Wissensmanagement im Wandel

Wissensmanagement im Unternehmen bekommt durch den demografischen Wandel und das Ausscheiden der „Boomer“-Generation eine zentrale Bedeutung, um den Abfluss von Wissen zu minimieren und auch neues Wissen für alle zugänglich zu machen. Wie kann künstliche Intelligenz das firmeninterne Wissensmanagement unterstützen?

Die Situation

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bringen frische Ideen, zusätzliches Know-How und eigene Erfahrungen mit. Zweifellos ergeben sich daraus Chancen. Genauso unvermeidlich ist jedoch der Verlust von Wissen mit jedem ausscheidenden Mitarbeitenden. Angesichts der Tatsache, dass die geburtenstarken Jahrgänge der 60er Jahre in den Jahren 2020 bis 2030 in Ruhestand gehen, besteht für Unternehmen die anspruchsvolle Aufgabe, diesen Abfluss von Wissen zu minimieren, aktives Wissensmanagement zu betreiben. Studien („Die Besten bitte“, McKinsey) gehen davon aus, dass im öffentlichen Dienst bis 2030 jeder dritte Beschäftigte in Ruhestand geht.

Der demografische Wandel bedarf keiner zahlenbasierten Untermauerung, doch um seine Auswirkungen anschaulicher darzulegen, möchte ich dennoch zwei Zahlen nennen: Im Jahr 1964 wurden in Deutschland über 1,3 Millionen Kinder geboren, während es nur zehn Jahre später rund 800 Tausend waren – eine Abnahme um beinahe 40 Prozent.

Das Wissensmanagement

Nicht zuletzt vor diesem Hintergrund gewinnt das Thema Wissensmanagement wieder massiv an Bedeutung. Wissen sammeln, bewerten, anwenden, weiterentwickeln und mit Kolleginnen und Kollegen teilen sind zentrale Bausteine eines erfolgreichen Wissensmanagements. Dabei bestehen die folgenden zentralen Herausforderungen:

Fragmentierung

Wissensmanagement muss zentral organisiert und koordiniert werden. Sonst besteht die Gefahr, dass jede Abteilung ihr Wissen in einer Insel verwaltet. Übergreifende Zusammenhänge werden nicht erkannt und Synergien nicht genutzt. Auch, wenn es zu Widerständen führt, sollten individuelle Lösungen nur in Ausnahmefällen zugelassen werden.

Überalterung

Die zweite bedeutende Gefahr besteht in der Überalterung der Wissensbasis. Um eine valide Wissensdatenbank aufrechtzuerhalten, ist es unerlässlich, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und automatische Erinnerungen für die Überprüfung und Aktualisierung einzelner Wissenselemente einzurichten. Dies ist wesentlicher Bestandteil einer gelebten Wissenskultur, auch wenn es Zeit und finanzielle Ressourcen erfordert.

Mangelnde Akzeptanz

Wissensmanagement-Systeme profitieren von der kollektiven Intelligenz. Sie funktionieren nur dann optimal, wenn möglichst viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daran teilnehmen. Es gibt viele Gründe, warum Menschen ein solches System möglicherweise ablehnen – zum Beispiel aufgrund mangelnder Benutzerfreundlichkeit, ineffizienter Suche, der Angst vor dem Verlust von Ideen und Macht, dem hohen Aufwand bei der Erfassung und Pflege von Informationen oder Sicherheitsbedenken. Die höchste Motivation erzielen wir nicht durch Regelungen, sondern wenn deutlich wird, dass der Nutzen des Systems den Aufwand klar übersteigt.

Selbstlernende Systeme

Sie ist in diesen Tagen in aller Munde, die künstliche Intelligenz. Und sie soll in diesem Artikel natürlich auch nicht fehlen. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, was Systeme wie ChatGPT eigentlich leisten: Sie sammeln Wissen (aus dem Internet), strukturieren es auf geheimnisvolle Weise und können dann auf (nahezu) beliebige, in natürlicher Sprache gestellte Fragen antworten. Wie genial wäre es , wenn es solch ein System in Ihrem Unternehmen gäbe! Ein Roboter durchsucht ihr Intranet, ihre Protokolle, Dokumentationen, Emails und alle anderen gespeicherten Informationen, und kann dann auf die Fragen Ihrer Mitarbeiter antworten?

Man muss kein Prophet sein, um zu sehen, dass sich solche Systeme etablieren werden – trotz der unterschiedlichen Bedenken, die zu Recht bestehen: Wie kann ich mich vor Fehlinformationen schützen? Ist mein Arbeitsplatz in Gefahr? Wie können wir den Zugriff personenbezogen steuern (Datenschutz)? Was können wir die Wissensbasis gegen Diebstahl schützen? Diese Fragen sind bereits offenkundig und Entwickler, Politiker und Anwender sind dabei, Antworten darauf zu finden.

Und wenn solche Systeme marktreif sind…
Dann ist die strukturierte Ablage von Informationen, aus denen das System Wissen generiert, wichtiger als je zuvor! Die Qualität der Datenbasis wird maßgeblich über die Qualität der Antworten entscheiden. Wir dürfen gespannt sein auf die Entwicklungen der nächsten Monate.

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