Verwaltungsdigitalisierung wirksam gestalten

Von Insellösungen zur integrierten Steuerungsbasis

Verwaltungen stehen heute vor vielfältigen Herausforderungen, die Fortschritte oft erschweren und Prozesse ins Stocken bringen. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum Effizienzsteigerungen häufig an isolierten Maßnahmen scheitern und welche nachhaltigen Erfolge durch einen ganzheitlichen, systemischen Ansatz erzielt werden können. Wir zeigen Ihnen praxisnah, wie Sie Organisation, Personal und Prozesse in der Verwaltungsdigitalisierung verzahnen, um spürbare Verbesserungen zu erreichen.

Neue Herausforderungen und alte Probleme in der Verwaltung

Egal, ob Behörde, Stadt, Kommune oder Bundesministerium – der öffentlicher Dienst steht mehr denn je unter massivem Veränderungsdruck, weil der demografische Wandel die Altersstrukturen rasant verschiebt, während die Lücke qualifizierter Fachkräfte täglich spürbarer wird. Gleichzeitig befeuern die Verwaltungsdigitalisierung und gesetzliche Anforderungen wie das Onlinezugangsgesetz (OZG) einen umfassenden Modernisierungsbedarf, dem mit reiner Prozessoptimierung allein längst nicht beizukommen ist. Verschärfend wirkt die Haushaltslage: Neue Aufgaben werden selten von neuen Stellen begleitet – deshalb werden Effizienz, Transparenz und Zukunftssicherheit zu strategischen Zielen.

Organisationsfragen werden häufig mit Insellösungen beantwortet. Stellenbemessungen erfassen selten die gesamte Komplexität, weil sie meist auf Stichproben oder Expertenschätzungen basieren. Daten liegen verstreut in verschiedenen Tools wie Excel, Word oder PowerPoint vor. Prozessmanagement findet häufig getrennt von anderen Systemen statt. Das führt zu hohem manuellen Aufwand, geringe Transparenz und Medienbrüchen. Diese Herausforderungen erfordern einen innovativen Ansatz: Ganzheitliches Organisationsmanagement für zukunftsfähige Verwaltungen.

Aufbauorganisation häufig vernachlässigt

In vielen Kommunen und Behörden bleibt die regelmäßige Pflege aufbauorganisatorischer Grundlagen – von Geschäftsverteilungsplänen bis zu aktuellen Stellenbeschreibungen – oft im Tagesgeschäft zurück. Der Mangel an Zeit und Ressourcen führt dazu, dass diese essenziellen Dokumente selten den tatsächlichen Strukturen entsprechen. Dadurch geht nicht nur Transparenz verloren, sondern auch die erheblichen Potenziale einer sauber dokumentierten und zeitgemäß strukturierten Aufbauorganisation werden häufig unterschätzt.

Die Folge für die Verwaltungsdigitalisierung ist, dass Optimierungsmöglichkeiten und der strategische Nutzen einer gelebten Aufbauorganisation im Alltag nur unzureichend wahrgenommen werden – auch deshalb, weil das Thema als herausfordernd und schwer zugänglich gilt. In der Realität fehlt damit das Bindeglied, das Organisation, Prozesse und Personalressourcen wirksam zusammenführt.

Die Vision: Ein systemischer Ansatz, der Organisation, Prozesse und Personalressourcen vereint, schafft nachhaltige Effizienz. Er reduziert Redundanzen und bildet die Basis für eine zukunftsfähige Verwaltung. Dabei verknüpft er innovative Lösungen für Fachkräftemangel und Digitalisierung mit datenbasiertem Handeln.

Silodenken aufbrechen

Die Folge isolierter Verwaltungsdigitalisierung: Unterschiedliche Werkzeuge, unterschiedliche Datenstände und kein Gesamtblick. Diese Einzelkämpfer-Mentalität verhindert eine wirklich digitale Organisationsentwicklung in den Städten und Gemeinden, sorgt für doppelte Arbeit bei der Dateneingabe und bindet wertvolle Ressourcen zur „Pflege der Ausnahme“. Mitarbeitende müssen Daten mehrfach eintragen, Informationen suchen und manuell abgleichen, um Arbeitsaufträge zwischen organisationalen und prozessualen Ebenen abzustimmen.

Datenredundanzen und Medienbrüche sind damit nicht bloße Nebenaspekte, sondern führen oft zu strategischen Fehlentscheidungen, weil zentrale Informationen nicht oder zu spät zur Verfügung stehen.

Besonders bei der Personalbedarfsplanung nach wird dies deutlich: Wenn Kapazitäten in den Fachabteilungen fehlen, werden Personalbemessungen per Stichprobe, Excel und manueller Nacharbeit durchgeführt, was zu hoher Fehleranfälligkeit und Akzeptanzproblemen führt. Gleichzeitig bleiben organisatorische Umsetzungen wie neue Stellenbeschreibungen als Folge von veränderten Aufgabenzuschnitten sowie Stellenbewertungen oder Anpassungen des Organigramms im Tagesgeschäft nicht ganzheitlich nachvollziehbar.

Fehlende Transparenz zwischen ablauforganisatorischen und aufbauorganisatorischen Strukturen behindert die Steuerung und Weiterentwicklung der Verwaltung. Die Kombination aus heterogenen Tools und fehlendem Datenaustausch unterläuft alle strategischen Planungsbemühungen und lässt Fortschritte in der Digitalisierung zu Stückwerk werden, statt den gewünschten nachhaltigen Effekt zu erzielen.​

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Vier Module, ein System für die Verwaltungsdigitalisierung

Wie sieht also die Lösung aus? Ein zukunftssicheres, ganzheitliches Organisationsmanagement benötigt ein modular aufgebautes, vollständig integriertes Softwaresystem, das eine gemeinsame Datenbank nutzt. Alle ibo-Module sind einzeln oder nahtlos als „integrierte Organisationslösung“ einsetzbar – der Umstieg erfolgt Schritt für Schritt, exakt ausgerichtet am jeweiligen Status und Bedarf der Organisation:

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Konkrete Synergieeffekte in der Praxis

In der integrierten Zusammenarbeit der ibo Software-Module entstehen beispiellose Synergien für eine erfolgreiche Verwaltungsdigitalisierung:

• Datenkonsistenz: Alle Daten – von der Personalbedarfsplanung über die Prozessbeschreibung bis zum Organigramm – pflegen Sie zentral an einem Ort. Redundante Eingaben entfallen dauerhaft. Änderungen, wie Aufgabenverlagerungen oder Umorganisationen, werden sofort wirksam.
• Prozessorientierte Personalbemessung: Vorgangsbezogene Personalbedarfsermittlungen ermöglichen es, erhobene Zeiten über die Schnittstelle an die jeweiligen Prozessaufgaben zurückzuschreiben. Ergebnisse der Stellenbemessung lassen sich im Aufbau-Manager direkt in die neue Struktur übertragen.
• Workflow-basierte Zusammenarbeit: Stellenbeschreibungen, Organigramme und Prozessanpassungen durchlaufen Freigabe- und Prüfläufe – effizient und transparent. Das System bindet alle Beteiligten automatisch ein und sendet Erinnerungen, wodurch Medienbrüche und E-Mail-Pingpong vermieden werden.
• Szenarien-Simulation auf Echtbasis: Führungskräfte können mit echten Organisationsdaten Simulationen zu Digitalisierung, Aufgabenabbau und Mitarbeitendenstruktur fahren und so vorausschauend planen.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Änderungen, Vorgaben und Aufgaben sind revisionssicher und auf der passenden Flughöhe dokumentiert, flexibel auswertbar und für die nächsten Planungsschritte verfügbar.

So wird digitale Organisationsentwicklung zur proaktiven Routine, nicht zur reaktiven Hauruckübung in der Not. Mit der ibo Komplettlösung werden Führungskräfte zu echten Zukunftsgestalter:innen:

• Bis zu 90% Zeitersparnis bei der Personalbedarfsermittlung gegenüber herkömmlichen Verfahren.
• Das integrierte System ermöglicht die zentrale Verwaltung und Pflege aller Aufgaben. Dadurch reduzieren sich redundante Arbeitsschritte und Systembrüche spürbar, was die Effizienz in der Verwaltung messbar erhöht.
• Verbesserte Entscheidungsqualität dank aktueller, konsistenter und validierter Daten – verlässliche Mehrjahresprognosen, keine Bauchentscheidungen mehr.
• Kostenreduktion und Planungssicherheit durch periodische Vergleiche, Fortschreibung und Personalressourcensteuerung als Linienaufgabe.
• Revisions– und Prüfungssicherheit, da die Dokumentation aller Veränderungen und Entscheidungen vollständig systemgestützt und historisiert erfolgt.
• Flexibilität und Zukunftssicherheit: Die Lösungen wachsen mit den Anforderungen und unterstützen eine fortlaufende Digitalisierung der Organisation.

„Mit ibo bilden wir unsere Verwaltungsstruktur, unsere Prozesse und unsere Personalbedarfsentwicklung gebündelt, strukturiert und digital in einem Tool ab.“

– Maria Matz, Abteilungsleiterin Organisation, Landkreis Emsland​

Ganzheitliches Organisationsmanagement für zukunftsfähige Verwaltungen

Lassen Sie sich von uns über den Mehrwert der ibo Software-Tools für die öffentliche Verwaltung beraten und gemeinsam legen wir die nächsten Schritte in Richtung Zukunftsfähigkeit Ihrer Öffentlichen Verwaltung fest.

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