BPMN-Modellierung – 5 Grundlagen-Tipps

Es gibt Prozesse, die sind, wie sie sind – unveränderbar. Sei es, dass sie zu speziell oder zu komplex sind. Doch genau diese Fälle bergen großes Optimierungspotenzial in Richtung mehr Effizienz, Vereinfachung oder Standardisierung. Nicht selten sind es dabei die kleinen Schritte, die tiefgreifende und nachhaltige Veränderungen in Prozessen ermöglich. Die folgenden Grundlagen-Tipps zur BPMN-Modellierung können Ihnen bei regelmäßiger Übung zu mehr Prozesseffizienz verhelfen.

Wie man bei der BPMN-Modellierung vorgeht.

1. Priorisierung der Prozesse
2. Strategische Prozessplanung
3. Das richtige Design
4. Schnelle und grobe Analyse
5. Kontinuierliche Optimierung

Beginnen Sie die BPMN-Modellierung von Anfang an mit der richtigen Technik und dem passenden Werkzeug. Das spart Zeit, Geld und Ärger.

1) Priorisierung der Prozesse

Hierbei geht es darum, anhand bestimmter Kriterien zu entscheiden, welche Prozesse am wichtigsten sind und somit als erstes optimiert werden sollten. Um eine Priorisierung vorzunehmen, sollten verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, z. B. die Auswirkungen auf den Geschäftserfolg, Kundenbedürfnisse oder auch regulatorische Anforderungen. Besonders wichtige Prozesse müssen anhand bestimmter Kriterien identifiziert werden. Bei BPMN geht es häufig um regelmäßige und organisierte, planbare Abläufe. Ob diese auch automatisiert werden sollen (oder gar können), ist erst in der Prozessgestaltung zu erkennen.

2) Strategische Prozessplanung

In der strategischen Prozessplanung geht es darum, langfristige Ziele und Visionen zu definieren und darauf aufbauend die Geschäftsprozesse zu gestalten. Gehen Sie Schritt für Schritt vor: Wer macht was in welcher Reihenfolge? Pools und Lanes helfen bei der Modellierung, schnell aufzuzeigen, wer am Prozess beteiligt ist. Erfolgt die Modellierung in einem Workshop mit den Beteiligten, hat es sich bewährt, bereits in der Modellierung einen Schritt weiter zu gehen.

3) Das richtige Design zur BPMN-Modellierung

Das richtige Design Ihrer Prozesse sorgt für Übersichtlichkeit und damit für ein besseres gemeinsames Prozessverständnis bei Modellierern und Betroffenen. Verwenden Sie bei der Modellierung Ihrer Prozesse die standardisierten BPMN-Symbole, damit alle Beteiligten den Prozess problemlos nachvollziehen können. Nutzen Sie außerdem einen einheitlichen Stil in allen Prozessdarstellungen.

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Komplexe Detailprozesse mit vielen Ad-Hoc-Aufgaben machen die anschließende Analyse schwierig. Fassen Sie daher bei der Modellierung einfach die Details in einen groben Hauptprozess zusammen. Auch für die Entscheidung, ob ein gesamter Prozess oder vielleicht nur Fragmente automatisiert werden sollen oder können, hilft ein durchdachtes Design.

4) Schnelle und grobe Analyse

Zeit ist Geld. In welcher Zeit (Bearbeitungszeit und/oder Durchlaufzeit) und mit welchen geschätzten Kosten rechnen die Aufgabenträger? Die Einschätzung kann durch die Expert:innen bewusst grob vorgenommen werden. Wird aus einem grafischen Prozess danach mit der BPMN-Analysefunktion schnell eine tabellarische und strukturierte Übersicht der Aufgaben mit Kosten, Zeiten und gebundenen Mitarbeiterkapazitäten – dann ist diese eine wichtige Basis für die Prozessbewertung.

5) Kontinuierliche Optimierung

Eine gute BPMN-Technik zeichnet sich auch durch eine kontinuierliche Optimierung aus. Das bedeutet, dass Prozesse nicht nur einmalig modelliert und implementiert werden, sondern regelmäßig auf ihre Effektivität und Effizienz hin überprüft werden. Dazu gehört beispielsweise die Analyse von Prozessdaten, um Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale aufzudecken. Auch das Feedback von Mitarbeitenden und Kund:innen in Review-Workflows kann wertvolle Hinweise liefern, um Prozesse weiter zu verbessern.

Fazit

Durch konsequentes Planen und Priorisieren lassen sich Prozesse schnell und übersichtlich in BPMN modellieren. Die richtige und passende Technik ist dabei ein entscheidendes Hilfsmittel. Schlanke Prozesse mit schnellen Ergebnissen machen Lust auf mehr.

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