Herausforderung Blackbox im Follow-up
Als unabhängige Prüfungsinstanz ist die Interne Revision dafür verantwortlich, die Geschäftsprozesse und Kontrollsysteme eines Unternehmens zu bewerten und Schwachstellen aufzudecken. Ein wichtiger Bestandteil dieser Arbeit ist die Überwachung von Maßnahmen, die zur Behebung von Schwachstellen oder zur Verbesserung von Prozessen ergriffen wurden.
Die Dokumentation dieser Maßnahmen und deren Umsetzung ist von zentraler Bedeutung. Sie bildet die Basis für die Beurteilung, ob die Maßnahmen tatsächlich umgesetzt wurden, ob sie den gewünschten Effekt hatten und ob sie angemessen und effektiv waren. Letztlich ist sie auch besonders wichtig für die Dokumentation gegenüber Aufsichtsbehörden und/oder Verbandsprüfern.
Warum ist die Überwachung von Maßnahmen so unbeliebt?
Die Hauptaufgabe der Internen Revision besteht darin, Risiken zu identifizieren und zu bewerten sowie Empfehlungen zu geben, wie diese Risiken gemindert oder vermieden werden können. Der Fokus der Internen Revision liegt demnach auf einer strategisch ausgerichteten Prüftätigkeit. Sie stellt Missstände fest und gibt Empfehlungen zur Beseitigung dieser, in Form von Maßnahmen.
Jedoch erfolgt die Umsetzung dieser Maßnahmen nicht durch die Interne Revision, sondern in der Regel durch den Geschäftsbereich, in welchem ein Missstand aufgedeckt wurde. Sobald die Maßnahmen mit einer entsprechenden Frist kommuniziert wurden, liegt die Verantwortung für die Umsetzung nicht mehr in der Hand der Internen Revision.
Wen die verantwortliche Person mit in die Umsetzung einbindet, was sie kommuniziert und bis zur Meldung der Umsetzung dokumentiert, bleibt aus Sicht der Internen Revision häufig eine Blackbox. Die Überwachung der Maßnahmen ist somit schwierig und häufig bleibt der Internen Revision lediglich die Aufgabe der manuellen Nachfrage und Erinnerung an die Erledigungsfristen.
Ebenso muss sich die Umsetzungsseite fristgerecht organisieren und auch hier gehört die Maßnahmenumsetzung nicht zum regulären Tagesgeschäft. Zudem sind häufig mehrere Personen in eine Umsetzung involviert, was für die betroffenen Bereiche erschwerend hinzukommt.
Von der Blackbox zur transparenten Whitebox
Wie wir festgestellt haben, zählt die Maßnahmenverfolgung auf der einen sowie deren Umsetzung auf der anderen Seite zu den eher weniger beliebten Aufgaben. Der Grund darin liegt häufig in der sehr manuellen und intransparenten Kommunikation und Dokumentation, welche zum Kerngeschäft hinzukommt.
Die Interne Revision wünscht sich in der Regel bessere Einsicht und weniger Aufwand, zum Beispiel für das Nachfassen des Umsetzungsstandes bei den verantwortlichen Bereichen. Die Umsetzungsseite hat im Grunde genommen dieselben Bedürfnisse, auch wenn die Aufgaben etwas anders aussehen.
Der effizienteste und einfachste Weg, die Kommunikation und Dokumentation zu optimieren, besteht darin, diese zu verbinden und zu zentralisieren. Durch digitale Prozesse mit Teilautomatisierungen ist dies heute umsetzbar, erfordert jedoch ein hohes Maß an Verständnis für die Beteiligten mit deren jeweiligen Rollen und Aufgaben.
Kommunikation und Dokumentation in einem Prozess
Die Zusammenführung von Kommunikation und Dokumentation ist eines der besten Mittel, um den manuellen Aufwand zu reduzieren. Das gelingt am besten, indem man beide Themen an einem Ort zentralisiert und sich gegenseitig auslösen lässt. Damit ist gemeint, dass eine Kommunikation automatisch zu einer Dokumentation führt.
Um dies zu verdeutlichen, schauen wir uns ein typisches Beispiel aus einem Follow-up-Prozess an – den Fristverlängerungsantrag. Dieser findet in der Regel via E-Mailverkehr oder im direkten Gespräch statt. Die Zustimmung oder Ablehnung einer Fristverlängerung verläuft häufig über dieselben Kanäle.
Doch wo wird diese Kommunikation dokumentiert? Wer ist dafür verantwortlich und wie kann die jeweils andere Person diese einsehen? Wo können auch andere relevante Personen wie die Revisionsleitung diese Kommunikation finden und nachvollziehen?
Genau das ist der Vorteil einer digitalen Kommunikations- und Dokumentationsplattform. Durch digitale Prozesssteuerung wird in einem Schritt gleichzeitig kommuniziert und dokumentiert. Somit kann ohne Mehraufwand automatisiert eine maßnahmen-scharfe und revisionssichere Historisierung erfolgen.
Win-Win-Situation für Revision und Organisation
Der Mehrwert in Form von Effizienzsteigerung und Akzeptanz in der Überwachung von Maßnahmen wird durch die Nutzung einer gemeinsamen, digitalen Plattform schnell sichtbar.
Neben der Automatisierung vieler manueller Aufgaben und der Abbildung spezieller Workflows wie z. B. Firstverlängerungsanträge, können beide Seiten jederzeit nachvollziehen, in welchem Status sich welche Maßnahme aktuell befindet, was bereits getan wurde und noch zu tun ist. Bei wem liegt der Vorgang? Wer macht die Qualitätssicherung? Zuständigkeit, Verantwortlichkeit und Dokumentation an einem Platz. So sieht professionelles, zeitgemäßes und effizientes Follow-up aus.
Mit ibo Audit stellen wir eine solche Workflowunterstützende Plattform zur Verfügung. Die Resonanz seitens der Revisionen und der geprüften Bereiche, welche für die Maßnahmenumsetzung verantwortlich sind, ist durchweg positiv. Eine Plattform wie ibo Audit wird somit auch von der Umsetzungsseite sehr geschätzt und häufig als Serviceangebot der Internen Revision verstanden.
Wenn Sie ibo Audit besser kennenlernen möchten, sprechen Sie mich einfach an.
Lukas Heiny
Key-Account-Manager Revisionsmanagementsysteme
E: lukas.heiny@ibo.de
T: +49 641 98210-809
Mit unserem Newsletter verpassen Sie keinen Artikel. Bleiben Sie immer up to date!
Jetzt anmelden: ibo-Newsletter
TIPP: In seinem Artikel beleuchtet Lutz Ansorge Das Follow-up als integraler Bestandteil der Revisionsarbeit unterhaltsam an einem nicht ganz ernst gemeinten Beispiel.