Organisation trifft Datenschutz

Die Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnis stellt viele Städte und Gemeinde vor Herausforderungen. Erfahren Sie mehr über einen einfachen Weg zu einer übersichtlichen Aufbauorganisation und einem sauberen Verarbeitungsverzeichnis.

Verarbeitungsverzeichnis nach der DSGVO

Vor allem für viele kleinere und mittlere Gemeinden ist die Umsetzung der DSGVO immer noch ein „brennendes“ Thema. Ein wichtiger Aspekt dabei ist das Verarbeitungsverzeichnis.


Zum Hintergrund

In der zweiten Jahreshälfte 2019 führte der Baden-Württembergische Datenschutzbeauftragte eine Umfrage zum Stand der Umsetzung der DSGVO in den Städten und Gemeinden durch.
Die Ergebnisse zeigten deutlich, dass ein großer Teil vor allem der kleinen und mittleren Städte und Gemeinden Nachholbedarf bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben haben. So hatten von diesen Kommunen ca. 45 % gerade erst mit der Umsetzung begonnen. Nur 2,4 % betrachteten die Umsetzung als abgeschlossen. In den anderen Bundesländern sieht dieses Ergebnis ähnlich aus.

Welche Rolle spielt das Verarbeitungsverzeichnis?

Zu den Prozessen, die den Städten und Gemeinden die größten Probleme bei der Umsetzung bereiten, gehört das Verarbeitungsverzeichnis (51,2 %). 28,4 % sagten aus, noch gar nicht mit dessen Erstellung begonnen zu haben. Nur 15 % der Städte und Gemeinden verfügten nach eigenen Angaben über ein vollständiges Verarbeitungsverzeichnis.
Zu den größten Herausforderungen bei der Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses nach Art. 30 DSGVO zählt die Identifizierung von Verarbeitungstätigkeiten. Welche der durchgeführten Tätigkeiten zählen nach DSGVO dazu? Welche können zu einer solchen zusammengefasst werden?

Das sind Fragen, die nicht so einfach zu beantworten sind. Die Umfrage zeigt, zu welch unterschiedlichen Ergebnissen man bei der Beantwortung dieser Frage kommen kann. So ermittelte eine von zwei etwa gleich großen Kommunen 79 Verarbeitungstätigkeiten, während der Katalog der anderen 420 umfasst.
Alles in allem ist das eine sehr unbefriedigende Situation. Wenn man die Bedeutung der DSGVO für die Verarbeitungstätigkeiten berücksichtigt, wären die Städte und Gemeinde gut beraten, daran etwas zu ändern.

Und da stellt sich die rhetorische Frage:
Ist der Katalog nicht bei allen Kommunen mehr oder weniger gleich?

Ihre Lösung ist das Projekt „Organisation trifft Datenschutz“

Mit dem ibo Aufbau-Manager verfügt die ibo Software GmbH über eine aufbauorganisatorische Standard-Software. Neben der Möglichkeit automatisiert Stellenbeschreibungen, Aufgabengliederungspläne und Organigramme zu erzeugen, können Sie jetzt auch ein komplettes Verarbeitungsverzeichnis generieren. Die im System hinterlegte anpassbare Musterlösung, ist mit dem Datenschutz-Know-how von Datalis Ihr Weg zu einer schnellen und auf Ihre Situation abgestimmten individuellen Lösung.

Eine im Vorfeld sauber dokumentierte Aufbauorganisation bietet Ihnen viele Vorteile im Thema Datenschutz, denn viele der in einer Kommune durchgeführten Aufgaben haben Datenschutzrelevanz.
Dank der relationalen Datenbank des ibo Aufbau-Managers können Sie durch die den Stellen zugeordneten Aufgaben die datenschutzrechtlichen Strukturen ableiten.

Highlights im Überblick

  • Mit einem aktuellen und vollständigen Verarbeitungsverzeichnis können die weiteren Pflichten, die sich aus der DSGVO ergeben, leichter erfüllt werden.
  • Die Informationen aus dem ibo Aufbau-Manager bilden die Grundlage für die Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses.
  • Aktualisierungen im Verarbeitungsverzeichnis können mit der Software deutlich effizienter vorgenommen werden.
  • Im ibo Aufbau-Manager kann die komplette DSGVO-Dokumentation digitalisiert abgelegt werden.
  • Datalis steht Ihnen bei der Umsetzung als Experte für datenschutzrechtliche Themen zur Verfügung.

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