3S+1 – Eine Methode der Selbstorganisation

In meinem letzten Beitrag haben Sie gelesen wie Sie sich einfach und effizient am Arbeitsplatz organisieren können (Lean Management und Selbstorganisation). Ein methodisches Werkzeug ist dabei 5S. Dieses Vorgehen stammt ursprünglich aus Japan und fand bisher meist in der Produktionsindustrie Anwendung. Allerdings kommt es auch zunehmend in Dienstleistungsbereichen zur Geltung.

Für mich sind in den administrativen Bereichen jedoch 3S+1 relevant.

Warum und wie sehen die 3S+1 aus?

  •  Seiri: Sortiere aus (Sortieren). All die Dinge, die am Arbeitsplatz nicht benötigt werden, werden aussortiert.

Somit haben Sie die nur wirklich notwendigen und funktionsfähigen Materialen an Ihrem Arbeitsplatz. Sie werden erstaunt sein, was sich so alles in Rollcontainern und Büroschränken ansammelt und wie viel Freiraum sich auf einmal in Ihrem Büro auftut. Nicht benötigtes Mobiliar kann dann z.B. anderweitig verwendet werden und verstopft nicht als gebundenes Kapital Ihren Arbeitsplatz. Räumen Sie aber auch auf der Festplatte und in der Mailbox auf. Denn auch hier verhindern überflüssige Informationen effizientes Arbeiten.

  • Seiton: Stelle ordentlich hin (Systematisieren). Die Materialien, welche tatsächlich gebraucht werden, bekommen einen unter ergonomischen Gesichtspunkten fest definierten Platz.

Somit haben Sie zum einen alles schnell griffbereit und tuen zum anderen gleichzeitig Ihrer Gesundheit etwas Gutes. Die richtige Sitzposition und eine gute Ausleuchtung des Arbeitsplatzes sind dabei genauso wichtig wie ein bewusst gewollter Gang zum Drucker auf dem Flur.

  • Seiketsu: Sauberkeit bewahren (Standardisieren). Durch stetiges Aufräumen verhindern Sie erneute Unordnung am Arbeitsplatz.

Bewahren Sie die positiven Aspekte des initialen Aufräumens. Halten Sie auch zukünftig nur die Arbeitsmaterialen an Ihrem Arbeitsplatz vor, die Sie wirklich benötigen. Legen Sie nur Informationen oder Dokumente ab, welche Sie auch tatsächlich später noch einmal verwenden wollen. Falls Sie unsicher sind, legen Sie einen temporären Informationsordner an, den Sie z.B. nach drei Monaten löschen/vernichten, wenn Sie die Unterlagen nicht benötigt haben.

  • Shitsuke: Selbstdisziplin üben. Um Ordnung und Sauberkeit aufrechtzuerhalten, ist Disziplin gefragt.

Für mich ist die Selbstdisziplin das Kernelement des „S-Kreislaufs“. Denn ohne Selbstdisziplin wird es Ihnen schwer fallen, Sauberkeit und Ordnung zu halten. Erinnern Sie sich immer wieder selbst daran bzw. setzen Sie sich feste Termine im Jahr, an denen Sie wieder aufräumen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen der 3S+1 und freue mich gerne auf ein Feedback hier im Blog.

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