Investition in eine Revisionssoftware? 6 Anwender/innen berichten über Ihre Erfahrungen

Der Einsatz einer Revisionssoftware ist für die moderne Prüfungsarbeit unumgänglich. Vor einiger Zeit haben wir Ihnen bereits die Gründe dafür vorgestellt. Nunmehr haben wir auch zufriedene Anwender/innen zu diesem Thema interviewt und sie zu ihren Erfahrungen mit einer Software-Lösung in der Internen Revision befragt:

Entscheidung zur Einführung einer Revisionssoftware

ibo-Blog: Was waren die konkreten Anlässe, Beweggründe und Ziele für die Beschäftigung mit einer Revisionssoftware?

Christian Held: Unsere Interne Revision war im Jahr 2016 lediglich mit zwei Personen besetzt. Zu diesem Zeitpunkt betrug die Bilanzsumme der Raiffeisenbank ca. 750 Mio. Euro. Wir kamen mit unseren damaligen Lösungen und Vorgehensweisen schnell an unsere Grenzen. Es war notwendig, dass wir unsere Effizienz steigerten. Außerdem war keine nennenswerte Fortentwicklung mehr erkennbar.

Anja Pixa: Wir standen vor der Herausforderung, die Tätigkeiten in der Internen Revision zu digitalisieren, zu optimieren und zu automatisieren. Unsere Prozesse sollten sich grundlegend verbessern und effizienter werden. Wir waren auf der Suche nach einer Software-Lösung, die neben der Prüfungsplanung und -durchführung auch die Dokumentation von Jahres- und Mehrjahresplänen, das Controlling, das Follow-up und die Berichtsabstimmung abbilden kann.

ibo-Blog: Wie gestaltete sich Ihre Entscheidungsfindung?

Christian Held: Wir haben zu allererst Gespräche mit unserem bisherigen Software-Anbieter geführt, aber auch im Internet recherchiert und bekannte Interne Revisionen um ihre Erfahrungen befragt. Nach der Sammlung aller Informationen trafen wir eine Vorauswahl, bei der zwei Produkte in die engere Auswahl kamen. Mit diesen zwei Produkten beschäftigten wir uns dann noch etwas intensiver und besuchten insgesamt drei Banken, die die Tools bereits im Einsatz hatten. Bei der ibo Roadshow hatten wir außerdem die Möglichkeit, ibo QSR noch besser kennenzulernen und uns mit weiteren Anwender/innen auszutauschen.

Christoph Schacht: Wir haben über mehrere Jahre verschiedene Anbieter verglichen anhand eines selbst erstellten Anforderungsprofils. Nachdem wir uns näher mit der Revisionssoftware, ibo QSR, beschäftigt hatten, besuchten wir außerdem einen Referenzkunden, das Rechnungsprüfungsamt der Landeshauptstadt Potsdam, um uns ein Bild von der praktischen Anwendung zu machen.

Revisionstools ibo QSR und ibo Audit setzen sich durch

ibo-Blog: Was hat letztlich den Ausschlag für ibo QSR gegeben?

Michael Fenz: Uns haben vor allem die Kenntnisse der ibo-Mitarbeitenden über die Erfordernisse einer Bankenrevision überzeugt. Wir fühlten uns sehr gut aufgehoben und verstanden. Die Kundenstruktur bestätigte diesen Eindruck, denn viele mit uns zu vergleichende Banken vertrauten bereits auf ibo QSR. Letztendlich waren wir auch mit dem Preis-/Leistungsverhältnis sehr zufrieden.

Christoph Schacht: ibo QSR bietet uns zu allen Anforderungen, die wir hatten, eine passende Lösung: Prüfungsplanung und -durchführung, den „Prüfer/innenarbeitsplatz“ und Archivierung aller Daten inkl. Wissensdatenbank . Die persönlich Betreuung durch den Vertrieb und die Trainer von ibo gefielen uns vom Erstkontakt bis heute sehr gut.

Rollengerechtes Einstiegsprojekt von ibo QSR

ibo-Blog: ibo schlägt zur Einführung von ibo QSR ein rollengerechtes Einstiegsprojekt aus Workshops und Schulungen vor. Wie beurteilen Sie aus heutiger Sicht diese Vorgehensweise?

Christian Held: Der Workshop war unserer Meinung nach dringend notwendig, um eine gute Basis für die Arbeit mit ibo QSR zu schaffen. Es benötigt ein paar sinnvolle Grundeinstellungen, die am besten gemeinsam mit einem ibo-Trainer durchgeführt werden. Wir hatten bei dem Workshop sehr gute Lerneffekte. Alles Weitere erfolgte nach dem Prinzip ‚learning by doing‘. Nach einer gewissen Eingewöhnungszeit ist das Tool aber vergleichsweise intuitiv.

Christoph Schacht: Rückblickend war die Vorgehensweise im Einstiegsprojekt optimal. Wir waren in der Evangelischen Kirche in Deutschland Pilotanwender, sodass es im ersten gemeinsamen Workshop wichtig war, unsere Strukturen genau zu beschreiben. Zusammen mit dem Trainer von ibo besprachen wir dann, wie diese in ibo QSR einfließen können, denn immerhin haben wir weit über 1.000 Organisationseinheiten. Da ibo QSR eine Standardsoftware ist, konnten wir das Tool so am besten auf unsere individuellen Bedürfnisse anpassen. Abschließend waren alle Mitarbeiter innerhalb eines Tages dazu fähig, die Software zu bedienen.

ibo-Blog: Wie empfanden Sie die Qualität der Einführungsunterstützung im Hinblick auf die Trainer-Kompetenz und ibo im Allgemeinen?

Christian Held: Der Trainer von ibo, Herrn Stockamp, war sehr kompetent und ging individuell auf unsere Fragen ein. Unsere Wünsche wurden gemeinsam diskutiert und umgesetzt. Mit der Hotline haben wir nur gute Erfahrungen gemacht. Kurze Reaktionszeiten, auch auf E-Mails, gehören hier zum Service dazu. Insbesondere bei unserer Cloud-Umstellung stellte sich die Qualität nochmals heraus – ein Mitarbeiter nahm sich mehrere Stunden Zeit dafür, unser Problem zu lösen.

Christoph Schacht: Die Unterstützung durch ibo ist bis heute auf allen Ebenen (Vertrieb, Trainer, Hotline) wirklich super! Die Hotline reagiert mit Lösungen innerhalb eines Tages. Die Ansprechpersonen sind unaufdringlich, aber jederzeit für unsere Fragen verfügbar.

Vorteile und Nutzen im Einsatz von ibo QSR

ibo-Blog: Wie ist die Akzeptanz der Software im Kreise Ihrer Mitarbeiter/innen sowie der Organisation (beim Follow-up)?

Christian Held: Die Vielzahl an Funktionen erfordert bei den Mitarbeitenden in der Internen Revision eine gewisse Eingewöhnungszeit, zumal wir schon zweimal fusioniert haben. Dennoch ist die Software recht intuitiv in der Anwendung und ich habe noch keinerlei negative Rückmeldungen erhalten. Die Einführungsschulung ist sehr sinnvoll und trägt in hohem Maße zur Akzeptanz bei.

Christoph Schacht: Die Akzeptanz der Software ist sehr hoch. Alle beteiligten Mitarbeiter/innen sind begeistert vom Mehrwert und der Anwenderfreundlichkeit von ibo QSR. Wir schulen neue Mitarbeitende sogar selbst und machen diese an einem Tag tastenfertig.

ibo-Blog: In welchen Bereichen hat sich der größte Nutzen ergeben?

Michael Fenz: Bei uns hat sich der größte Nutzen in der Planung und Dokumentation auf Makro- und Mikroebene ergeben. Das betrifft das gesamte Prüfungsjahr und die gesamte Einzelprüfung.

Anja Pixa: Wir nutzen ibo QSR WebInfo für das Follow-up sehr intensiv. Dort ergibt sich für uns auch der größte Nutzen im Bereich der Maßnahmenerfassung, der Veröffentlichung dem Reporting über SQL und der anschließenden Aufbereitung der Daten für unser Reporting. Wir werden diese Aufgaben demnächst in ibo Audit Follow-up erledigen, da die Plattform zeitgemäßer ist und noch besser unseren Anforderungen entspricht. Außerdem sind wir froh, in ibo QSR unsere Planung, und Dokumentation der Prüfungsaufträge und Zeiten abbilden zu können. Wir sind stetig daran interessiert, Prozesse zu automatisieren und die Funktionen in ibo QSR vollumfänglich zu nutzen. Wir arbeiten laufend an unseren Prozessen und wollen diese digital gestalten, dazu nutzen wir – wenn möglich – auch Funktionen aus ibo QSR .

Zusammenarbeit mit ibo

ibo-Blog: Wie empfinden Sie die langfristige Zusammenarbeit mit ibo?

Michael Fenz: Die Zusammenarbeit mit ibo ist sehr angenehm, schnell und kompetent!

Christoph Schacht: Wir empfinden die Zusammenarbeit mit unseren Ansprechpersonen als sehr vorbildlich und empfehlenswert. Wir erhalten meistens schon innerhalb eines Tages eine kompetente Rückmeldung. Auch Sonderwünsche werden berücksichtigt und, wenn technisch möglich, in einem zukünftigen Release sogar für alle Anwender/innen umgesetzt.

Fazit zum Einsatz der Revisionssoftware ibo QSR

ibo-Blog: Welches Fazit ziehen Sie hinsichtlich des Einsatzes von ibo QSR (und ggf. ibo QSR-WebInfo / ibo Audit) aus dem Hause der ibo Software GmbH?

Michael Fenz: ibo QSR ist ein ausgezeichnetes Unterstützungstool, das in keiner Revision fehlen sollte und nicht mehr wegzudenken ist.

Christian Held: Bei ibo QSR handelt es sich um eine sehr gute Revisionssoftware von einem sehr guten Dienstleister. Das Tool wird laufend weiterentwickelt und auch wir entwickeln uns damit weiter. Mittlerweile sind wir sogar mit vier Personen in der Internen Revision beschäftigt. Es dauert eine Weile, das volle Potenzial auszuschöpfen, aber seitdem dieser Punkt erreicht ist, können wir uns die Arbeit ohne ibo QSR nicht mehr vorstellen.

Anja Pixa: ibo QSR hilft uns bei der täglichen Arbeit und insbesondere dabei, die aufsichtsrechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei den laufenden Weiterentwicklungen werden Anregungen aufgegriffen und umgesetzt.

Christoph Schacht: Wir haben nur ibo QSR im Einsatz, aber diese Entscheidung war für die Professionalisierung des Amtes, auch in Verbindung mit den dazugekommenen Außenstellen, genau die richtige und wir würden diese immer wieder so treffen.

Das ausführliche Interview zum Einsatz der Revisionslösungen, ibo QSR und ibo Audit Follow-up, können Sie sich auch in einem Video ansehen.