Maria-Theresia Müller nimmt uns mit ins „Haus der Prozesse“
Was passiert, wenn das eigene Bauchgefühl und die tatsächlichen Prozessdaten nicht zusammenpassen? Und wie lässt sich erkennen, ob Mitarbeitendenkapazitäten wirklich dort eingesetzt werden, wo sie den größten Nutzen stiften?
Diesen Fragen widmete sich Maria-Theresia Müller von der Sparkasse Trier in ihrem Impulsvortrag auf der iboCON 2026. Unter dem Titel „Reise in das Haus der Prozesse“ gab sie einen anschaulichen Einblick in ihre Erfahrungen mit der ibo Alea Personalbemessung PARES-Kompakt – und zeigte, wie aus Vermutungen belastbare Entscheidungsgrundlagen werden.
Mit dem Bild eines Hauses führte Frau Müller die Teilnehmenden Schritt für Schritt durch eine PARES-Erhebung: vom Fundament aus Organisation, Prozesslandkarte und Bemessungsgrößen über die Erfassung der tatsächlichen Tätigkeiten bis hin zu Modell- und Vergleichshäusern als Orientierung. So wird sichtbar, womit Mitarbeitende ihre Zeit tatsächlich verbringen – und nicht nur, in welcher Organisationseinheit sie laut Organigramm angesiedelt sind.
Besonders eindrucksvoll waren Ihre Praxisbeispiele. Etwa ein digitaler Vorgang, der trotz vollständiger elektronischer Bearbeitung ausgedruckt, mit einem handschriftlichen Deckblatt versehen und anschließend postalisch archiviert wurde. Oder die manuelle Bearbeitung von Pfändungen, obwohl längst eine technische Lösung zur Automatisierung verfügbar war. Beide Fälle verdeutlichten, dass die Ursachen auf struktureller Ebene lagen – in gewachsenen Prozessen, unklaren Schnittstellen und fehlender Kommunikation – und nicht im Engagement der Mitarbeitenden.
Eine zentrale Botschaft des Vortrags lautete daher: Wir suchen keine langsamen Menschen, sondern Strukturen, die Menschen langsam machen. PARES hilft dabei, solche Strukturen aufzudecken – ebenso wie Bereiche, in denen Kapazitäten tatsächlich fehlen oder demografische Risiken entstehen (können).
Dabei stellte Frau Müller klar: Personalbemessung bedeutet nicht automatisch Personalabbau. Es geht vielmehr darum, unnötige Tätigkeiten loszulassen und Zeit für die Aufgaben freizumachen, bei denen menschliche Erfahrung, Beratung und Kompetenz wirklich gebraucht werden. Oder, wie sie es formulierte: „Wir wollen Tätigkeiten loslassen – keine Menschen fallen lassen.“
Ihr Vortrag auf der iboCON 2026 zeigte eindrucksvoll, wie Prozess- und Personalentscheidungen durch Transparenz an Qualität gewinnen. Das „Haus der Prozesse“ ist dabei nie endgültig fertig: Es muss regelmäßig überprüft, angepasst und weiterentwickelt werden, damit es auch morgen noch trägt.
Sie interessieren sich für PARES-Kompakt und möchten mehr dazu erfahren:
- Was ist PARES-Kompakt?
- Wo kann PARES-Kompakt unterstützen?
- Wie wird ein PARES-Kompakt-Projekt erfolgreich durchgeführt?
Mehr dazu, lesen Sie im PARES-Blogartikel von Stefan Seiler von der Sparkassen Consulting GmbH.
Wenn Sie mehr rund um das Thema Personalbemessung erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen auch unsere weiteren Blog-Artikel. Dazu gehören beispielsweise „Personalbedarfsermittlung: 5 Hebel gegen Sparzwang“ sowie unsere Blog-Reihe „Ablauf einer Organisationsuntersuchung – Die 11 Phasen am Beispiel aus der Verwaltung erklärt“.
Darin geht es nicht nur um die Durchführung eines Personalbemessungsprojekts, sondern auch um den Umgang mit den gewonnenen Ergebnissen. Darüber hinaus zeigen wir, wie Sie die erhobenen Daten nutzen können, um zukunftsorientiert und ganzheitlich weiterzuarbeiten.
Zum Autor
Wo erleben Sie in Ihrer Organisation Abläufe, die Mitarbeitenden viele Ressourcen kosten und was müsste sich ändern, damit sie ihre Kapazitäten sinnvoller einsetzen können?
Schreiben Sie mir gerne einen Kommentar!
Stefanie Bäumner
Stefanie.Baeumner@ibo.de
Weiterführende Artikel
- PARES-Kompakt hilft Sparkassen bei einer nachhaltigen und zukunftsorientierten Personalplanung
- Ablauf einer Organisationsuntersuchung in 11 Phasen
- Personalbedarfsermittlung: 5 Hebel gegen Sparzwang
- Personalressourcensteuerung: Zukunftsgerichtet planen und handeln
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