Wenn KI die Prozessarbeit übernimmt – brauchen wir dann noch ein zentrales Prozessmanagement?

Künstliche Intelligenz (KI) ermöglicht es Fachbereichen zunehmend, Prozesse selbst zu analysieren, zu modellieren und zu verbessern. Damit gerät die bisherige Arbeitsteilung zwischen zentralem Prozessmanagement und Fachbereichen in Bewegung. Warum zentrale Prozessmanagement-Einheiten dadurch nicht überflüssig werden, sondern ihre Rolle grundlegend neu denken müssen, zeigt dieser Beitrag.

KI verändert die Arbeitsteilung zwischen zentralem Prozessmanagement und Fachbereich

Stellen wir uns einmal vor, ein Fachbereich könnte künftig einen großen Teil seiner Prozessarbeit selbst erledigen: Prozesse analysieren. Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen. Verbesserungsideen entwickeln. Prozessmodelle erstellen. Änderungen vorbereiten. Wissen zu einem Prozess verfügbar machen. Prozessschritte durch einen KI-Agenten ausführen lassen. Was würde dann eigentlich noch beim zentralen Prozessmanagement liegen?

Die Frage klingt zunächst vielleicht noch nach Zukunftsmusik. Aber wirklich weit entfernt ist diese Zukunft aus heutiger Sicht nicht mehr. KI kann heute bereits Aufgaben übernehmen, für die bisher Fachwissen, Methodenkenntnis und Unterstützung durch Spezialisten in Querschnittsfunktionen notwendig waren. Und mit agentischen Systemen verschiebt sich die Grenze noch weiter: KI kann nicht nur Antworten liefern, sondern zunehmend Aufgaben planen, Werkzeuge nutzen und mehrstufige Prozesse ausführen.

Damit verändert sich eine Frage, die das Prozessmanagement bereits seit Jahrzehnten begleitet: Was soll zentral passieren und was dezentral?

Zwischen Prozessmanagement 1.0 und Prozessen 4.0

Ich bin regelmäßig im Austausch mit der zentralen Prozessmanagement-Abteilung einer Bank. Wir diskutieren immer wieder einen interessanten Widerspruch. Sie haben ihr Prozessmanagement in den letzten Jahren grundlegend neu aufgestellt. Im Mittelpunkt standen dabei primär die Grundlagen: Prozesse dokumentieren, Transparenz schaffen, Verantwortlichkeiten klären und Risiken besser steuern. Alles notwendig und sinnvoll.

Gleichzeitig beschäftigt sich ihr Vorstand mit Prozessen 4.0, Process- und Task Mining, KI-Agenten und anderen Formen der Automatisierung. Die Erwartung ist klar: Da muss etwas passieren.

Aber für diese nächste Entwicklungsstufe wurden weder zentral noch in den Fachbereichen zusätzliche Ressourcen zur Verfügung gestellt. Damit treffen zwei unterschiedliche Logiken aufeinander: Zum einen der Aufbau eines Prozessmanagements, das zunächst für Ordnung, Transparenz und Absicherung sorgen soll. Zum anderen die Erwartung, mit KI schon den nächsten Entwicklungsschritt zu machen. Daraus ergibt sich eine interessante Frage, die derzeit immer mehr an Bedeutung gewinnt: Wie sollte man das Prozessmanagement künftig gestalten, wenn sich die Möglichkeiten der Prozessarbeit so stark verändern?

Denn wenn KI künftig mehr Prozessarbeit direkt in den Fachbereichen ermöglicht, lässt sich die bisherige Arbeitsteilung zwischen zentralem Prozessmanagement und Fachbereichen nicht einfach fortschreiben.

Verschiebung vom zentralen Prozessmanagement zum dezentralen

Die Verschiebung von zentral zu dezentral ist bereits in den Werkzeugen erkennbar.
Aktuelle Prozessmanagement-Plattformen bieten beispielsweise KI-gestützte Modellierung: Aus Textbeschreibungen, Bildern oder Tabellen können Prozessmodelle erzeugt werden. Prozesse lassen sich mit Hilfe von KI erfassen und modellieren (Speach-to-Process), Prozessinformationen lassen sich zunehmend in natürlicher Sprache abfragen, und KI kann Prozesswissen für weitere Anwendungen – bis hin zu KI-Agenten –verfügbar machen.

Damit wird aus einer theoretischen Möglichkeit eine praktische Frage: Wenn ein Fachbereich seinen Prozess beschreiben, daraus mit Unterstützung der KI ein Modell erzeugen und Prozessinformationen in natürlicher Sprache analysieren kann – welche Rolle sollte dann künftig ein zentrales Prozessmanagement übernehmen?

Die Antwort kann nicht einfach darin liegen, dieselben Aufgaben wie bisher künftig dezentral weiterzuführen. Denn KI verändert nicht nur die Effizienz dieser Aufgaben. Sie hat zunehmend das Potential, generell die Verteilung von Arbeit strukturell zu verschieben.

Bisher war es naheliegend, bestimmte Aufgaben beim zentralen Prozessmanagement anzusiedeln: Methodik entwickeln, Prozesse modellieren, Fachbereiche beraten, Standards setzen, Schulungen anbieten, Tools administrieren oder Informationen bereitstellen. Wenn diese Fähigkeiten leichter zugänglich werden, kann ein Teil davon näher an die eigentliche Prozessarbeit wandern. Das bedeutet allerdings nicht, dass zentrale Prozessmanagement-Einheiten überflüssig werden. Im Gegenteil.

Bewusste Gestaltung der Grenze zwischen zentralem und dezentralem Prozessmanagement

Eine aktuelle Untersuchung des MIT Center for Information Systems Research zeigt, wie wichtig eine bewusste Gestaltung von Entscheidungsrechten zwischen Menschen und KI wird. Die Autoren unterscheiden dabei unter anderem nach Risiko und Ambiguität einer Entscheidung. Je autonomer KI handelt, desto klarer muss festgelegt werden, wer entscheidet, wer handelt und wer für das Ergebnis verantwortlich ist.

Für das Prozessmanagement heißt das: Je mehr Prozessarbeit dezentral möglich wird, desto wichtiger wird die bewusste Gestaltung der Grenze zwischen zentral und dezentral.

Es wäre zu einfach, aus den neuen technischen Möglichkeiten abzuleiten: Dann geben wir die Prozessarbeit eben an die Fachbereiche. Denn Verantwortung lässt sich nicht einfach übertragen, nur weil Technologie Aufgaben leichter macht.

Dezentrale Verantwortung braucht mehrere Voraussetzungen gleichzeitig:

• Menschen müssen können, was von ihnen erwartet wird. Sie brauchen fachliche und methodische Fähigkeiten, um Probleme zu strukturieren, Lösungsideen zu entwickeln oder Verbesserungen umsetzen zu können.
• Sie müssen wollen. Verbesserungen müssen für sie einen erkennbaren Nutzen haben und als wesentliche Aufgabe verstanden werden.
• Sie müssen dürfen und sollen. Es muss klar sein, welche Verantwortung tatsächlich erwartet wird und welche Entscheidungen getroffen werden dürfen. Führung muss Veränderung unterstützen, statt sie nur zu verlangen.
• Und schließlich müssen sie praktisch handeln können. Dafür braucht es Zeit, Daten, Ressourcen, Werkzeuge und erreichbare Entscheidungen.

Gerade der letzte Punkt wird leicht unterschätzt. Eine Organisation kann einem Process Owner zwar die Verantwortung für einen Prozess übertragen. Wenn gleichzeitig Zeit oder Ressourcen fehlen oder bereichsübergreifende Zielkonflikte nicht entschieden werden können, bleibt diese Verantwortung weitgehend formal.

Es geht also um das Zusammenspiel von Können, Wollen, Dürfen/Sollen und situativer Ermöglichung. All diese Faktoren wirken zusammen. Mehr Qualifizierung hilft wenig, wenn die Rolle keinen Handlungsspielraum hat. Ein klares Mandat bringt wenig, wenn Zeit und Ressourcen fehlen.
KI kann das Können erweitern. Sie schafft aber nicht automatisch das Wollen, das Mandat oder die organisatorischen Voraussetzungen für wirksames Handeln. Was bleibt dann beim zentralen Prozessmanagement?

Zentrales Prozessmanagement: Gestalterin der Rahmenbedingungen für dezentrale Prozessverbesserung

Genau hier liegt die eigentliche Veränderung. Die Aufgabe einer zentralen Prozessmanagement-Einheit sollte künftig weniger darin bestehen, möglichst viel Prozessarbeit selbst zu erledigen. Ihre Aufgabe sollte stattdessen stärker darin liegen, die Bedingungen für gute dezentrale Prozessarbeit zu schaffen. Dazu gehören z. B. gemeinsame Leitplanken, Standards, Transparenz über Prozesse und Risiken, Unterstützung bei bereichsübergreifenden Fragen, Befähigung und geeignete Eskalationswege.

Und damit stellt sich für zentrale Prozessmanagement-Einheiten eine andere Frage: Welche Unterstützung braucht die Organisation von uns? Und welche Aufgaben sollen bewusst bei den Fachbereichen liegen?

Das kann auch bedeuten, das eigene Leistungsportfolio neu zu denken: Was muss zentral angeboten werden? Was kann als Self-Service funktionieren? Wo helfen Communities und Peer Learning? Und wo braucht es weiterhin spezialisierte Unterstützung?
Das zentrale Prozessmanagement wird damit nicht unwichtiger. Seine Rolle verändert sich. Es wird weniger zur zentralen Bearbeitungsstelle und stärker zur Gestalterin der Rahmenbedingungen für dezentrale Prozessverbesserung.

Vielleicht ist deshalb gerade jetzt ein guter Zeitpunkt, sich nicht nur zu fragen, wie KI ins Prozessmanagement kommt. Sondern auch: Welches Prozessmanagement wollen wir eigentlich, wenn KI bereits überall verfügbar ist?

Fazit

Künstliche Intelligenz verändert die Arbeitsteilung im Prozessmanagement, weil Fachbereiche zunehmend Aufgaben selbst übernehmen können, die bisher zentralen Prozessmanagement-Einheiten vorbehalten waren. Damit stellt sich die Frage, welche Aufgaben künftig dezentral erledigt werden sollten und welche weiterhin zentral gesteuert werden müssen. Doch KI allein schafft noch keine wirksame Prozessverbesserung: Mitarbeitende benötigen neben Kompetenzen auch Motivation, Entscheidungsbefugnisse und ausreichende Ressourcen.

Das zentrale Prozessmanagement wird deshalb nicht überflüssig, sondern entwickelt sich von einer ausführenden Einheit stärker zum Gestalter geeigneter Rahmenbedingungen für dezentrale Prozessarbeit. Organisationen sollten daher nicht nur überlegen, wie sie KI einsetzen, sondern auch, wie sie ihr Prozessmanagement künftig grundsätzlich aufstellen wollen.

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