Wann wird der Revisor zum Risiko?

Die Bedeutung strukturierter Prozesse und Dokumentationen

Mitarbeitende kommen und gehen. Dies stellt auch in der Internen Revision ein Risiko dar. Die Fluktuation kann sich auf den reibungslosen Betrieb der Abteilung auswirken, wenn nicht die richtigen Vorkehrungen getroffen werden. Nichts ist frustrierender und potenziell riskanter als unvollständige oder unverständliche Aufzeichnungen, die es neuen Teammitgliedern schwer machen, die bereits durchgeführten Prüfungen nachzuvollziehen oder aktuelle Herausforderungen angemessen zu bewältigen. Wir stellen Ihnen bewährte Herangehensweisen vor. Doch lassen Sie sich zunächst auf eine einführende Gedankenreise ein.

Was passiert, wenn Sie als Revisor:in im Lotto gewinnen?

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, was Sie machen würden, wenn Sie im Lotto gewinnen? Von einem auf dem anderen Tag sind Sie finanziell frei! Die warme Sonne lacht Ihnen ins Gesicht, während Sie mit dem neuen roten Sportwagen am azurblauen Meer entlangfahren. Sie sind auf dem Weg zu dem kleinen versteckten Restaurant, welches für seine mediterrane Küche berühmt ist. Sie lassen die laue sternenklare Sommernacht mit einem guten Glas Rotwein auf dem Balkon Ihres neuen Zuhauses ausklingen – ohne auch nur einen Gedanken an die nächste Prüfung zu verschwenden.

Eine wundervolle Vorstellung, aber spielen Revisor:innen überhaupt Lotto? Die Wahrscheinlichkeit eines Gewinnes ist bekanntlich sehr gering und entlockt dem umsichtigen Revisor keinen Cent!

Nehmen wir aber trotzdem einmal an, aus welchen Gründen auch immer, dass Sie von einem auf den anderen Tag nicht mehr am Arbeitsplatz erscheinen. Neben der Herausforderung, Ihre Stelle adäquat neu zu besetzen, stellen sich diese Fragen: Findet sich die nachfolgende Person zurecht? Sind alle Dokumente strukturiert abgelegt? Kann in Prüfungen dort anknüpft werden, wo Sie aufgehört haben? Gibt es bspw. Excel-Daten oder Access-Datenbanken, die nur Sie administrieren oder verstehen können?

Sind Sie vielleicht ein Risiko?

Ganz provokant gefragt: „Sind Sie vielleicht ein Risiko?“ Denken Sie gerne mal einen Moment darüber nach. Oder anders formuliert: Prüfen Sie sich selbst!

Gerade in kleineren Revisionen lässt sich dieses Risiko oft nicht vermeiden. Was können Sie aber tun, um Ihrer Verantwortung gerecht zu werden? Wie lässt sich dieses Risiko minimieren?

Risiko in der Internen Revision reduzieren

Zu einem können Sie Ihre Prüfungsprozess ordentlich dokumentieren, Leitfäden und Handbücher erstellen, wie Prüfungen durchzuführen sind und die Logik Ihrer Ablage festhalten. Aber findet man, neben dem hektischen und zeitintensiven Tagesgeschäft, die Zeit für all diese Dinge? Haben Sie bereits etwas ähnliches erstellt? Was sind Ihre Ideen, um die Risiken in Ihrer Internen Revision zu reduzieren? Oder akzeptieren Sie diese Risiken?

Meine Empfehlung zur Risikoreduktion ist die Nutzung einer professionellen Revisionssoftware – gerade auch für kleine Revisionen, wie sie beispielsweise oft in Krankenhäusern, Universitäten oder kleineren Unternehmen vorkommen. Hierbei geht es nicht darum, den vollen Funktionsumfang zu nutzen, sondern um die Bereiche der Software, die nutzenstiftend für Sie und mögliche Nachfolger:innen sind.

Im ersten Blogbeitrag dieser zweiteiligen Reihe, Brauchen Sie eine Software in jeder Revision? Die überraschende Antwort | ibo Blog, bin ich darauf eingegangen, warum es nicht unbedingt nötig ist, mit einer Revisionsmanagement-Software zu arbeiten. Dies setzte aber u. a. voraus, dass Sie von heute auf morgen nicht mehr im Büro erscheinen können, ohne negative Auswirkungen für Ihre Kolleg:innen, Ihren Arbeitgeber oder andere Stakeholder. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, besteht Handlungsbedarf!

Entlastung durch eine Revisionssoftware

Mit einer professionellen Software wie ibo QSR ermöglichen Sie neuen Mitarbeitenden eine schnellere Einarbeitung. Die Fund- und Ablageorte von Dokumenten für Prüfungen, Wissen und Vorlagen sind klar vorgeben und anhand der von Ihnen definierten Prüfungsprozesse lassen sich die zu erledigenden (Prüfungs-) Arbeitsschritte leicht nachvollziehen. Im Idealfall lässt sich die Berichtserstattung auf Knopfdruck stringent fortführen. Zudem ist der Zugriff auf historische Prüfungen jederzeit möglich. Abgerundet mit den essenziellen Dingen wie Revisionssicherheit und geschützten Zugriffberechtigungen.

ibo QSR wird seit über 25 Jahren von der Ein-Personen-Revision bis hin zur Revision mit über 100 Mitarbeitenden erfolgreich eingesetzt. Wie wir dies sicherstellen? Über unser bewährtes Einführungsprojekt!

Das ibo-Einstiegsprojekt – ein Garant für den fachgerechten Einsatz der Revisionssoftware

Das spezielle Einstiegsprojekt für ibo QSR und ibo Audit ist der Garant für den zielgerichteten Einsatz der Software auf der Basis Ihrer Ergebniswünsche. Das beutet, dass wir die Datenbank gemeinsam mit Ihnen so aufbauen, dass die Auswertungen Ihren Wünschen entsprechen.

Die Mischung aus Standortbestimmung und Zielvorgabe sichert bereits seit Jahren die optimale Nutzung der vielfältigen Konfigurations- und Einsatzmöglichkeiten. Dabei ist das Vorgehen unserer erfahrenen Trainer stets eine Mischung aus Consulting und Anwenderschulung. Der Wechsel zwischen Workshops und Schulungen ist dabei besonders zielführend. Erst gilt es herauszufinden, wo Optimierungsansätze und Effizienzsteigerungen möglich sind, dann wird das Ergebnis geschult.

Am Ende der Schulungsmaßnahmen steht Ihre Produktivdatenbank und alle Ergebnis- und Auswertungswünsche sind umgesetzt. Dieses Vorgehen hat sich bereits seit mehr als einem Jahrzehnt bewährt.

TIPP: Sie haben sehr gut organisiert oder haben bereits eine Revisionsmanagement Software, aber es hakt in der Maßnahmen Nachverfolgung? Dann lesen Sie gerne den ersten Teil dieser Reihe.