Von der Suche nach Christbaumständern und „schlanken“ Prozessen

Vor circa zwei Wochen haben Sie beim festlichen Dekorieren Ihres Heims möglicherweise wie jedes Jahr den Christbaumständer gesucht und nach langem hin und her endlich gefunden. Doch was hat dies mit schlanken Prozessen zu tun?

Die Sorge um einen schönen Baum ist oftmals nur Stein des Anstoßes für den Stress beim Weihnachtsfest. Meist geht es schon vorher los, z.B. beim Kauf der Geschenke. Häufig fehlen Ideen („Was hatte er sich denn nur im Laufe des Jahres mal gewünscht? Warum habe ich es mir nicht notiert!“) und dann sitzt einem auch noch die Zeit im Nacken; volle Läden, lange Warteschlangen („Warum kommt Weihnachten eigentlich immer so plötzlich?“). Die Liste ließe sich sicherlich noch weiterführen…

Da stellt sich schnell die Frage: „Wieso ist Weihnachten eigentlich so unentspannt? Liegt es an der falschen Planung oder Organisation?“

Zugegebenermaßen sieht nicht bei jedem Weihnachten so aus. Aber die eine oder andere Unzulänglichkeit zum Fest kennt jeder. Schnell ist man angekratzt und fragt sich, wie man es hätte besser machen können, um sich Stress und Hektik zu ersparen.

Im beruflichen Alltag ist das oft nicht anders. Auch hier führt mangelnde Organisation und unzureichende Planung vielfach zu stressigen Situationen. Einige Beispiele:

• ewiges Suchen in Papierstapeln
• unaufgeräumte Schränke
• wirre elektronische Ablagestruktur

Zusätzlich wird der Alltag erschwert durch:

• unabgestimmte Kommunikation
• überzogene Kompetenzregelungen

Oft sind es gerade die kleinen Dinge im direkten Arbeitsumfeld die Verbesserungen bringen, ohne dass gleich ganze Prozesse optimiert werden müssen.

Genau wie daheim auch: Eine frühzeitige Geschenkeliste und ein rechtzeitiger Einkauf sowie eine ordentliche Haushaltsablage machen das Leben einfacher.

Im Sinne von „Lean Management“ habe ich jüngst im Büro meine Papierablage der letzten Wochen nach Themengebieten und Vorgängen sortiert und abgelegt sowie die verschiedenen Versionen elektronischer Dateien chronologisch archiviert bzw. gelöscht, um alles schnell wieder zu finden.

Schauen Sie sich doch mal an Ihrem Arbeitsplatz um und nutzen die Optimierungspotenziale. Denn genauso wenig wie Sie stressige Weihnachten wollen, wollen Sie ein stressiges Arbeitsumfeld. Dort lohnt es sich allerdings noch viel mehr: Weihnachten ist schließlich nur einmal im Jahr.

Ich wünsche Ihnen einen „schlanken“ Start und alles Gute für 2012!

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