Posteingang freiräumen oder Wie richte ich ein Archiv unter Outlook 2010 ein?

Meinen Posteingang versuche ich regelmäßig frei zu räumen. Im Sinne schlanker Prozesse verschiebe ich dazu alle bearbeiteten Mails in einen Archivordner. Dieser ist mit thematischen Unterordner versehen: z.B. Prozessmanagementseminare oder Trainings zur Business Analyse. Aktuelle Mails finde ich so im Posteingang, erledigte Nachrichten sind sortiert im Archiv abgelegt.
Da noch nicht so lange mit Outlook 2010 ausgestattet, musste ich einige Zeit suchen. Dann fand ich den Weg ein neues Archiv für 2012 anzulegen:

  1. In Outlook 2010 links oben Reiter Datei anklicken.
  2. In der mittleren Spalte Kontoeinstellungen anklicken; ein Auswahlmenü erscheint.
  3. In diesem Kontoeinstellungen… auswählen; ein Menüfenster öffnet sich.
  4. Den zweiten Reiter Datendateien anwählen.
  5. Darunter ganz links Hinzufügen… anklicken; ein weiteres Menüfenster öffnet sich.
  6. Outlook-Datendatei (PST) sollte bereits ausgewählt sein, mit OK bestätigen.
  7. Im sich öffnenden Fenster den Ort und Namen zum Speichern wählen; z.B. ein entsprechendes Laufwerk und „Archiv 2012“.
  8. Zurück auf den Reiter Start finden Sie links im Navigationsbereich das neu erstellte Archiv. (Ansonsten bitte unter Reiter Ansicht – Navigationsbereich prüfen, ob die Einstellung Normal gewählt ist.) Sie können nun mit der rechten Maustaste Unterordner anlegen (Neuer Ordner…), um die Mails thematisch oder zeitlich zu sortieren.

Diese Beschreibung hat den angenehmen Nebeneffekt, dass ich im Januar 2013 nicht erneut den Weg zum neuen Archivordner suchen brauche, sondern nur noch diesen Blogbeitrag 😉

3 Kommentare

  1. Im Artikel klingt es ja schon an, aber ich möchte noch einmal explizit darauf hinweisen: Ich habe sehr gute Erfahrungen damit gemacht, die E-Mails jahresweise zu archivieren, also jedes Jahr eine neue Archivdatei anzulegen.
    Bis Mitte Januar nutze ich das Vorjahresarchiv noch recht häufig, danach nur noch ganz selten. Es ist gut den Zugriff darauf zu haben, um auch „alte“ E-Mails schnell zu finden. Aber man muss mit den Vorjahres-E-Mails nicht sein aktuelles Archiv überfluten.
    Tipp: Bei mehreren Archivdateien können Sie die Reihenfolge in der Outlook-Ordner-Struktur ganz einfach per Drag & Drop selbst definieren.
    Auch von mir: Ein frohes, gutes und neues Jahr!

    1. Schönen guten Tag, Herr Bischoff,
      wahrscheinlich haben Sie eine Regel definiert, die alle eingehenden E-Mails in „Posteingang 2012“ verschiebt. Diese Regel müssen Sie unter „Datei > Informationen > Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ entsprechend anpassen. Hat Ihnen das weiter geholfen?

      Noch ein kleiner Hinweis am Rande: Persönlich nutze ich immer den Standard-Posteingang. Dann ist eine Anpassung der Regeln nicht erforderlich. Erst die anschließende Sortierung nehme ich innerhalb des Jahresarchivs vor.

      Viele Grüße
      Siegfried Gröf (alias Siggi Blogsberg)

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