Outlook 2016: Archiv einrichten und Archivdateien einbinden

 

Jedes Jahr bringe ich Ordnung in meine E-Mails, indem ich in Outlook ein Archiv einrichte. Mit Windows 10 kam auch Outlook 2016. Also galt es dieses neu einzurichten und ein Archiv zu erstellen und Archivdateien (PST) einzubinden. Mit 6 Schritten funktioniert dies ganz einfach.

Meinen Posteingang versuche ich regelmäßig frei zu räumen. Im Sinne schlanker Prozesse und Lean Management verschiebe ich dazu alle bearbeiteten Mails in einen Archivordner. Dieser ist mit thematischen Unterordner versehen, z.B. Prozessmanagementseminare oder Trainings zur Business-Analyse. Aktuelle Mails finde ich so im Posteingang, erledigte Nachrichten sind sortiert im Archiv abgelegt.

Hier die 6 Schritte, um ein Archiv zu erstellen (siehe auch Screenshot für die Schritte 2-5):

  1. In Outlook 2016 links oben Reiter Datei anklicken.
  2. In der mittleren Spalte Kontoeinstellungen anklicken; ein Auswahlmenü erscheint.
  3. In diesem Kontoeinstellungen… auswählen; ein Menüfenster öffnet sich.
  4. Den zweiten Reiter Datendateien anwählen.
  5. Darunter ganz links Hinzufügen… anklicken.
  6. Im sich öffnenden Fenster den Ort und Namen zum Speichern wählen; z.B. ein entsprechendes Laufwerk und „Archiv2016“.

Outlook2016_Archivdateien

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die gleichen Schritte gelten, wenn ich aus den Vorjahren die archivierten PST-Dateien einbinde. Einziger Unterschied in der Anleitung ist bei Punkt 6:

  • Nicht ein neues Archiv anlegen, durch Eingabe eines neuen Namens (z.B. „Archiv2016.pst“) und Wahl eines Speicherortes,
  • sondern das bisherige Outlook-Archiv einbinden; dazu den entsprechenden Ordner (z.B. „Z:\Outlook\archiv“) aufrufen und die Outlook-Datendatei (z.B. „Archiv2015.pst“) auswählen.

Sollten mehrere Archivdateien vorhanden sein, die Sie einbinden möchten, sind die entsprechenden Schritte natürlich zu wiederholen.

Durch konsequentes Löschen von E-Mails (statt fast alle Mails zu archivieren) sind meine Archive in den letzten Jahren immer kleiner geworden. Durch gutes Sortieren verringert sich auch mein Aufwand, wenn ich nach einer bestimmten Mail suche. Aber das ist wieder ein anderes Thema.

In diesem Sinne: Frohes Archivieren.

 

P.S. Für Outlook 2010 funktioniert es ganz ähnlich ein Archiv einzurichten bzw. Archivdateien einzubinden.

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