Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, sich mit einer Revisionsmanagement-Software zu organisieren und sind zu dem Schluss gekommen, dass die Einführung zu zeitaufwändig, groß, teuer oder einfach nicht nötig ist? Ihnen war die Veränderung zur aktuellen Arbeitsweise zu groß? Sie würden aber gerne mit wenig Aufwand starten und zukünftig die Nutzung erweitern? Mein Tipp: Einfach starten!
Je größer die Veränderung, desto größer sind die Bedenken, ob sich die Anstrengungen überhaupt lohnen. Die Hürden, die im Kopf aufgebaut werden, scheinen unüberwindbar groß. Außerdem hat man es schon immer so gemacht… Ein Dilemma, wenn man bedenkt, dass diese Veränderungen nachhaltig positive Auswirkungen haben und man den ersten Schritt dennoch nicht geht.
Diesen berühmten ersten Schritt zu gehen ist immer eine Herausforderung. Die Motivation, sich neben dem zeitintensiven Tagesgeschäft um zusätzliche Dinge zu kümmern ist oft gering. Einfach starten? Gar nicht so leicht! Ähnlich verhält es sich mit der Einführung einer vollständigen Revisionsmanagement-Software. Was ich oft höre und auch der Wahrheit entspricht: Es funktioniert doch eigentlich alles. Oft wird sich wie folgt organisiert:
- die Planung in Excel
- die Prüfungsdokumentation in Word
- das Reporting in PowerPoint
Gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Anforderungen, die eine revisionssicherere Arbeitsweise notwendig machen, unterliegt man ebenfalls nicht oder nicht genug. Zudem sind die Auftraggeber, wie der Vorstand, zufrieden. Außerdem sei man zu klein für eine solche Veränderung. Warum also etwas verändern? Warum die eigene Arbeitsweise hinterfragen? Es läuft doch. Wenn Sie also zufrieden sind, dann machen Sie so weiter!
Oder darf es doch etwas Veränderung sein?
Eine kleine, die mit einem leichten ersten Schritt beginnt und gezielt dort ansetzt, wo es vermeintlich am meisten schmerzt. Die mit geringen Budgets und Aufwänden zu stemmen ist. Denn auch kleine Veränderungen können große Auswirkungen haben. Es muss im ersten Schritt nicht immer die große Lösung sein. Positive Umsetzungs- und Veränderungserfahrungen helfen uns zudem bei jeder zukünftigen Veränderung – Stichwort: Mindset. Die Devise sollte also lauten: Einfach starten, denn auch kleine Schritte bringen uns ans Ziel.
Nehmen wir einmal das Beispiel Follow-up: Wie steht es um Ihr Follow-up-Verfahren? Entspricht Ihr Vorgehen den Empfehlungen der beruflichen Standards? (vgl. IPPF 2500 ff.)
- Haben Sie ein System zur Überwachung der Erledigung der Feststellungen?
- Haben Sie ein Follow-up-Verfahren für die wirksame Umsetzung der Maßnahmen oder der Risikoakzeptanz eingerichtet?
- Überwachen Sie die Umsetzung im vereinbarten Umfang?
Falls diese Punkte nicht auf Sie zutreffen und Sie hier noch Optimierungspotenzial sehen, dann lesen Sie unbedingt weiter!
Zeit- und Ressourcenfresser: Maßnahmenverfolgung
Im Bereich der Maßnahmennachverfolgung stoßen die bekannten Board-Mittel oft an ihre Grenzen. Manuelle Erinnerungen bei Fristüberschreitungen, Rückfragen aus den geprüften Bereichen beantworten, den Überblick über die offenen Maßnahmen behalten – eine aufwändige und zeitintensive Arbeit für Sie UND die geprüften Bereiche!
Wie wäre es mit EINER Kommunikations- und Erledigungsplattform für das ganze Haus? Eine Plattform, auf der alle Beteiligten inkl. der Vorstände ihr individuelles Dashboard haben und jeder weiß, wer was bis wann in den jeweiligen Maßnahmen zu erledigen hat. Und sollte doch mal etwas vergessen werden oder eine Frist verstreichen, versendet das System vollautomatisch eine E-Mail-Erinnerung.
Die Lösung: ibo Audit Follow-up!
ibo Audit entspricht den Vorgaben, ist budgetschonend, kann alleinstehend genutzt und schnell implementiert werden. Die selbsterklärenden Workflows senken den Schulungsaufwand auf ein Minimum – in der Revision und in den geprüften Bereichen. Ihre erfolgreich gelebte und bewährte prüferische Praxis bleibt davon unberührt. ibo Audit setzt dort an, wo es vermeintlich am meisten „weh tut“ und sorgt dafür, dass die von der Internen Revision aufgedeckten wertvollen Optimierungsansätze zum Wohle der Organisation schneller umgesetzt werden. Schnell werden Sie und die geprüften Bereiche die positiven Effekte spüren. Kein lästiges Erinnern bzw. erinnert werden an Aufgaben und Fristen – die Revision arbeitet höchst effizient und hat mehr Zeit für das Wesentliche: die prüferische Tätigkeit!
„Einfach starten“ mit ibo Audit!
Wollen Sie die Begeisterung unserer Nutzer:innen nachvollziehen? Dann überzeugen Sie sich selbst von den intuitiven Workflows und probieren ibo Audit einmal aus. Nutzen Sie unser unverbindliches Angebot und testen Sie ibo Audit für 28 Tage – kostenfrei! Eine Testumgebung stellen wir für Sie gerne zur Verfügung.
David Bumbullis
Key-Account-Manager Revisionsmanagementsysteme
E: david.bumbullis@ibo.de
T: +49 641 98210-816
Warum Sie trotzdem und gerade auch als kleine Revision etwas verändern sollten, erfahren Sie im Blogbeitrag Teil 2 von „Einfach starten“, der im nächsten Newsletter „Sicherheit, Compliance und Revision“ erscheint. Melden Sie sich jetzt noch schnell an, um keinen Artikel zu verpassen: ibo-Newsletter
TIPP: Wenn ich bei Ihnen das Interesse zur Veränderung geweckt habe, lesen Sie gerne auch meinen Artikel 11 gute Gründe für eine Revisions-Software.