Wie Prozessanalyse im Facilitymanagement 440 Stunden pro Jahr Einsparpotenzial aufdeckt

Im Prozessmanagement werden im Rahmen der Prozessanalyse quantitative Daten von Prozessen ermittelt um eine objektive und fundierte Entscheidungsfindung zu unterstützen. Nicht das Prozessanalyse einfach ist – aber wenn man die Prozessmanagement-Methoden kennt und diese in einer passenden Software anwendet, entstehen dadurch häufig Aha-Effekte. Besonders dann, wenn man für Menschen, die auf Zahlen-Daten-Fakten stehen, auch simulieren kann, was eine kleine Änderung am Prozess bewirken kann. Hier ein Beispiel aus der Praxis.

Beispiel einer Prozessanalyse aus dem Facilitymanagement

Ein Prozessmanager erzählte mir von folgendem Beispiel aus einer Prozessanalyse aus dem Facilitymanagement im Bereich Bauverträge.

Prozessbereich definieren

In seinem Unternehmen galt bisher die Regelung, dass bei Baumaßnahmen in zentralen Immobilien ab einer Summe von 5.000 € ein Bauvertrag erstellt werden muss. Die Summe wurde seit Jahren nicht erhöht. Beim Gespräch mit dem Inhouse-Prozessberater wurde dann der Kommentar eines Mitarbeiters gewürdigt. Aufgrund von Preiserhöhungen durch gestiegene Material- und Personalkosten mussten immer mehr aufwändige Bauverträge erstellt werden.

Prozessziele definieren und priorisieren

Eine Prozessanalyse hat immer den Zweck, Potenziale für Verbesserungen aufzudecken. Die abgeleiteten Ziele können beispielsweise auf Beschleunigung, Effizienz oder Transparenz liegen, abhängig von der Unternehmensstrategie, den Kernkompetenzen sowie den kritischen Erfolgsfaktoren. Im Falle des Praxisbeispiels lauteten die Prozessziele:

1. Reduzierung der Stückzahl von aufwändigen Bauverträgen durch Erhöhung der Auftragssumme von 5.000 auf 10.000 €.

2. Digitalisierung zur vereinfachten Erstellung von Bauverträgen u. a. durch Einsatz eines CAFM (Computer Aided Facilitymanagement).

3. Analyse von Kennzahlen zur Prozessverbesserung im neuen System, um den Prozess regelmäßig zu prüfen und bei Bedarf anzupassen.

4. Ermittlung von möglichen Prozesswegen mit Hilfe einer Prozesssimulation.

Prozesskennzahlen bestimmen und ermitteln

Da der Prozess zur Erstellung der Bauverträge bisher nicht in einem Fachsystem erfasst wurde, wurden die Prozesskennzahlen durch eine Expertenschätzung ermittelt. Hierzu wird in Zukunft ein Fachsystem für Facility Management Abhilfe leisten.

In der Woche werden ca. zehn Stück Bauverträge erstellt, davon liegen etwa die Hälfte der Bauverträge zwischen 5.000 – 10.000 €. Die Bearbeitungszeit beträgt ca. zwei bis vier Stunden pro Bauvertrag.

Ergebnis der Prozessanalyse

Fallen fünf aufwändige Bauverträge pro Woche weg und werden durch eine einfache Beauftragung ersetzt, spart das Facilitymanagement eine Bearbeitungszeit von zwei Stunden pro Vorgang.

Bei zehn Stunden Ressourcengewinn die Woche (unter der Annahme von 44 Arbeitswochen) entspricht das 440 Stunden freigeschalteten Ressourcen im Jahr.

Aber nicht nur die Optimierung von Zeiten, Kosten und gebundenen Mitarbeiterkapazitäten ergaben sich aus der Prozessanalyse.

Optimierungspotenzial auf Basis der Prozessanalyse

In unserem Praxisbeispiel ergaben sich konkrete Maßnahmen zur Prozessverbesserung.

• Digitale Workflows im CAFM (Computer Aided Facilitymanagement): Der Schreibdienst beauftragt zukünftig digital aus dem System und der Postweg fällt weg.
• Digitale Unterschrift durch die Beteiligten erspart deutlich Wartezeiten, gerade bei der Bearbeitung aus dem Home-Office.
• Bei der nächsten Überprüfung des Prozesses im Rahmen des jährlichen Prüf-Workflows können nun erstmals die erhobenen Kennzahlen einer detaillierten Analyse unterzogen werden.

Möchten Sie mehr wissen? Sie finden grundlegende Informationen von der Definition, über Einsatzgebiete, Methoden, die Ziele und das Vorgehen auf unserer Themenseite Prozessanalyse – Optimieren Sie Ihre Prozesse.

Wenn Sie Fragen zu unserer Software ibo Prometheus haben und wissen möchten, wie diese Ihr Prozessmanagement unterstützen kann, helfe ich Ihnen gerne persönlich weiter.

Mit unserem Newsletter verpassen Sie keinen Artikel. Bleiben Sie immer up to date!
Jetzt anmelden: ibo-Newsletter