Rollenkonzepte: der Business-Analyst als Hausarzt, Fluglotse und Finanzbeamter

Dass die Aufgaben für Business-Analysten vielfältig sein können, ist vielen bekannt. Dass als Rollenbeschreibungen auch Hausarzt, Fluglotse und Finanzbeamter in Frage kommen, an diesen Gedanken gewöhnte ich mich schnell.

Fachexperten stellen beim ibo Trendforum am 12. November ihre Praxiskonzepte vor. An dieser Stelle ein paar meiner Gedanken zum Rollenkonzept des Business-Analysten, die ich beim Trendforum weiterführen werde.

 

Der Business-Analyst als Hausarzt

Der Fachbereich verspürt Schmerzen (in Form von Anforderungen) und bestellt eine Aspirin (eine konkrete Lösung). Sollte die Apotheke (umsetzende Abteilung, häufig die IT) diesem Wunsch sofort nachkommen? Oder ist es nicht besser erst den Hausarzt einzuschalten?!

Von einem Hausarzt erwartet man, dass er dem Wunsch des Patienten (der Anforderung) nicht blind folgt, sondern einige grundlegende Untersuchungen anstellt. Vor der Frage „Welche Therapie schlagen wir ein?“ (welche Lösung soll bereit gestellt werden, z.B. welches IT-System, welcher Prozess soll wie verändert werden) steht die Frage „Welche Probleme mit welchen Ursachen sollen gelöst werden?“

 

  • Wo liegt die Ursache der Schmerzen?
    Handelt es sich „nur“ um ein Symptom und die tatsächlichen Ursachen liegen woanders? Hierüber lässt sich abklären, welche Lösung die voraussichtlich beste ist (organisatorische Lösung, prozessuale Veränderungen und/oder IT-Lösungen).
  • Sind die Schmerzen chronisch?
    Dann ist eine Aspirin als vorübergehende Schmerzstillung nicht die richtige Antwort, sondern möglicherweise eine tiefergreifende Lösung angebracht.
  • Bestehen Wechselwirkungen der Anforderungen? Zu anderen Abteilungen, Prozessen oder IT-Systemen?
    Dann sollte die Lösung möglichst mit diesen abgestimmt werden.
  • Melden andere Personen oder andere Abteilungen ähnliche Schmerzen?
    Dann ist möglicherweise eine Grippewelle unterwegs und eine einzelne Aspirin löst nicht das Problem.
  • Ab und an mag auch die Frage erlaubt sein: Ist der Patient gelegentlich ein Simulant?
    Hier hilft die richtige Mischung aus Aufmerksamkeit und Abwehr der Anforderungen.

Ein guter Hausarzt stimmt sich mit Fachärzten ab. Wo sind tiefergreifende Untersuchungen notwendig, die z.B. nur ein Radiologe vornehmen kann? Für welche Patienten ist eine Krankenhauseinweisung angeraten?
Übertragen bedeutet dies, Business-Analysten ziehen bei Bedarf Spezialisten anderer Abteilungen hinzu bzw. „überweisen“ Anforderungen an diese zur näheren Überprüfung.

 

Der Business-Analyst als Fluglotse

Am Himmel kreisen die Flugzeuge. Am Boden befinden sich begrenzte Landebahnen und Hangars zur Wartung und zum Auftanken. Fluglotsen entscheiden über die Reihenfolge der Landung in enger Absprache mit den Piloten. Die Kommunikation mit den Piloten findet dabei in strukturierter Sprache statt.

Am Himmel der Business-Analysten kreisen die Anforderungen, die auf ihre Genehmigung und Umsetzung (Landung) warten. Viele Anforderungssteller (Piloten) wollen ihre Anforderung zuerst umgesetzt sehen. Doch zumeist sind die Kapazitäten der umsetzenden Abteilungen begrenzt; sowohl Landebahnen als auch Hangars stehen nur begrenzt zur Verfügung.

Mit strukturiertem Vorgehen und möglicherweise auch strukturierter Sprache sollten Business-Analysten die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Anforderungen abklären. Hierbei gilt es das Gesamtbild aller Anforderungen zu behalten. Dieses Gesamtbild werden nicht alle Anforderungssteller haben und aus Eigeninteresse auch nicht einnehmen wollen.

Im Gegensatz zu Fluglotsen entscheiden die wenigsten Business-Analysten eigenverantwortlich, welche Anforderungen zuerst umgesetzt werden. Ein strukturiertes Vorgehen räumt allerdings allen Anforderungen die gleiche Chance ein.
Es soll Unternehmen geben, in denen der Pilot landen darf, der am lautesten im Funkverkehr ist…

 

Der Business-Analyst als Finanzbeamter

Anforderungen kann zwar jeder schreiben. Allerdings qualitativ so gut, dass sie eindeutig zu verstehen sind, strukturiert, widerspruchsfrei, vollständig? Dies braucht Übung und in vielen Fällen einen Spezialisten für Anforderungen.
Business-Analysten dürfen hier gerne die Rolle des Finanzbeamten einnehmen. Dieser prüft penibel, ob alle Angaben vollständig sind, ob die Steuererklärung (Anforderungen) strukturiert und widerspruchsfrei eingereicht wurden.
Finanzbeamte prüfen, ob das richtige Format verwendet wurde. Business-Analysten wählen aus, ob sie Anforderungsdokumentation besser in Textform und/oder als Modell bzw. Grafik betreiben.

Daneben verlangen Finanzbeamte Belege, die die Angaben untermauern. Auch Business-Analysten sollten Anforderungen hinterfragen:

  • Warum ist diese Anforderung notwendig?
  • Lässt sich diese Notwendigkeit belegen?
  • Welchen Mehrwert bringt sie dem Anforderungssteller?
  • Welchen Mehrwert dem Unternehmen?

 

Fachexperten stellen beim ibo Trendforum am 12. November 2013 ihre Praxiskonzepte vor.
Ergänzen Sie das ibo Trendforum um den Workshop am 13. November 2013 und prüfen Sie Ihre bestehenden Rollenkonzepte mit uns. Oder entwickeln Sie Rollen in der Business-Analyse im Rahmen dieses Workshops.

 

P.S. Neulich im Workshop beim Kunden (daher stammen auch die beiden Fotos) …
Business-Analysten gibt es als Stellenbezeichnung oder Stellenbeschreibung bei diesem Kunden bislang nicht; gleichwohl wird im Laufe des Workshops deutlich, dass Aufgaben der Business-Analyse auch bisher durchgeführt wurden. Wir nutzen die Chance und stellen uns den Herausforderungen, die Rolle zu beschreiben, auf mehr Standardisierung und mehr Koordination zu achten. Wir gehen den Fragen nach, für welche Aufgaben BAs eingesetzt werden sollen und welchen Mehrwert sie leisten. Wir beachten dabei bestehende Konzepte und Vorgehensweisen im Projekt- und Prozessmanagement.

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