Wie wird aus dokumentiertem Wissen konkrete Hilfe im Alltag?
Welche Schritte gelten für diesen Prozess? Wo steht die passende Arbeitsanweisung? Wer ist zuständig? Wer im Organisationshandbuch nach Antworten sucht, muss häufig zunächst die richtigen Begriffe kennen und mehrere Inhalte lesen. Das kostet Zeit, bevor die eigentliche Aufgabe weitergehen kann.
ibo Athena ergänzt das Informationsportal ibo Iris um einen KI-Chat. Mitarbeitende können Fragen in natürlicher Sprache stellen und Inhalte aus der angebundenen Wissensbasis erschließen. Ziel ist es, den Zugang zu internen Informationen zu erleichtern. Die Beta-Phase wird auch in der aktuellen Version fortgeführt, um weitere Praxiserfahrungen zu sammeln.
Was ist ibo Athena
ibo Athena ist eine Chatbot-Integration für ibo Iris, das Informationsportal und digitale Organisationshandbuch von ibo. Sie verbindet eine dialogbasierte Oberfläche mit einer semantischen Suche in der angebundenen Wissensbasis. Die Beta-Phase startete mit der Version 2026.1 im Mai 2026. Die dabei gesammelten Praxiserfahrungen sollen in die weitere Entwicklung einfließen.
Die Wissensbasis umfasst freigegebene und gültige Prozesse, Aufbaudaten und Dokumente aus dem angebundenen ibo-System. ibo Iris stellt solche Inhalte im Intranet bereit. Athena soll dabei helfen, diese Inhalte über Fragen in natürlicher Sprache zu erschließen.
Mehr über das digitale Organisationshandbuch ibo Iris
Warum heißt ibo Athena eigentlich Athena?
Der Name verweist auf Athene, die griechische Göttin der Weisheit. Ihr Begleittier, die Eule, steht für Wissen und Klugheit und prägt auch das Logo von ibo Athena. Das passt zur Idee dahinter: vorhandenes Wissen im Organisationshandbuch leichter zugänglich und im Arbeitsalltag nutzbar zu machen.
Wie unterscheidet sich KI im Organisationshandbuch von der Volltextsuche
Eine Volltextsuche hilft, Dokumente über enthaltene Begriffe zu finden. Wer den passenden Fachbegriff kennt, kann damit gezielt recherchieren. Anschließend gilt es, die Treffer zu lesen und die gesuchten Informationen zusammenzutragen.
Eine semantische Suche berücksichtigt die inhaltliche Ähnlichkeit zwischen einer Frage und den hinterlegten Texten. Athena kombiniert diesen Ansatz mit einem KI-Chat, der relevante Inhalte zu einer Antwort zusammenfassen kann. Damit müssen Mitarbeitende ihre Frage nicht erst in die Sprache der Dokumente übersetzen sondern können natürliche Sprache verwenden.
| Aspekt | Volltextsuche | ibo Athena |
| Eingabe | Begriffe aus dem gesuchten Inhalt | Fragen in natürlicher Sprache |
| Zugang | Treffer und Dokumente lesen | Passende Inhalte im Chat erschließen |
| Zusammenhang | Informationen selbst zusammenführen | Inhalte aus der ibo Wissensbasis zusammenfassen lassen |
Beide Zugänge haben ihren Platz. Wer ein bestimmtes Dokument benötigt, kann gezielt danach suchen. Wer einen Ablauf verstehen möchte, kann seine Frage im Chat formulieren. Auch eine KI-Antwort sollte anhand der maßgeblichen Inhalte geprüft werden, bevor daraus eine Entscheidung folgt.
Bei welchen Fragen kann ein Chat mit KI im Arbeitsalltag helfen
Besonders anschaulich wird der Ansatz an konkreten Aufgaben. Die folgenden Fragen sind illustrative Beispiele, keine dokumentierten Testergebnisse. Ob Athena sie beantworten kann, hängt von den verfügbaren Inhalten und der eingerichteten Anbindung ab.
Neue Mitarbeitende erschließen sich einen Ablauf
Eine neue Kollegin kennt die Abläufe und internen Begriffe noch nicht. Sie könnte fragen: „Welche Schritte sieht unser dokumentierter Beschaffungsprozess vor?“ Der mögliche Nutzen: Sie kann mit ihrer Aufgabe einsteigen, ohne zuvor die gesamte Struktur des Organisationshandbuchs kennen zu müssen.
Eine Vertretung arbeitet sich in einen Prozess ein
Ein Mitarbeiter übernimmt vorübergehend eine Aufgabe. Seine Frage könnte lauten: „Fasse den Ablauf zur Bearbeitung einer Reklamation zusammen.“ Wenn der Prozess in der Wissensbasis hinterlegt ist, kann eine Zusammenfassung den Einstieg erleichtern. Maßgeblich bleibt die gültige Prozessbeschreibung.
Ein Team benötigt einen Überblick aus mehreren Inhalten
Eine Frage lässt sich nicht immer mit einem einzigen Dokument beantworten. Beispielsweise: „Welche Vorgaben enthalten unsere Arbeitsanweisungen zum Beschaffungsprozess?“ Athena ist darauf ausgerichtet, Inhalte aus der ibo Wissensbasis quellenübergreifend zusammenzufassen. Das hilft Anwendern einen Zusammenhang zu erfassen, für den sie sonst mehrere Texte einzeln lesen müssten.
Wie Athena auf die interne Wissensbasis zugreift
Für die semantische Suche werden Inhalte technisch aufbereitet. Ein sogenanntes Embedding-Modell übersetzt Texte in Zahlenwerte, die ihre inhaltliche Ähnlichkeit vergleichbar machen. Diese Werte werden in einer Vektordatenbank gespeichert. So können zu einer Frage passende Textinhalte gefunden und für die Antwort im Chat genutzt werden.
Im beschriebenen Aufbau setzt ibo eine Qdrant-Vektordatenbank ein. Die Grundlage für die Suche bilden freigegebene und gültige Prozesse, Aufbaudaten und Dokumente. Wie Änderungen und gelöschte Inhalte in der Suchbasis berücksichtigt werden, ist vor einer Erprobung mit ibo zu klären.
Die Pflege der Inhalte bleibt entscheidend: Verantwortliche müssen Prozesse und Dokumente aktuell halten, verständlich formulieren und freigeben. Ein KI-Chat kann den Zugang erleichtern, jedoch muss fehlendes oder widersprüchliches Wissen weiterhin in der Organisation geklärt werden.
Technischer Hintergrund im ibo Blog: Wie kann KI aktuelle Daten im Unternehmen lesen
Was für den Einsatz von ibo Athena erforderlich ist
Für die Athena-Suche benötigen Organisationen eine aktivierte KI-Anbindung, eine angebundene Vektordatenbank und einen Dienst, der die Inhalte vektorisiert. Die technischen und organisatorischen Voraussetzungen werden vor einer Erprobung individuell mit Ihnen abgestimmt. Dazu gehören die KI-Anbindung, die Betriebsumgebung, die verarbeiteten Daten und der vorgesehene Nutzerkreis.
Der Umgang mit individuellen Zugriffsrechten ist in der aktuellen Beta-Phase noch nicht abschließend geregelt, deshalb muss vor einer Erprobung gemeinsam geklärt werden, welche Inhalte für den vorgesehenen Nutzerkreis geeignet sind. Besonders relevant ist das, wenn innerhalb des Organisationshandbuchs unterschiedliche Leseberechtigungen gelten.
Der Athena-Chat in ibo Iris lässt sich auch ohne MCP aufrufen. Für die Anbindung einer eigenen KI-Anwendung beschreiben die Unterlagen zusätzlich einen MCP-Server als Schnittstelle. MCP steht für Model Context Protocol. Diese Anbindung ist ein eigener technischer Einsatzfall, den Interessierte mit ibo klären können.
Wie sich der Nutzen im eigenen Organisationshandbuch prüfen lässt
Im Rahmen einer abgestimmten Erprobung lässt sich prüfen, bei welchen Fragen Athena im eigenen Organisationshandbuch unterstützt. Wählen Sie dafür beispielsweise zehn wiederkehrende Fragen zu dokumentierten Abläufen aus und lassen Sie diese mit der bisherigen Suche und anschließend mit Athena bearbeiten.
Vergleichen Sie dabei die Zeit bis zur fachlich richtigen Antwort, die Vollständigkeit der Angaben und die Zahl der nötigen Rückfragen. Beziehen Sie auch neue Mitarbeitende oder Vertretungen ein. So wird sichtbar, bei welchen Aufgaben der Chat hilft und wo Inhalte oder Antworten noch verbessert werden müssen.
ibo Athena kennenlernen
Sie nutzen ibo Iris und interessieren sich für ibo Athena? Sprechen Sie mit uns über den aktuellen Stand der Beta-Phase und die Voraussetzungen für eine mögliche Erprobung in Ihrer Organisation.
Dirk Kalbfleisch
Leiter Vertrieb ibo Prometheus und ibo Iris
FAQ
Mit ibo Athena können Sie Fragen in natürlicher Sprache stellen. Dazu müssen Sie weder den genauen Dokumenttitel noch den passenden Suchbegriff kennen. Der KI-Chat erschließt Inhalte aus der angebundenen Wissensbasis und kann relevante Informationen zu einer Antwort zusammenfassen.
Wer mit einem Ablauf noch nicht vertraut ist, kann gezielt nachfragen oder sich die dokumentierten Schritte zusammenfassen lassen. Das kann den Einstieg erleichtern. Voraussetzung ist, dass die benötigten Informationen in der Wissensbasis vorhanden sind. Maßgeblich bleiben die gültigen Prozesse und Dokumente.
Athena greift auf freigegebene und gültige Prozesse, Aufbaudaten und Dokumente aus dem angebundenen ibo-System zu. So können Mitarbeitende vorhandene Informationen über einen gemeinsamen Dialog erschließen. In der laufenden Beta-Phase wird individuell abgestimmt, welche Inhalte für den vorgesehenen Nutzerkreis geeignet sind.
Sie nutzen ibo Iris und möchten Athena kennenlernen? Schreiben Sie uns an prometheus@ibo.de. Wir besprechen mit Ihnen den aktuellen Stand der Beta-Phase und klären gemeinsam die Voraussetzungen für eine mögliche Erprobung in Ihrer Organisation.