Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Personalbemessung?

Auf die Frage, wann der richtige Zeitpunkt für eine Personalbemessung ist, kann man in epischer Breite antworten. Führt man zuerst eine Prozess- und Aufgabenkritik durch, so wie es bisher im Organisationshandbuch des Bundes des Bundesministeriums des Inneren/Bundesverwaltungsamt (Hrsg.) vorgegeben wird, oder nutzt man die Personalbemessung, um genau die Prozesse zu identifizieren, bei denen sich eine Optimierung lohnt?

Im Moment kommt noch die derzeitige Pandemie-Situation dazu, die die Frage nach dem geeigneten Zeitpunkt noch einmal interessanter macht.

Die Prozesse sind erhoben und dokumentiert, der Aufgabenkatalog ist erstellt, das Personalbemessungsprojekt steht in den Startlöchern. Doch dann kommt folgender Einwand: „Wir wollen mit der Erhebung lieber warten, bis wieder alles normal ist.“ Diesen Satz habe ich in den letzten Monaten oft gehört. Die Bedenken sind groß, dass die Ergebnisse der Personalbemessung durch die veränderten Arbeitsbedingungen verfälscht sein könnten. Die Erhebung kann ja immerhin nicht unter normalen Voraussetzungen durchgeführt werden.

Es ist fast schon müßig darüber nachzudenken, was eigentlich „normal“ war und wann dieser Zustand wieder erreicht werden wird. Was viele im Zuge ihrer Überlegungen allerdings außer Acht lassen ist der Aspekt, dass man durchaus ein paar positive Effekte dessen, was gerade als „nicht normal“ empfunden wird, in das alte „normal“ übernehmen könnte – oder glauben Sie daran, dass Ihre Arbeitswelt wieder so wird wie sie vorher war?

5 Hypothesen, die gerade jetzt für eine Personalbemessung sprechen

Folgende Zustände treffen wir momentan sehr häufig in Unternehmen an, in denen die Arbeit seit Ausbruch der Pandemie zu großen Teilen über mobiles Arbeiten oder im Home-Office verrichtet wird:

• Prozesse werden automatisch optimiert, da zum Beispiel häufiges Drucken, überflüssige Prüfungen sowie verzweigte und umständliche Informations- oder Genehmigungswege wegfallen.
• Die Verteilzeit im Home-Office ist kürzer. Die Ablenkungsmöglichkeiten durch Umfeld und Kolleg/innen fallen weg. Der schnelle Kaffee zum Austausch wird zwar vermisst, lässt die Verteilzeit aber deutlich sinken.
• Meetings und Informationsveranstaltungen finden online statt und sind effektiver und kürzer.
• Die Digitalisierung von vielen Prozessen hat enorme Geschwindigkeit aufgenommen.
• Ort- und Zeitabhängigkeiten lösen sich auf, anfallende Arbeiten können anders als vorher erledigt werden. Führung oder Weiterbildung sind zwei Beispiele dafür, wie sich Verhaltensweisen und Durchführung ändern müssen und können.

Darum sollten Sie genau jetzt den Personalbedarf Ihres Unternehmens berechnen

Die zuvor genannten Punkte sind die besten Grundvoraussetzungen für den Start eines Projektes. Wenn Sie jetzt eine Personalbedarfsermittlung durchführen, haben Sie die Chance, viele Optimierungsansätze zu entdecken, die vorher nicht denkbar gewesen wären. Sie können Informationen darüber sammeln, wie die neue Normalität aussehen wird. Angefangen von einer veränderten Bürokapazitätsplanung und einem optimierten Raum- und Flächenmanagement durch mobiles, flexibles Arbeiten bis hin zu vollkommen neuen digitalisierten Formaten in fast allen Bereichen eines Unternehmens. Auch Reisezeiten sind in vielen Unternehmen ein großer Zeit- und Kostenfaktor. Durch ihren Wegfall bzw. die starke Reduzierung ergeben sich ganz neue Möglichkeiten. Vielleicht gibt es bei Ihnen sogar die Möglichkeit, über eine Erhebung beide Arbeitsweisen miteinander zu vergleichen. Wenn ein Teil der Kolleg/innen im Home-Office arbeitet und ein anderer Teil im Büro, schaffen Sie eine hervorragende Ausgangssituation, um in die Analyse der Prozesse nach der Erhebung einzusteigen.

Veränderungen für die Personalbemessung sinnvoll nutzen

Viele Veränderungen finden gerade fast schon intrinsisch statt, nämlich ohne dass ein Projekt durchgeführt wird oder ausführliche Konzepte entwickelt werden, sondern aus eigenem Antrieb heraus, einfach um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Führen Sie nun eine Erhebung durch, erhalten Sie heute schon wertvolle Informationen darüber, wie die Arbeitswelt von morgen aussehen wird. Und hieraus ergibt sich der große Nutzen einer Personalbemessung in „unnormalen“ Zeiten: Mit ihrer Hilfe können Sie Veränderungen mit Zahlen und Daten hinterlegen, um sie dann zu analysieren. Mit den resultierenden Ergebnissen sind Sie in der Lage, die Strategie für die Zukunft Ihres Unternehmens abzuleiten.

Das Gute an der Situation ist, dass manche Vorgehensweisen, die jahrelang als vollkommen unumstößlich erachtet wurden, durch die veränderten Rahmenbedingungen jetzt endlich auf dem Prüfstand stehen, und dass Debatten, die in diesem Zusammenhang verstärkt geführt werden, nicht mehr verschwinden oder im Sande verlaufen werden. Oder glauben Sie, dass Sie 2021 genauso viele Businesshemden oder -blusen tragen werden wie 2019?

Erfahren Sie in unserem nächsten Blogartikel, warum eine Online-Beratung durchaus eine sinnvolle Alternative ist.