Der Ruf nach Prozessautomatisierung ist zur Normalität in der Prozessoptimierung geworden. Doch welche Prozesse eignen sich eher zur Automatisierung und welche eher nicht? Antwort auf diese Frage gibt das ibo-Dokumentationsraster zur Ableitung von Prozesstypen und Orientierungsmodell für die Prozessautomatisierung.
Das ibo-Dokumentationsraster ist ein einfaches Instrument, um alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens verschiedenen Prozesstypen zuzuordnen. Abhängig vom Prozesstyp erhält das Prozessoptimierungsteam eine klare Orientierung für die Möglichkeiten zur Automatisierung des Prozesses.
Prozesse bewerten und Prozessprofile erkennen
Zu diesem Zweck werden zunächst Kriterien definiert, wonach die Prozesse bewertet werden: Prozesskomplexität, Wiederholungsgrad, Klarheit der Kundenanforderung, Anzahl der Prozesselemente, Digitalisierungsgrad, Aufgabenschwierigkeit und Entscheidungsklarheit. Sodann werden die Prozesse danach bewertet, ob sie das jeweilige Kriterium eher nicht oder kaum, oder ob sie es eher hoch oder stark erfüllen. Vergleicht man dann die Muster der einzelnen Prozesse miteinander, lassen sich Ähnlichkeiten im Profil erkennen.
So gibt es z.B. Prozesse, die kaum komplex sind, sehr oft vorkommen, bei denen klar ist was der Kunde will und auch klar ist, wie in Entscheidungssituationen zu entscheiden ist. Auf der anderen Seite lassen sich Prozesse erkennen, die sehr komplex sind, sehr selten vorkommen, deren Aufgaben sehr schwierig sind und die sehr sorgfältig zu treffende und weitreichende Entscheidungen erfordern. Siehe dazu Abbildung 1.
Prozesstypen geben Orientierung für die Prozessautomatisierung
Prozesse des zuerst beschriebenen Profils sind dem Prozesstyp „Einfache Prozesse“ zugeordnet. Der Prozesstyp ist durch seine gute Planbarkeit gekennzeichnet und eignet sich hervorragend für die Prozessautomatisierung. Beispiele dafür sind Zahlungsverkehrsprozesse oder Mahnprozesse.
Prozesse des anderen beschriebenen Profils werden dem Prozesstyp „Ad-hoc-Prozesse“ zugeordnet. Dieser Prozesstyp ist kaum exakt planbar und eher von Teilprozessclustern oder Aufgaben gekennzeichnet, die vorkommen können, sich aber nicht unbedingt in eine zwingend chronologische Reihenfolge bringen lassen. In diesen Prozessen muss viel unvorhersehbar spontan erledigt und meist individuell entschieden werden. Prozesse dieses Prozesstyps eignen sich eher nicht für die Automatisierung. Beispiele dafür sind Strategiefindungsprozesse oder Produktentwicklungsprozesse.
Zwischen diesen beiden Prozesstypen liegen im ibo-Dokumentationsraster die Prozesstypen „Routineprozesse“ und „Regelprozesse“ mit mehr oder weniger Planbarkeit und damit auch mit mehr oder weniger Automatisierungsmöglichkeit. Siehe dazu Abbildung 2.
Prozesstypen bilden lohnt sich
Das ibo-Dokumentationsraster ist ein praktikables Modell, um alle Prozesse eines Unternehmens auf einfache und verständliche Form Prozesstypen zuzuordnen. Das Prozessteam erhält dadurch eine Orientierung für die Automatisierungsmöglichkeiten im Rahmen der anstehenden Prozessoptimierung. Prozesstypen zu bilden ist ein lohnenswerter Schritt auf dem Weg zu optimierten und automatisierten Prozessen.
Erfahren Sie mehr über Prozessmanagement auf der ibo Themenseite „Prozessmanagement„.
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