Annette Schäfer ist Leiterin Consulting & Training bei der ibo Software GmbH. Sie gibt einen Einblick in das Thema Online-Beratung und berichtet über Ihre Erfahrungen, wie es gelingen kann, große Projekte auch online erfolgreich durchzuführen.
In vielen Unternehmen ist es ein häufiger Anblick, neben den eigenen Mitarbeiter/innen auch zahlreiche Externe in den Fluren zu sehen.
Sie stellen ihnen Räume, Getränke und meist auch ein paar Kekse zur Verfügung, FlipCharts und BrownPaper-Wände müssen organisiert und Ausdrucke angefertigt werden. Noch schnell eine Kopie vor dem Meeting – keine seltene Anforderung an Sie oder Ihre Kolleg/innen. Am liebsten in Farbe und gebunden?
Auch die Berater/innen unseres Teams Consulting & Training sind das ganze Jahr über in Beratungsprojekten in den unterschiedlichsten Branchen tätig. Die Schwerpunkte liegen dabei auf Personalbedarfsermittlungen, Organisationsuntersuchungen sowie Geschäftsprozessoptimierungen. Doch von jetzt auf gleich, war der Alltag unserer Berater/innen ein ganz anderer.
Innerhalb kürzester Zeit ist es uns gelungen, Methoden zu entwickeln, um die Projekte auch online weiterhin in gewohnter Qualität durchführen zu können. Für alle, die zwar nicht den Anblick von Berater/innen vermissen, aber sich fragen, wie ihre Projekte nächstes Jahr funktionieren können, möchte ich ein paar Beispiele und Möglichkeiten aufzeigen.
Ein Beispiel aus der Praxis zeigt: Es geht auch online!
In unserem momentan größten Projekt führen wir eine Personalbemessung durch, an der mehrere Tausend Beschäftigte teilnehmen. Das Projekt hat eine Laufzeit von einem Jahr. Vor allem in der ersten Phase solcher Vorhaben finden viele Besprechungen mit Führungskräften und Mitarbeiter/innen aus den einzelnen Teams und Abteilungen statt. In diesen erarbeiten wir gemeinsam eine Grundlage für die Erhebung. Der Austausch ist intensiv, es wird viel diskutiert, abgewogen und entschieden. Diese Vorarbeit ist essentiell und uns ist sehr daran gelegen, die teilnehmenden Beschäftigten von Anfang an bestmöglich ins Projekt einzubeziehen. Nur so schafft man Transparenz und Akzeptanz. In diesem Projekt haben wir drei Monate lang mehrere solcher Termine pro Woche absolviert, insgesamt rund 100 Abstimmungen – und das als vollständige Online-Beratung!
Online ist das neue „vor Ort“
Unser Beispiel und weitere Projekte haben gezeigt, dass es geht. Nicht immer ist es sinnvoll oder notwendig, persönlich vor Ort zu sein. Man muss einfach offen für neue Wege sein und sich darauf einlassen.
Natürlich haben wir auch früher schon Dinge am Telefon besprochen, aber ganze Projekte virtuell mit einer Online-Beratung umzusetzen, war für alle Beteiligten zunächst schwer vorstellbar. Nach einer kurzen Phase der Verunsicherung haben unsere Kund/innen uns durchweg signalisiert, dass sie die laufenden Projekte auch virtuell fortsetzen möchten. Es sind sogar neue Projekte gestartet.
Tipps und Tricks für eine erfolgreiche Online-Beratung
- Klare Ansprechpartner/innen – lieber wenige Entscheider/innen als viele stumme Zuhörer/innen.
- Verbindlichkeiten schaffen – jeden Montag um 9:00 Uhr ist Daily im Projektteam.
- Kurze Wege auch online ermöglichen – wenn die Möglichkeit wegfällt, eben noch auf dem Flur etwas zu klären, dann muss man andere Wege suchen, eine Vertrauensbeziehung aufzubauen, z. B. über eine eigene Projekttelefonnummer, unter der man immer eine/n Projektmitarbeiter/in erreicht.
- Lieber häufige und kurze Austauschmöglichkeiten statt endloser Konferenzen
- Anzahl der Beteiligten in Online-Workshops begrenzen – reine Zuhörer/innen (ich höre mal aus Interesse zu) verbannen.
- Konzepte für Online-Termine entwickeln – Präsenz-Workshops lassen sich nicht eins zu eins anwenden. Neue Zeitfenster, neue Techniken und ein geändertes Moderationsverhalten sind notwendig.
- Aufwand für die Terminierung nicht unterschätzen, wenn die Beschäftigten aufseiten unserer Kund/innen nicht nur die Termine mit uns, sondern ihr gesamtes Alltagsgeschäft plötzlich online bestreiten müssen.
- Darüber hinaus müssen natürlich grundlegende technische Voraussetzungen gegeben sein. Das beginnt bei der Auswahl eines geeigneten Konferenz-Tools über die Ausstattung mit Laptops sowie Headsets und reicht bis zu einer stabilen Internetverbindung.
Präsenz-Termine vs. Online-Beratung: Worin bestehen die größten Unterschiede?
Die größte Hürde muss man schon zu Beginn nehmen. Denn womit wir in Präsenz-Terminen oft am meisten punkten, ist der kompetente, souveräne, aber vor allem auch sympathische Einstieg. Führt man Workshops und Beratungen ausschließlich online bzw. in Form von Telefonkonferenzen durch, muss man all das, was man sonst mit dem gesamten Auftreten transportiert, nur mit der Stimme rüberbringen.
Zudem ist der Redeanteil online oft wesentlich höher als in Präsenz-Terminen. Das liegt sicherlich daran, dass viele Menschen mit dieser Art von Veranstaltung noch nicht sehr vertraut sind und sich daher lieber etwas zurückhalten. Oder es reagieren auf Fragen mehrere Personen gleichzeitig. Hier muss man eingreifen, die Teilnehmenden nacheinander aufrufen oder Fragen wiederholen. Je mehr Personen teilnehmen, umso mehr Zeit nimmt das in Anspruch. Es ist daher sinnvoll, den Teilnehmerkreis bei Online-Terminen zu begrenzen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt: Wenn man die Teilnehmenden nicht sieht, kann man auch nicht einschätzen, wann eine Unterbrechung notwendig wäre. Daher ist es wichtig, spätestens alle eineinhalb Stunden kürzere Pausen einzuplanen
Und noch ein Punkt ist relevant: Wenn man sich nicht sieht, gestalten sich gerade kontroverse Diskussionen mitunter wesentlich schwieriger. Hat man die Teilnehmenden in der Runde vor sich, fällt einem ein Stirnrunzeln, ein Kopfschütteln oder ein fragender Blick natürlich auf und man kann direkt darauf eingehen. Läuft alles per Video- oder Telefonkonferenz ab, muss man sich angewöhnen, auf andere Signale zu reagieren. Oder man betraut eine zweite Person damit, Wortmeldungen zu sammeln, um sie nacheinander abzuarbeiten. Hier muss jeder für sich ein geeignetes Prozedere entwickeln.
Beratungsprojekte werden also komplett zu Remote-Consulting?
Ja, absolut. Natürlich sind wir auch gerne bei unseren Kund/innen vor Ort. Wenn Projekte aber trotzdem umgesetzt werden sollen, gilt es, diese Herausforderung gemeinsam anzunehmen und die Abläufe bestmöglich auf die veränderten Bedingungen anzupassen. Vieles bedarf einer anderen Vorbereitung oder ist zunächst einfach ungewohnt. Aber mit guter Abstimmung ist das definitiv zu schaffen!
Noch ein Resümee zum genannten Projekt: Was läuft besonders positiv?
Für mich als Projektleiterin besonders positiv ist der regelmäßige und sehr engmaschige Austausch mit der Projektleitung aufseiten der Kund/innen. Wir hören uns montags zu einem gemeinsamen Jour fixe, telefonieren natürlich unter der Woche einige Male, lassen aber die Woche auch immer gemeinsam ausklingen. Das Freitagstelefonat ist inzwischen obligatorisch – allerdings ohne formalen Charakter, ohne feste Agenda. Es ist einfach gut, sich zum Wochenende noch einmal zu hören, die vergangenen Tage gemeinsam Revue passieren zu lassen und so das aufrecht zu erhalten und zu pflegen, was uns in unseren Projekten so wichtig ist: den persönlichen Austausch. Bekommt man das hin, lassen sich auch alle anderen Hürden in der Online-Beratung meistern!
Bei welchem Beratungsprojekt dürfen wir Sie unterstützen? Sprechen Sie mich gerne an!
Annette Schäfer
Leiterin Consulting & Training
annette.schaefer@ibo.de
T: +49 (641) 98210-821
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Danke – sehr informativ und überzeugend