Auf den Spuren unnötiger Bewegung und überflüssigen Transports

In meinem letzten Beitrag haben wir uns mit dem Stau im Unternehmen befasst. Stau, welcher dadurch entsteht, dass sich z.B. Bestände anhäufen. Der Prozess ist nicht im Fluss! Welche Bestände haben Sie entdeckt, Aktenberge oder Dokumentenstapel? Letztere sind besonders gute Beispiele für transparente Bestände in administrativen Bereichen. Doch nicht bearbeitete E-Mails sind ebenso Bestände, die zunächst weniger sichtbar sind.

In diesem Beitrag wollen wir uns, wie bereits angekündigt, mit den Verschwendungen:

• Unnötige Bewegung und
• Transport

beschäftigen.

Wie sieht unnötige Bewegung in administrativen Bereichen aus? Hier einige Beispiele:

• weite Entfernungen zu Kollegen, mit denen man häufig in Kontakt steht (Telefon und Mail können zwar viel ersetzen, aber eben nicht den persönlichen Kontakt)
• manuelle Eingriffe, um Prozessprobleme zu lösen
• komplizierte Zurverfügungstellung von Information (z.B. Anlieferung und Weiterverarbeitung unterschiedlicher Dateiformate)
• Rückfragen aufgrund fehlender Daten, inkompatibler Informationen oder unterschiedlicher Berechnungsgrundlagen

Jedoch wird bei unnötiger Bewegung nicht die Arbeitsplatzergonomie ausgeblendet. Ein bewusster Gang zum Drucker oder Kopierer auf dem Flur ist durchaus sinnvoll. Sollte jedoch der Drucker neben dem PC Ihr Hauptarbeitsmittel sein, dann bietet es sich an, den Drucker im Büro oder in der unmittelbaren Nähe Ihres Büros zu platzieren. Ansonsten entstehen tatsächlich unnötige Bewegungen.

Was hat es mit Transport auf sich? Auch hier gibt es im Unternehmensalltag eine Fülle von Beispielen:

• Erfassung gleicher Informationen in unterschiedlichen Systemen
• Freigaben über mehrere Hierarchiestufen
• Mehrfachkontrollen
• mehrere Quellen und/oder Ziele
• unzusammenhängende Erstellung bzw. Bearbeitung von Vorgängen
• nicht ausreichende Zugriffsrechte (u.a. Verletzung des AKV-Prinzips; Aufgabe, Kompetenz, Verantwortung)

Auch wenn man vermuten würde, dass Transport in administrativen Bereichen eher weniger ein Problem sein sollte, so zeigen die Beispiele recht anschaulich, dass es auch hier Potenzial gibt.

In meinem nächsten Beitrag werden wir uns mit den zwei noch ausstehenden Verschwendungen befassen. Bis dahin Ihnen viel Erfolg bei der Eliminierung von unnötiger Bewegung und Transport.

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