Zu Beginn des Jahres haben Sie gelesen wie man schon mit einfachen Mitteln Optimierungserfolge im eigenen Arbeitsplatzumfeld realisieren kann (Link). Gerne möchte ich diese Überlegungen struktrierter darstellen. In der Tat ist die „Selbstorganisation“ der Grundbaustein des Lean Managements. Für mich umfasst dieser in den administrativen Bereichen vier Aspekte:
1. Organisation der Arbeit
- Zielgestaltung (max. 3 pro Tag)
- zeitliche Planung (Erledigung der wichtigsten Aufgaben am Morgen)
- Lesen und Beantworten von Mails in definierten Zeitfenstern
- Wiedervorlagesystematik (z.B. 31-Tagemappen oder elektr. Aufgabensystem)
2. Organisation des Arbeitsplatzumfeldes
- Eingangskörbchen (ev. mehrere zur Priorisierung, auch elektronisch)
- alle wichtigen Arbeitsmittel in Reichweite
- funktionierende Arbeitsmaterialen (unbrauchbare Materialen direkt ersetzen bzw. entsorgen)
3. Definition einer Ablagestruktur
- auf dem Server, in den Ordnern, im Mailprogramm
- Vermeidung von Redundanzen
- personenunabhängig
- direkte Aufgaben-/Prozesszuordnung
4. Ergonomie
- kein gesundheitsschädigendes oder leistungsbeeinträchtigendes Arbeitsplatzumfeld: Schreibtisch, Stuhl, Licht, Temperatur, Lautstärke, Rückzugsmöglichkeiten
Vielleicht mögen Ihnen viele der o.g. Punkte trivial erscheinen, aber es ist wichtig, sich selbst immer wieder daran zu erinnern. Denn diese Verbesserungen im Kleinen haben durchaus große Auswirkungen auf die prozessuale Gesamtoptimierung. Probieren Sie es einfach aus.