Erfahren Sie, warum der Einsatz der Revisionsmanagement-Tools, ibo QSR und ibo Audit Follow-up, für die digitale und moderne Revisionsarbeit so wertvoll ist.
Ein Holzfäller hat eine scharfe Axt, ein Maler einen feinen Pinsel, ein Mechaniker einen stabilen Schraubenschlüssel – jeder Spezialist hat sein Spezialwerkzeug. Für Mitarbeitende einer Revision gehört eine Revisionsmanagement-Software in den „Werkzeugkoffer“.
Sie möchten wissen, welche aktuellen Aufgaben anstehen? Wie viele Maßnahmen noch offen oder bereits erledigt sind? Welche Dokumente einer Prüfung zugeordnet wurden? Wie vergangene Prüfungen abgelaufen sind? Was in den nächsten Jahren risikobasiert geprüft werden muss? Bei all diesen Fragen unterstützt Sie eine Revisionsmanagement-Software hervorragend und spart Ihnen wichtige Zeit ein. Viele nutzenstiftende Funktionen führen neben der Vollständigkeit vor allem zu Struktur, Ordnung und Übersichtlichkeit im Revisionsalltag.
Im Folgenden finden Sie 11 gute Gründe, die für den Einsatz einer professionellen Revisionssoftware sprechen. Es stellt sich somit nicht die Frage nach dem OB, sondern nach dem WANN!
1. Arbeiten im Home-Office: mit Sicherheit gut möglich!
Besonders in der aktuellen Zeit merkt man wie wichtig die Digitalisierung der Revisionsprozesse ist. Im Home-Office auf Prüfungsakten zugreifen und Einblicke in historische Prüfungen nehmen? Schwer bis unmöglich. Mit einer Revisionsmanagement-Software haben Sie jederzeit die Möglichkeit dezentral auf die zentralen Datenbankinhalte zuzugreifen. Dies ermöglicht den reibungslosen Übergang vom Arbeiten im Büro ins Home-Office und wieder zurück. Standortunabhängig werden Eingaben permanent auf dem Server gesichert, dokumentiert und stehen den Benutzern zur Verfügung. Handlungsfähig bleiben und revisionssicher arbeiten!
2. Digitalisierung: die papierlose Revision!
Wer kennt es nicht: Dicke Aktenordner mit historischen Prüfungsdokumentationen, welche über Jahre hinweg aufbewahrt werden müssen, weil es die Regularien so verlangen. Wehe, man muss auf diese zugreifen, wenn sie bereits im „gut“ sortierten Archiv lagern. In der Regel ein Job für den Azubi, diese aus dem staubigen Regal zu holen. All dies lässt sich mit dem Einsatz einer Revisionsmanagement-Software vermeiden. Historische Prüfungen sind nur einen Klick entfernt. Durch das digitale Archiv verschwinden Aktenordner aus Ihren Büros und Schränken. Kein Gang mehr ins Archiv oder zum Kopierer. Standard-Dokumente wie z.B. Checklisten und Arbeitspapiere werden ganz einfach in der Software importiert und stehen jederzeit zur Verfügung. Dies spart eine Menge Papier, schont die Umwelt und schenkt Zeit für das Wesentliche.
3. Arbeiten im Team: zusammen geht’s leichter!
Durch den gemeinsamen Zugriff auf die Revisionsmanagement-Software lässt sich die digitale Zusammenarbeit im Team optimal organisieren. In Prüferteams lassen sich die Ergebnisse der prüferischen Tätigkeiten im Prüfauftrag zusammentragen. Jeder hat Einblick auf den aktuellen Bearbeitungsstand, seine Aufgaben und offenen Maßnahmen im Follow-up. Guter Überblick, aktuelle Stände und Kollaboration sind die Vorteile!
4. Single Point of Documentation: systembruchfrei und revisionssicher an EINEM Ort!
Wo war nochmal die Checkliste A zu Thema B? In welchem Ordner? Hat jemand die Ordnerstruktur verändert? All diese Fragen stellen Sie sich mit einer Revisionsmanagement-Software nicht mehr. Übergeordnete Dokumente lassen sich in der zentralen Wissensdatenbank strukturieren und ablegen. Prüfungsthemenspezifische Dokumente werden in der digitalen Prüfungsakte abgelegt und können als Kopiervorlage für zukünftige Prüfungen dienen. Sowohl aktuelle, als auch historische Dokumente finden Sie somit schnell wieder. Benutzerbezogene Zugriffsrechte stellen zudem sicher, dass nur befugte Personen auf Dokumente und Datenbankinhalte zugreifen dürfen. Keine lästige Suche, klare Strukturen und revisionssicher!
5. Bericht auf Knopfdruck: ein Traum für jeden Prüfer!
Wer träumt nicht davon: alle erfassten Prüfungsergebnisse per Knopfdruck in einen aussagekräftigen Bericht überführen. Eine Revisionsmanagement-Software bietet genau diesen Komfort. Sie befüllen die benötigten Datenbankfelder und die Software überführt Ihre Daten und Prüfungsergebnisse in ein Berichtslayout. Sie möchten noch etwas verändern oder hinzufügen? Über eine Exportfunktion lassen sich Berichte z.B. nach Word überführen und dort wie gewohnt (weiter-)bearbeiten.
Neben der automatisierten Berichtserstellung bietet eine Revisionsmanagementsoftware weitere Möglichkeiten wie z. B. den Übertrag von Datenbankinhalten in ein Word-Dokument. Dieses kann bereits Ihr Berichtslayout mit Logo usw. beinhalten und wird dann per Knopfdruck befüllt. Diese Mischform aus vorgefertigtem Layout und Datenbankinhalt ist eine gute Kombination aus Standard und Flexibilität. Ob Standardreport oder individueller Bericht, beides spart Zeit und steigert die Effizienz!
6. Qualitätssicherung und Controlling: standardisierte Arbeitsweisen – mit Flexibilität!
Eine Revisionssoftware lässt Sie die gleiche Sprache sprechen. Wer hat es noch nicht erlebt: Es geht um den gleichen Sachverhalt, aber trotzdem unterscheidet sich das individuelle Wording von Prüfer/in zu Prüfer/in teilweise gravierend. Dies erschwert es einheitliche Auswertungen zu erstellen. Beispielsweise für Prüfungen, Kategorien und Ausprägungen sind unterschiedlichste Begrifflichkeiten im Umlauf. Schnell wird aus einer „Prüfung der IT“ eine „IT-Prüfung“, eine „IT-Sicherheitsprüfung“ oder ähnliches. In einer Revisionsmanagementsoftware werden Begrifflichkeiten zentral in den Stammdaten gepflegt und sorgen so für ein einheitliches, stringentes und qualitätsgesichertes Wording. Das Wording wird implementiert und die Software spricht dann Ihre „Sprache“.
Zusätzlich lassen sich einheitliche Prüfungsprozesse übergeordnet definieren, so das Prüfungen strukturiert und Schritt für Schritt erledigt werden können. Hier unterstützt Sie eine Checklistenfunktionalität (ggf. mit Kontrollen im 4-Augen-Prinzip), die die vollständige Bearbeitung sichert und die Stringenz in der Bearbeitung wesentlich erhöht.
Die Qualität der Arbeitsergebnisse wird gesteigert und die Prüfenden erhalten einen „roten Prüfungsleitfaden“.
7. Risikokennzahlen- und Portfolio: immer im Blick!
Oft stellt man sich Fragen wie: „Sind die Risikokennzahlen auf dem neusten Stand?“ oder „Wurden alle Risikokennzahlen in die zentrale Datei nachgetragen?“ Das passiert Ihnen mit einer Revisionsmanagement-Software nicht mehr. Die Risikokennzahlen aller Prüfungen sind jederzeit im System ersichtlich und intelligent in der Software verknüpft. Nach Eingabe der Risikokennzahlen übertragen Sie sich automatisch an die richtigen Stellen im System. Erfasst z.B. die prüfende Person im Rahmen der Prüfung eine Veränderung im Risiko, wirkt sich dies direkt auf die Planungsvorschläge der Zukunft aus. Das Beste daran: die Planungsverantwortlichen nehmen dies direkt wahr und können entsprechend handeln. Alle aktuellen und historischen Risikobewertungen von Prüfungen werden im System dokumentiert und archiviert. Somit können die Veränderungen im Lauf der Zeit wahrgenommen (besonders interessant für externe Prüfer/innen Ihrer Organisation) und Erkenntnisse daraus gezogen werden.
Sie verlieren nie den Überblick über die Risiken und sind immer auskunftsfähig!
8. Zusammenarbeit mit den geprüften Bereichen – Follow-up & Kollaboration!
Planung und Prüfungsdurchführung beeinflussen Sie als Revisionsmitarbeiter/in entscheidend. Aber was passiert nach der Prüfung? Zwar wurde sich mit den geprüften Bereichen auf Maßnahmen und Fristen geeinigt, aber wie gut lässt sich die fristgerechte Ausräumung der Maßnahmen im eng getakteten Prüfungsalltag nachhalten? Ohne Unterstützung einer Revisionsmanagementsoftware erledigt man die Zusammenarbeit mit den geprüften Bereichen quasi „zu Fuß“. Telefonate, manuelle Erinnerungsmails, umständliche Fristverlängerungsanträge sind nur einige Punkte, die die Zusammenarbeit zu einer echten Herausforderung machen.
All dies ersparen Sie sich mit einer Softwarelösung, einem Follow-up-Tool wie ibo Audit . Die geprüften Bereiche erhalten Ihre eigene moderne Kommunikations- und Erledigungsplattform, in der sie alle Maßnahmen und Fristen im Blick haben. Eine Schattenbuchhaltung ist nicht mehr nötig. Anrufe mit der Frage „Was habe ich noch zu tun?“ gehören der Vergangenheit an – über ihr Dashboard haben sowohl die geprüften Bereiche als auch die Revision, ihre Maßnahmen und Aufgaben stets im Blick. Fristverlängerungen werden leichthändig über die Software beantragen. Maßnahmen lassen sich über die Plattform gemeinschaftlich im Team abarbeiten. So wird die Ausräumung fast spielerisch erledigt. Die geprüften Bereiche werden es Ihnen danken. Kollaboration und digitale, eindeutige Workflows – ibo Audit das Follow-up der Zukunft!
9. Nutzung von Best-Practice-Lösungen und immer up-to-date: einfach ibo QSR!
Die ibo Software, als Softwareanbieter von Revisionsmanagement-Tools, arbeitet seit mehr als 25 Jahren eng mit Ihren Kund/innen aus vielen Branchen zusammen und setzen deren Anforderungen in Programmfunktionen um. Die Tools stellen somit Best-Practice-Lösungen dar, von denen die Nutzer in ihrer täglichen Arbeit profitieren. Ein gutes Beispiel hierfür ist die DSGVO-konforme Löschfunktion in ibo QSR, die zeitnah nach der Gesetzesnovelle in die Software implementiert wurde. Die Investition in eine Revisionsmanagement-Software wie ibo QSR bietet somit geballtes Know-how, welches Ihnen dabei hilft, Ihre Revision zu organisieren, strukturieren und final effizient für die Zukunft aufzustellen. Digitalisierung und Prozessoptimierung in einem Tool!
10. Revisionsverbände, wie der DIIR, empfehlen den Einsatz einer Software: auf in Richtung Zukunft!
Immer häufiger erreichen uns Anfragen, die im Zusammenhang mit Feststellungen durch eine externe Prüfung zustande gekommen sind. „Der Einsatz einer professionellen Revisionssoftware wird dringend empfohlen“. So, oder so ähnlich lauten die Anmerkungen. Die Gründe sind immer gleich. Die Erkenntnis, dass effiziente, digitalisierte und transparente Revisionsarbeit nur mit einer professionellen und exakt für diesen Einsatzzweck konzipierten Software zu bewerkstelligen ist, setzt sich durch und wird inzwischen als Standard betrachtet. Das DIIR setzt im Enquete 2020 ebenfalls einen Fokus auf den Einsatz von Revisionsmanagementsoftware und empfiehlt den Einsatz. ibo QSR wird ständig an den aktuellen Rahmenbedingungen weiterentwickelt, um z.B. die MaRisk-konformität zu gewährleisten.
11. Unabhängigkeit von Personen – Standardprogramm vs. Individuallösung
Viele aktuell eingesetzte Revisionslösungen sind „selbstgestrickte“ Systeme auf Basis von Excel, Access oder Notes. Ihr Vorteil, sie sind individuell auf die Bedarfe des jeweiligen Hauses zugeschnitten und können selbst verändert werden. Die Kosten sind auf den ersten Blick relativ niedrig, weil man sich vorhandener Softwarelösungen bedient und Mitarbeitende dafür zeitweise abgestellt, die sowieso da sind. Was hier oft vergessen wird ist, dass die Hauptaufgabe von Revisionsmitarbeitenden nicht die Pflege und Weiterentwicklung von Softwarelösungen ist, sondern das Prüfen.
Final beinhalten solche Lösungen auch viele Gefahren, wie „Klumpenrisiken“ oder „Inselwissen“, bedingt durch Personen oder technische Restriktion. In vielen Fällen ist das Wissen in einer Person gebündelt. Scheidet diese aus (Ruhestand, Krankheit etc.), wird es mitunter sehr schwierig adäquaten Ersatz zu finden, der so tief in der Thematik ist. Zudem fließt nur „hauseigenes“ Wissen ein, d.h. es gibt keine Impulse aus anderen Blickwinkeln oder Branchen. Wenn keine eigenen Ideen eingebracht werden, bleibt das System ewig auf dem alten Stand. Final kann einem auch die Technik einen Strich durch die Rechnung machen. Systeme werden abgelöst, manche nicht mehr weitergepflegt (Sicherheitspatches etc.) oder die Datenbank stößt an ihre Grenzen.
Bei ibo setzen wir auf zukunftsträchtige Technologien und greifen auf weltweit bekannte und bewährte Datenbanksysteme bzw. Microsoft Entwicklungsumgebungen zu. Sicherheit, Stabilität und final das Versprechen auf eine Lösung mit Zukunft zu setzen – dafür steht ibo!
Neben diesen 11 Gründen gibt es noch viele weitere, die sehr für den Einsatz einer Revisionsmanagement-Software sprechen. Sind Sie neugierig geworden, wie ibo QSR und ibo Audit Follow-up Sie effizient unterstützen kann? Welcher Nutzen sich daraus ergibt?
Möchten Sie unsere Tools einmal live erleben? Dann kontaktieren Sie uns gerne für eine exklusive Vorstellung oder nehmen an einem unserer Info-Webinare teil. Wir freuen uns von Ihnen zu hören.
Wenn Sie Fragen zu den Revisions-Tools haben, kontaktieren Sie mich gerne:
David Bumbullis
Account-Manager Revisionssysteme
david.bumbullis@ibo.de
T: +49 641 98210-816