Warum „Stille Post“ als Unternehmenskommunikation nur bedingt lustig ist

Ein Vergleich am Beispiel befristeter Maßnahmen

Was passiert mit befristeten Maßnahmen, wenn sie wie Informationen in dem Spiel „Stille Post“ behandelt werden? Ohne klare Regeln für Einbindung, Ablage von Nachweisen, Fristverlängerungen und Abnahme kommt am Ende der Kommunikationskette nicht das erstrebte Ergebnis heraus. Warum „Stille Post“ daher in der Unternehmenskommunikation nur bedingt funktioniert, lesen Sie in diesem Artikel.

Spielaufbau

Das Prinzip von „Stille Post“ kennt fast jeder. Jemand denkt sich einen Satz aus und kommuniziert diesen flüsternd an die nächste Person im Kreis. Die wiederum gibt ohne Rückfragen genau das an die nächste Person weiter, bis die Kette bei der letzten Person endet. Die Endversion wird ausgesprochen und in der Regel kommt etwas völlig anderes heraus, als initial weitergegeben wurde. Das kann im Kontext des Spiels sehr lustig sein, doch wie wirkt sich diese Vorgehensweise auf Maßnahmen aus, welche fristgerecht im Arbeitskontext erfüllt werden müssen?

Die Spielanleitung einer befristeten Maßnahme scheint auf den ersten Blick kaum länger zu sein. Im Grunde genommen benötigt man zu Spielbeginn nur die Information: „Wer“ hat „Was“ bis „Wann“ zu tun? Ein Beispiel: Die IT-Leiterin Anna Müller hat fehlerhafte  Zugriffsberechtigungen bis Freitag, den 10. November, zu aktualisieren. Damit die Aufgabe eindeutig ist, muss jedoch auch feststehen, welche konkreten Zugriffe umgestellt werden müssen, welche Nachweise erforderlich sind und wer das Ergebnis prüft und abnimmt.

Gerade bei Maßnahmen aus Prüfungen und Kontrollen von Revision und Beauftragtenwesen ist eine abweichende Umsetzung als Endergebnis etwas weniger lustig als im Spiel „Stille Post“. Dies betrifft vor allem Maßnahmen, welche in Verbindung mit Unternehmensrisiken stehen. Die initiale Weitergabe ist häufig auch nicht die große Herausforderung, sondern, was anschließend passiert – dann geht die „Stille Post“ erst richtig los…

Spielverlauf

Die IT-Leiterin Anna Müller bekommt per E-Mail den Auftrag, die Aktualisierung der Zugriffsberechtigungen bis Freitag, den 10. November, fertigzustellen.

Nehmen wir an, eine Maßnahme wurde mit Angaben zur Aufgabe sowie Frist wie z.B. via E-Mail an die verantwortliche Person kommuniziert. Wie geht es weiter? Bei „Stille Post“ ist zumindest klar vorgegeben, über welchen Kanal die Information an wen weitergetragen werden soll. Doch gibt es für die Weiterverarbeitung einer wichtigen Maßnahme im Unternehmen auch klare Regeln? Falls nicht, wird die verantwortliche Person improvisieren müssen.

Gibt es keine klaren Regeln, an denen man sich orientieren kann, wie eine Maßnahme durchgeführt werden soll, ist das Risiko der Orientierungslosigkeit hoch. Was in unserem Beispiel mit Anna Müller nach der Kommunikation per E-Mail passiert, ist oft wie bei „Stille Post“: Der Termin wird beispielsweise mündlich verschoben und im System steht weiterhin die initiale und somit falsche Frist.

Doch wie kann man dafür sorgen, dass die Erledigung der Maßnahmen einheitlich erfolgt und nachvollziehbar wird? Wir benötigen eine Quelle der Wahrheit: Statt fünf Versionen in sieben Tools gibt es eine zentrale Stelle für Status, Zuständigkeiten, Nachweise und Deadlines. Mindestens die folgenden Fragestellungen sollten daher für den Spielverlauf geklärt sein:

1. „Wer“ (Verantwortliche Person) hat „Was“ (Aufgabe) bis „Wann“ (Frist) zu tun?
2. Wie können weitere Personen transparent in die Umsetzung eingebunden werden?
3. Wo werden Informationen und Nachweise zur Maßnahme abgelegt?

Hinzu kommen Themen wie Fristerinnerungen, Fristverlängerungen, Rückfragen, Zwischenstände, Umsetzungsmeldung und Abnahme. Wenn es für alle diese Themen keine einheitliche Vorgehensweise gibt, führt das am Ende nicht zu einem lustigen Satz. Es führt zu verpassten Deadlines, doppelter Arbeit und einer Maßnahme, die „irgendwo in einer Excel“ steckt.

Spielende

Spiel verloren (Frist nicht eingehalten): Anna Müller schließt die Aktualisierung erst am 20. November ab, und niemand kann nachweisen, wann die Frist verlängert wurde. Die Abnahme verzögert sich, weil die Prüfergebnisse nicht dokumentiert sind und die Revision nachfragen muss. Hätte das Team die Maßnahme zentral verfolgt, wäre der Bericht am 10. November abgenommen worden.

Spiel gewonnen (Frist eingehalten): In unserem Beispiel ist das Spiel gewonnen, wenn die Maßnahme fristgerecht erledigt und abgenommen ist. Wer Maßnahmen einheitlich nachverfolgt und dokumentiert, gewinnt Geschwindigkeit, Qualität und Gelassenheit. Und das gilt immer für beide Seiten – denn Sender wie Empfänger profitieren gemeinsam.

Spielumfang und Erweiterung 

Wenn Sie sich in diesem Artikel wiedergefunden haben, können Sie mit einer Software zur Maßnahmennachverfolgung Ihren Prozess optimieren. Das Follow-up-Tool ibo Audit unterstützt Sie dabei mit folgenden Mehrwerten:

Zum Autor:

Weiterführende Inhalte

• Maßnahmen sicher abschließen: zentral, transparent, nachweisbar
• 13 gute Gründe für den Einsatz eines Follow-up-Tools
• Follow Up & Audit Tracking Software, Interne Revision

Mit unserem Newsletter verpassen Sie keinen Artikel. Jetzt zum ibo-Newsletter anmelden.