionellen Follow-up-Tools wie ibo Audit sprechen. Es schenkt Ihnen mehr Zeit für das Wesentliche – die prüferische Tätigkeit.

1. Verbindlichkeit: Jederzeit eindeutige Verantwortlichkeiten

Wer – hat was – bis wann zu tun? In der Regel ist klar was zu tun ist, der Zeitpunkt ist bekannt und ein Verantwortlicher wurde benannt. Im Bearbeitungsverlauf wechseln aber oft die Verantwortlichen, was dazu führen kann, dass am Ende nicht mehr bekannt ist, wer den Hut trägt und wo die Maßnahme liegt. Schlussendlich wird die Frist nicht eingehalten und niemand will dafür die Verantwortung übernehmen.

Eine Herausforderung, die ibo Audit für Sie löst. Es ist klar definiert, wer was bis wann zu erledigen hat. Der „Hutträger“ für Maßnahmen ist jederzeit klar. Die fachliche Verantwortung kann vom Verantwortlichen nicht delegiert werden.

2. Teamwork: Alle auf einer Plattform

Sowohl die Interne Revision als auch alle Mitarbeitenden aus den geprüften Bereichen erhalten Zugriff auf ibo Audit. Dies ist besonders wichtig, da nicht immer der fachlich Verantwortliche die operative Erledigung von Feststellungen und Maßnahmen übernimmt.

3. Termintreue: Jederzeit die Frist im Blick

„Bis wann sollte ich nochmal…?“ Eine typische und vermeidbare Nachfrage der Geprüften an die Revision. Mit ibo Audit ist die Frist für alle immer im Blick. Sollte diese doch mal vergessen werden, erinnert das System die Maßnahmenempfänger automatisch an die Frist.

4. Zeitersparnis: Keine manuellen Erinnerungen

Kennen Sie das auch? Die Frist der Maßnahme ist abgelaufen und Sie haben noch keine Rückmeldung von den geprüften Bereichen bekommen. Jetzt dürfen Sie den Geprüften wieder zeitaufwändig „hinterlaufen“, obwohl Sie sich im Abschlussgespräch auf eine Frist geeinigt hatten, schaffen es die Kolleg:innen nicht, diese einzuhalten oder Sie zumindest um eine Fristverlängerung zu ersuchen.

Eine manuelle Erinnerung in einem professionellen Umfeld – einfach unnötig! Unsere professionelle Follow-up Lösung übernimmt dies für Sie!

5. Revisionsmarketing: Ein Service für Ihre Organisation

Verstehen Sie sich als interner Dienstleister? Wie wird die Interne Revision in der Organisation wahrgenommen? Werden Sie bei Prüfungen mit offenen Armen empfangen, oder gibt es Vorbehalte? Ein Weg diese abzubauen ist wirksames Revisionsmarketing. Darunter fällt unter anderem die Kommunikation mit den geprüften Bereichen nach Prüfungen.

Lassen Sie die Geprüften mit dem Abschlussbericht bzw. einer Liste der Feststellungen und Maßnahmen bei der Abarbeitung „alleine“? Oder stellen Sie Ihnen eine intuitive Plattform zur direkten Kommunikation, Organisation und stringenten Abarbeitung der Maßnahmen zur Verfügung?  

Oft führen geprüfte Einheiten eine „Schattenbuchhaltung“, die aus den übermittelten Maßnahmenlisten hervorgeht. Sie müssen eigenständig organisieren, wie sie die Aufgaben im eigenen Wirkungskreis verteilen und die Fristen im Blick behalten.

Mit ibo Audit senken Sie diese Aufwände und verbessern den Prozess abteilungsübergreifend, da jeder Mitarbeitende über seinen persönlichen Zugang alle Aufgaben und Fristen im Blick hat.

6. Wirksamkeit steigern: Optimierungen umsetzen

Stellen Sie sich vor, dass Sie eine Dienstleistung erbringen, eine Rechnung stellen und diese nicht oder zu spät bezahlt wird. Ähnlich verhält es sich mit Optimierungspotenzialen, die von der Internen Revision aufgedeckt werden. Über Feststellungen und Maßnahmen werden diese in das Haus kommuniziert, aber werden diese rechtzeitig „bezahlt“ bzw. erledigt? Wie hoch ist die Termin- und Umsetzungstreue?

ibo Audit Follow-up setzt genau hier an, wo es vermeintlich am meisten „weh tut“ und sorgt dafür, dass die wertvollen Optimierungsansätze zum Wohle und zur Zukunftssicherung der Organisation schneller umgesetzt werden. Die vollständige Transparenz im Bearbeitungsprozess sorgt für eine stringente Erledigung.

7. Effizienzsteigerung: Prozessoptimierung in Revision und Organisation

Strukturierte Kolleg:innen werden es lieben! Warum? Sie bekommen keine E-Mails mehr mit einer langen Liste an Maßnahmen, die es zu verteilen gilt. Stattdessen erhalten Sie mit ibo Audit eine transparente Plattform über die das Bearbeitungsteam leichthändig zusammengestellt wird. Sollte doch mal etwas im hektischen Tagesgeschäft vergessen werden, wird man automatisch an die Aufgaben erinnert.

Auf Revisionsseite fallen die manuellen Erinnerungen weg und man gewinnt so mehr Zeit für das Wesentliche: die prüferische Tätigkeit!

8. Monitoring: Alles im Blick

Wissen Sie zu jeder Zeit, wie der aktuelle Bearbeitungsstand bei wichtigen Maßnahmen ist? Nach der Prüfung werden die Maßnahmen übergeben und bis zur Erledigung hört man oft nicht viel. Die Bearbeitung ist wie eine „Black Box“ für Sie, was ein rechtzeitiges Eingreifen möglicherweise verhindern kann.

Mit ibo Audit behalten nicht nur die Geprüften die Maßnahmen und Fristen im Blick, sondern auch Sie als Interne Revision und der Vorstand. Bearbeitungsstände, hochgeladene Dokumente und Teamzusammenstellungen lassen sich jederzeit nachvollziehen.

9. Transparente Kommunikation: Fristverlängerungen, Rückfragen, Zwischenstände

Das eine tun, aber das andere nicht lassen. Die Einführung unserer professionellen Erledigungs- und Kommunikationsplattform dokumentiert den vollständigen Kommunikationsprozess während der Maßnahmenabarbeitung digital und automatisiert. Dies soll Ihre wertschätzende und persönliche Kommunikation mit den geprüften Bereichen nicht ersetzen, sondern unterstützen!

Mit der Dokumentation des Bearbeitungsverlaufs ist jederzeit nachvollziehbar, wer was wann erledigt und wer wann informiert wurde. ibo Audit ist ein selbstdokumentierendes System. Die vom System verschickten E-Mails, Fristverlängerungsanträge und vieles mehr werden vollautomatisch dokumentiert. Dies erhöht die Dokumentationssicherheit für die Interne Revision und die geprüften Bereiche.

10. Digitalisierung: Einfacher weltweiter Zugriff

Browser öffnen, Login mit dem bekannten Windows Passwort durch Anbindung an das Active Directory / Benutzerverwaltung und schon kann es losgehen. Als moderne Webanwendung ist der weltweite Zugriff sehr einfach möglich.

11. Schnelle Einführung: Selbsterklärend mit hoher Benutzerfreundlichkeit

Intuitive Workflows, sowie klare und übersichtliche Ansichten reduzieren die Schulungsaufwände auf ein Minimum und sorgen für einen schnellen Go-live. Über Multiplikatoren-Schulungen wird das Haus fit gemacht.

Zusätzlich stehen Ihnen kurze Erklärvideos, welche Sie beispielsweise in Ihr Intranet einbinden können, zur Verfügung. So finden sich auch neue Mitarbeitende schnell in die Software ein. Startklar in nur einem Tag!

12. Universell einsetzbar: Auch für andere prüfende Abteilungen geeignet

Die Revision ist nicht die einzige prüfende Abteilung, die Maßnahmen im Haus verteilt. Compliance, Beauftragtenwesen, IT, Vorstandssekretariat sind beispielsweise Abteilungen, die die Vorteile von ibo Audit für die Maßnahmennachverfolgung erkannt haben und es bereits einsetzen. Auch Maßnahmen aus externen Prüfungen lassen sich in das System überführen, unternehmensweit verteilen und tracken.

13. Aufsichtskonform: Auf der sicheren Seite bei externen Prüfungen

Ein immer wichtiger werdender Teil aufsichtsrechtlicher oder externer Prüfungen ist der Follow-up-Prozess. Wie ist es um die Wirksamkeit der Internen Revision bestellt? Werden die vereinbarten Maßnahmen fristgerecht bearbeitet – insbesondere bei wesentlichen Feststellungen, die hohe Risiken für die Organisation beinhalten? Wie gut wurde der Bearbeitungsprozess dokumentiert?

Mit ibo Audit präsentieren Sie sich von Ihrer besten Seite. Die hohe, fristgerechte Umsetzungsquote verbunden mit der Güte der Dokumentation bietet keine Gründe den Follow-up-Prozess zu beanstanden.

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