Projektmanagement im Mittelstand professionalisieren – eine besondere Herausforderung für das ganze Unternehmen

Projekte sind für die meisten mittelständischen Unternehmen kein unbekanntes Terrain mehr, jedoch stellen sie die Mitarbeiter oft vor schwierige Situationen. Einzelne Personen schlüpfen täglich in unterschiedlichen Rollen, Projektarbeit kommt häufig „on top“.

Auch die Anzahl der Projekte wird immer größer, der Komplexitätsgrad steigt. Die verfügbaren Mitarbeiterkapazitäten bleiben unverändert. Dadurch entstehen Konflikte bei der Ressourcenverteilung, Projekte werden später fertig oder sogar abgebrochen. Um diese Probleme zu lösen, entscheiden sich viele Mittelständler für die Einführung eines ganzheitlichen Projektmanagement-Standards, in dem Projekte, Ressourcen und Kapazitäten unternehmensübergreifend gesteuert werden.
Die Hoffnung
Durch die Schaffung und Einführung von Projektmanagementstandards sollen Projekte schneller und erfolgreicherabgeschlossen werden. Die Unternehmen erhoffen sich dadurch Wettbewerbsvorteile (z.B. durch schnellere Produktentwicklung), Zeitersparnis und Fokussierung der Ressourcen auf wertschöpfende Aktivitäten.

Die Herausforderungen
Bei der Einführung und Weiterentwicklung von einheitlichem Projektmanagement stehen die meisten Unternehmen vor folgenden Herausforderungen:

  • Wie entwickeln Sie das für Ihr Unternehmen passende Vorgehen in Projekten?
  • Was für Kompetenzen brauchen Ihre Mitarbeiter und wie bekommen sie diese?
  • Welche Tools passen zu Ihrem Vorgehen in Projekten?
  • Welche Kultur müssen Sie entwickeln, damit Sie von Fehlern lernen und sich kontinuierlich verbessern können?
Vier Gestaltungsbereiche im Projektmanagement
Vier Gestaltungsbereiche im Projektmanagement

Das Vorgehen
Das geeignete Vorgehen zu entwickeln und zu etablieren ist meist die Aufgabe der Betriebsorganisation bzw. des Project Management Office. Die eigenen Erfahrungen werden oft mit internationalen Standards und „Best Practices“ aus anderen Unternehmen kombiniert. Die große Herausforderung ist, die umfangreichen Projektmanagement-Methoden mit einer Prise Pragmatismus zu versehen und sie für den Geschäftsalltag im Mittelstand passend zu machen.

Die Kompetenzen
Die zweite Hürde vor der Einführung des einheitlichen Projektvorgehens ist der Kompetenzaufbau. Als erstes müssen zahlreiche Rollen definiert werden: Projektleiter, Projektmitarbeiter, Entscheidungsgremien, etc. Anschließend werden die Mitarbeiter gemäß ihren Rollen und dem neuen Standard ausgebildet. Auch die Führungskräfte sollen in ihrer Rolle als Entscheider über Projekte und Kapazitäten in dieser Phase eingebunden werden.

Die Tools
Eine pragmatische Projektmanagement-Software kann die Transparenz und Effizienz der Projektarbeit deutlich erhöhen. Gute Tools ermöglichen einen Überblick über alle anstehenden Projekte, über die verfügbaren Kapazitäten und über den bereits erfolgten Projektfortschritt. Die Herausforderung hier besteht darin, die Software und das Projektmanagement-Vorgehen aufeinander abzustimmen und anzupassen.

Die Kultur
Mit der Einführung eines einheitlichen Projektmanagements findet auch eine große kulturelle Veränderung im Unternehmen statt. Viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen müssen sich an neuen Rollen und Verantwortlichkeiten gewöhnen und ihre bisherige Arbeitsweise verändern. Um die neue Vorgehensweise in Projekten erfolgreich zu etablieren, sollten Ihre Mitarbeiter früh in der Methodengestaltung eingebunden werden.

Die Herausforderung: Selbstverständlich wird das neu eingeführte Projektmanagement nicht von Anfang an perfekt sein. Von Fehlern zu lernen und das Vorgehen kontinuierlich zu verbessern, fällt vielen Unternehmen besonders schwer. Deshalb sollte eine Fehlerkultur ermöglicht werden und ein Austausch zwischen Betriebsorganisation und Projektbeteiligten auf regelmäßiger Basis stattfinden.

Die Praxistipps
Sie stehen vor der Einführung von Projektmanagement in Ihrem Unternehmen? Oder möchten die bereits existierenden Standards verbessern? Dann kommen Sie zum ibo-Trendforum „Projektmanagement im Mittelstand – Baustellen anpacken“, am 14. September in Gießen. Die interaktive Veranstaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, sich mit praxiserfahrenen Projektexperten auszutauschen. Durch die Vorträge unserer Referenten und durch die aktiven Diskussionsforen mit den Teilnehmern können Sie wertvolle Tipps für Ihre Praxis mitnehmen. Wir freuen uns, mit Ihnen zu arbeiten!
PS: Melden Sie sich schnell an. Die Plätze im Mathematikum Gießen sind begrenzt.

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