Ablauf einer Organisationsuntersuchung – Die 11 Phasen am Beispiel aus der Verwaltung erklärt

Lernen Sie in dieser Blogreihe, wie eine professionelle Organisationsuntersuchung mit Personalbemessung strukturiert abläuft. Wir begleiten Sie durch die elf Phasen anhand eines praxisnahen, fiktiven Fallbeispiels aus einer deutschen Stadt und zeigen Ihnen, worauf es bei der erfolgreichen Umsetzung wirklich ankommt. Wir zeigen Ihnen: Professionelle Organisationsuntersuchungen sind gut investierte Zeit – mit messbarem Ertrag für Ihre Verwaltung.

Warum diese Reihe – gerade jetzt – für Sie wichtig ist: Sie arbeiten in einer Verwaltung und fragen sich, ob eine Organisationsuntersuchung mit Personalbemessung das Richtige für Sie ist? Sie möchten verstehen, worauf Sie sich einlassen? Sie brauchen Argumente, um Ihre Vorgesetzten, die Personalvertretung und Ihre Gremien zu überzeugen?

Was ist eine Organisationsuntersuchung?

Eine transparente Organisationsstruktur ist die Grundvoraussetzung für ein effizient agierendes, bürgerorientiertes Verwaltungssystem. Organisationsuntersuchungen sind systematische Betrachtungen von Organisationen oder Teilen davon mit dem Ziel, nach sorgfältiger Analyse ein Optimierungskonzept zur Aufgabenerfüllung zu erarbeiten. Gegenstand einer Organisationsuntersuchung sind insbesondere Aufgaben, Prozesse, Strukturen sowie der Personalbedarf.

Für Verwaltungen und Kommunen sind diese Untersuchungen besonders wichtig: Das Organisationshandbuch des BMI (Bundesministerium des Inneren) gilt als anerkannter Methodenstandard – auch wenn es für Kommunen nicht rechtsverbindlich ist. Viele Kommunen orientieren sich freiwillig daran, da es eine strukturierte, qualitätsgesicherte Vorgehensweise bietet.

Was sind die Ziele einer Organisationsuntersuchung?

Eine Organisationsuntersuchung verfolgt mehrere eng miteinander verzahnte Ziele:

• Transparenz schaffen: Aufgaben, Strukturen und Prozesse werden systematisch erfasst und sichtbar gemacht – als belastbare Grundlage für Entscheidungen.
• Effizienzpotenziale identifizieren: Doppelarbeiten, Schnittstellenprobleme und ineffiziente Abläufe werden aufgedeckt und gezielt adressiert.
• Personalbedarfe objektiv ermitteln: Weder Bauchgefühl noch politischer Druck – sondern methodisch fundierte Daten bestimmen, wie viele Mitarbeitende welche Aufgaben in welchem Umfang benötigen.
• Legitimation gegenüber Gremien und Politik: Stellenpläne und Organisationsentscheidungen werden auf eine nachvollziehbare, revisionssichere Datenbasis gestellt.
• Zukunftsfähigkeit sichern: Demografischer Wandel, Digitalisierung und neue gesetzliche Anforderungen erfordern eine Verwaltung, die ihre eigene Leistungsfähigkeit kennt und steuern kann.

Was ist der Unterschied zwischen Organisationsuntersuchung und Personalbemessung?

Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet – sie bezeichnen jedoch unterschiedliche, aufeinander aufbauende Konzepte.

Die Organisationsuntersuchung ist der übergeordnete Prozess: Sie analysiert eine Organisation in ihrer Gesamtheit – Aufgaben, Strukturen, Prozesse und Zuständigkeiten. Ihr Ziel ist ein umfassendes Optimierungskonzept.

Die Personalbemessung ist ein zentraler Bestandteil dieses Prozesses: Sie beantwortet die konkrete Frage, wie viele Personalkapazitäten für die erhobenen Aufgaben tatsächlich erforderlich sind. Sie setzt methodisch auf den Ergebnissen der Organisationsuntersuchung auf – ohne diese Grundlage wäre sie nicht mehr als eine gut begründete Schätzung.

Warum sollte eine Personalbemessung auf einer Organisationsuntersuchung basieren?

Eine Personalbemessung ohne vorherige Organisationsuntersuchung greift zu kurz. Wer nur zählt, wie viele Mitarbeitende heute welche Aufgaben erledigen, misst den Ist-Zustand – einschließlich aller Ineffizienzen, Doppelarbeiten und strukturellen Schwächen, die darin enthalten sind.

Erst die Organisationsuntersuchung schafft die Voraussetzung für eine valide Personalbemessung: Sie klärt, welche Aufgaben überhaupt zu erfüllen sind, wie die Prozesse dafür aussehen sollen und welche Strukturen den Rahmen bilden. Auf dieser bereinigten Grundlage setzt die eigentliche Personalbedarfsermittlung an – in dieser Blogreihe ab Phase 4: Aufgabenkatalog erstellen, wo Aufgaben systematisch erfasst und strukturiert werden, bis die Erhebung ab Phase 8 die quantitativen Daten liefert.

Eine Personalbemessung, die diesen Weg nicht geht, riskiert, den falschen Personalbedarf zu ermitteln – präzise gemessen, aber am falschen Objekt.

Warum Personalbemessung im öffentlichen Dienst unverzichtbar ist

Im öffentlichen Dienst stellt sich regelmäßig die Frage: „Wie viele Mitarbeitende benötigen wir, um unsere Aufgaben adäquat erfüllen zu können?“. Die Ursachen sind vielschichtig – sie können altersbedingt sein, durch neue gesetzliche Aufträge entstehen oder aus Digitalisierungsanforderungen resultieren. Die Antwort fällt nicht leicht: Sie erfordert eine methodisch fundierte,nachvollziehbare Analyse, die über pauschale Schätzungen oder Einzelfallentscheidungen hinausgeht.

Personalbemessung im öffentlichen Dienst ist weit mehr als eine Zählung von Stellen. Sie ist ein strategisches Steuerungsinstrument – mit klaren Anforderungen:

• Ressourcenorientierung statt Spardiktat: Es geht nicht darum, Stellen zu streichen, sondern darum, den tatsächlichen Bedarf objektiv zu ermitteln – als Grundlage für faire und nachvollziehbare Entscheidungen.
• Mitbestimmung als Notwendigkeit: Die Personalvertretung ist einzubinden. Die konkreten Mitbestimmungsrechte regeln die jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetze.
• Revisionssichere Dokumentation: Ergebnisse müssen nachvollziehbar, vollständig dokumentiert und belastbar sein – sie bilden die Grundlage für Stellenplanänderungen und politische Entscheidungen.
• Politisch-strategische Relevanz: Stellenpläne sind kein internes Verwaltungsdetail – sie werden in Gremien diskutiert, vom Rat beschlossen und öffentlich verantwortet.
• Vertrauen als Erfolgsfaktor: Eine Personalbemessung gelingt nur, wenn alle Beteiligten – Führungskräfte, Mitarbeitende, Personalvertretung – den Prozess als transparent und fair erleben.

Genau das macht professionelle Begleitung unverzichtbar. Eine Organisationsuntersuchung in der Verwaltung ist nicht „einfach mal nebenbei“ durchzuführen – sie erfordert Zeit, Methodik und vor allem: das Vertrauen aller Beteiligten.

Ziele einer Personalbemessung

Das Hauptziel liegt in der objektiven Bestimmung des aktuellen und zukünftigen Bedarfs an personellen Kapazitäten. Die Planung dieser Kapazitäten löst in Organisationen häufig Unbehagen und Ängste bei den Mitarbeitenden aus. Daher ist es umso wichtiger, dass eine Personalbemessung durch ein Höchstmaß an Transparenz für hohe Akzeptanz und Vertrauen sorgt. Die Ermittlung des Personalbedarfs erfolgt mithilfe möglichst objektiver und verlässlicher Kriterien, um die anvisierten Schritte/Projektphasen effizient und effektiv durchführen zu können.

Insbesondere in Zeiten, in denen die öffentliche Verwaltung die Auswirkungen des demografischen Wandels und von zunehmenden Anforderungen beispielsweise durch Digitalisierung zu spüren bekommt, wird die Personalbedarfsermittlung zum zentralen strategischen Steuerungsinstrument.

Eine gut durchgeführte Personalbemessung verfolgt mehrere wichtige Ziele:

• Legitimation: Stellenpläne durch objektive Daten begründen – kommunalrechtlich verankert im Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (z. B. Art. 61 BayGO, § 75 GO NRW)
• Optimierung: Prozessabläufe hinterfragen und verbessern; Effizienzpotenziale erkennen
• Akzeptanz: Transparenz für hohe Mitarbeitendenzufriedenheit und Vertrauen
• Fairness: Gleiche Aufgaben = gleiche Personalausstattung (Vergleichbarkeit zwischen Behördenteilen)
• Zukunftssicherung: Handlungsempfehlungen für veränderte Arbeitssituationen und demografische Entwicklungen
• Dokumentation: Revisionssichere Grundlagen für Fortschreibung und kontinuierliche Personalressourcensteuerung

Die Phasen einer Organisationsuntersuchung mit PBE

Eine professionelle Organisationsuntersuchung mit Personalbemessung folgt einem bewährten Phasenmodell, das auf langjähriger Erfahrung in Verwaltungen, Unfallversicherungsträgern und Sozialversicherungen basiert. Der Ablauf eines solchen Projektes gliedert sich in 11 aufeinander folgende Phasen.

Wir begleiten Sie durch alle elf Phasen anhand der fiktiven Stadt ibodorf. In unserem Beispielprojekt stellen wir eine realistische Situation dar, die vielen Verwaltungen auf Kommunal-, Landkreis- oder Länderebene bekannt vorkommen wird. Sie lernen:

• Die Beteiligten eines solchen Projekts und ihre unterschiedlichen Perspektiven und Sorgen kennen
• Welche methodischen Entscheidungen zu treffen sind und warum diese entscheidend sind
• Wie die Erhebung praktisch durchgeführt wird – mit digitaler Unterstützung und Datenschutz
• Wie man Ergebnisse interpretiert und Optimierungspotenziale erkennt
• Wie die Umsetzung gelingt – mit voller Personalvertretungs-Akzeptanz
• Wie die fortlaufende Personalressourcensteuerung Ihre Verwaltung zukunftssicher macht

Der Ablauf am Beispiel erklärt

• Phase 1: Auslöser
• Phase 2: Methodik und Voraussetzungen
• Phase 3: Organisation und Zuständigkeiten
• Phase 4: Aufgabenkatalog
• Phase 5: Berechnungsgrundlagen
• Phase 6: Verfahren und Software für die Erhebung
• Phase 7: Implementierung der Software
• Phase 8: Durchführung der Erhebung
• Phase 9: Aufgabenkritik
• Phase 10: Realisierung und Umsetzung
• Phase 11: Einführung und Verstetigung

Ausblick

Abschließend stellen wir Bonus-Beiträge zur Lessons-Learned-Analyse und einer Empfehlung für die nächsten Schritten zur Verfügung – insbesondere zur fortlaufenden Personalressourcensteuerung als strategisches Steuerungsinstrument. 

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