Wie sieht die Zukunft der Organisation von Verwaltungen aus?

Wo geht die Reise hin, wo steht sie in 5 Jahren?

Können wir die Zukunft wirklich voraussagen? Nein. Wir wissen nicht, was in fünf Jahren kommen wird. Was wir jedoch wissen, ist, dass Entwicklungen schneller voran gehen, wir mehr Erfahrungen in kürzerer Zeit sammeln und uns immer mehr Informationen zur Verfügung stehen werden. Jede Organisation (Unternehmen, Behörden, Non-Profit-Organisationen, Hochschulen und viele mehr) geht damit anders um. Wenn wir nun die Aufgaben in den Verwaltungen und Behörden genauer betrachten, dann ist nicht die Digitalisierung die große Herausforderung, sondern die Entwicklung selbst. Warum ist das so? Lassen Sie mich auf drei Entwicklungsfelder eingehen: Technologie, Zusammenarbeit und Vernetzung.

Technologie

Viele Verwaltungen arbeiten daran, die elektronische Akte einzuführen, die eAkte. Doch der Begriff selbst ist eigentlich irreführend. Im Grunde geht es um die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems – DMS. Hier werden alle wichtigen Dokumente zu einem Vorgang/Prozess abgelegt, um ein Ergebnis zu erarbeiten. Wenn wir es genauer betrachten, dann gibt es derartige DMS bereits an vielen Stellen in der Verwaltung. Nur jetzt werden die Systeme auch für die Kernprozesse eingeführt. Der Knackpunkt liegt jedoch beim Umdenken. Weg von der Papierakte, hin zur digitalen Verwaltung der erforderlichen Informationen. Das ist ein Veränderungs- und insbesondere Lernprozess. Hier steckt viel Entwicklungspotenzial, um die Beschäftigten von Anfang an mit einzubinden. Viele Menschen haben an dieser Stelle Bedenken. Nicht vor der Digitalisierung selbst, sondern dass die Einführung und Entwicklung erfolgreich verlaufen wird. Das permanente und schrittweise Weiterentwickeln von Softwareanwendung ist eher ungewohnt und führt oft zu Frustration. Diese Frustration wird aus meiner Sicht falsch interpretiert. Werden die Menschen von Beginn an eingebunden, dann entstehen ein Verständnis und die Akzeptanz für den fortwährenden Entwicklungsprozess.

Wie ist das richtige Vorgehen?

Im besten Falle sollte die Einführung von neuen Technologien durch folgende Fragestellungen und in der Reihenfolge begleitet werden: Was will ich anpassen, ändern oder erreichen? Wie wollen wir vorgehen? Welches Tool, welche Technologie kann uns dabei unterstützen. In der Praxis ist es oft leider anders herum.

Doch die beste Technologie kann oft nicht weiterhelfen, wenn es komplex wird. Komplexität entsteht immer dann, wenn wir Menschen interagieren. Kommunikation ist nicht umsonst die Königsdisziplin. Funktioniert sie gut, dann läuft’s. Ist sie schlecht, dann läuft‘s eben nicht. Jetzt kommt es noch darauf an, wie die Kommunikation abläuft. Auf Augenhöhe oder von oben herab. Das ist der kleine, jedoch entscheidende Unterschied. Ist die Augenhöhe nicht vorhanden, dann ist Unzufriedenheit, Demotivation und vielleicht Missstimmung das Ergebnis. Das ist keine gute Basis für eine künftige, kreative und erfolgreiche Zusammenarbeit.

Die große Herausforderung ist es daher, die Menschen wieder mehr in den Mittelpunkt zu rücken und die erforderlichen Kompetenzen für die Teilhabe an der Digitalisierung weiter zu entwickeln.

Gute Zusammenarbeit wird heute immer wichtiger.

Irgendwie schwingt die Digitalisierung in der heutigen Zeit immer mit. Die einen fragen, wann kommt sie denn. Die anderen wundern sich nur und sagen, das ist doch ein alter Schuh. Jetzt mal ganz ehrlich, worum geht es eigentlich bei der Digitalisierung? Geht es um schnelle Mobilfunknetze oder den Breitbandausbau? Geht es um möglichst viele digitale Tools? Oder geht es um den gläsernen Menschen? Viele sind sich einig: es geht um uns. Um uns Menschen. Und wenn es um die Digitalisierung in der Arbeitswelt geht, dann geht es um Netzwerke, Beziehungen und Partnerschaften. Diese drei Punkte sind doch genau das, was eine moderne Arbeitswelt auszeichnet und die Basis für eine gute Zusammenarbeit.

Es kommen immer mehr Entwicklungen in kürzerer Zeit. Doch das was heute passiert, setzt voraus, dass sich die Beschäftigten damit auseinandersetzen. Hier kommt die lernende Organisation ins Spiel. Was haben die Beschäftigten in der Verwaltung in den letzten Jahren gelernt? Wie viel können und dürfen sie sich einbringen? Wie viel Kreativität wird zugelassen? Wird offen mit neuen Ideen und Fehlern umgegangen? Wie transparent werden Entscheidungen und deren Weg gemacht? Haben alle Beschäftigten Klarheit, wo der Weg hingeht? Wie werden Führung und Werte definiert und gelebt? All das hat viel mit der vorhandenen Unternehmenskultur zu tun. Wenn die Unternehmenskultur mit all ihren Facetten ein förderliches Umfeld bietet, dann werden sich auch die Menschen einbringen und die Verwaltung weiterentwickeln. Das setzt jedoch voraus, dass insbesondere die Führungsspitze mitzieht und mit gutem Beispiel vorangeht.

Zusammenarbeit neu denken

Ich werde in der letzten Zeit oft gefragt, wie ich Menschen für eine Zusammenarbeit, für ein Projekt oder einem freiwilligen Engagement gewinnen kann. Meine Antwort lautet: „Mach die Zusammenarbeit so toll, dass ein tiefes Gefühl der Verbundenheit entsteht. Wie du es erreichst, hängt ganz von Dir und den interagierenden Menschen ab. Was sind deine Werte? Wie möchtest du, dass andere mit dir umgehen? Was erwartest du von der Kommunikation. Wann entsteht bei dir Vertrauen? Was fördert deine Motivation? Was bist du bereit zu geben?“ Am Ende des Tages kommt es immer auf das „Wie“ an. Voraussetzung dafür ist, Zusammenarbeit neu zu denken. Wenn es nun darum geht, die Zusammenarbeit weiterzuentwickeln, dann betrachten Sie es einfach als ein neues Betriebssystem für Ihr Umfeld und sich selbst. Wie dieses Betriebssystem aussehen kann, lesen Sie in dem dazugehörigen Blogartikel.

Was hat das nun mit der Entwicklung einer Verwaltung zu tun?

Jede Menge. In einer Verwaltung arbeiten viele Menschen, die sich Tag für Tag einbringen. Es geht darum, was wir heute für unseren Bürger oder unsere Kunden tun können. Das setzt voraus, dass in den Verwaltungen wieder mehr Spielraum vorhanden ist. Das kann eine Verwaltung erreichen, indem die Prozesse und die Art und Weise der Zusammenarbeit auf den Prüfstand gestellt werden. Es geht nicht darum, alles auf den Kopf zu stellen oder an irgendwelchen Stühlen zu sägen. Es geht darum, die Verwaltung fit für die Zukunft zu machen. Und das fängt bei den Menschen und deren Zusammenarbeit an.

Wenn wir nun die Agilität ins Spiel bringen, dann bieten die 12 agilen Prinzipien einen sehr guten Handlungsleitfaden und geben einen möglichen Rahmen vor. Diesen Rahmen ernsthaft anzugehen und anzunehmen ist eine Herausforderung, die ein Prozess des Umdenkens erfordert. Aus meiner Sicht wird insbesondere die Umsetzung des 10. Prinzips spannend werden: Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell. Das bedeutet zu hinterfragen, ob das was wir tun, wirklich Sinn ergibt und einen Mehrwert bzw. Nutzen für den Kunden erzielt. Als konkrete Maßnahme würde es bedeuten, weniger zu verwalten und mehr Interaktionen mit den Individuen. Das bedeutet gelebte Agilität anhand von kontinuierlichen Prozessverbesserungen.

Vernetzung

Insgesamt werden die Menschen vernetzter arbeiten, innerhalb und außerhalb der Verwaltung, entlang der jeweiligen Prozesse und nicht mehr an den Abteilungsgrenzen. Hier ist die abteilungs- und behördenübergreifende Zusammenarbeit ein wichtiges Element. Übertragen auf die Agilität in der Praxis einer Verwaltung bedeutet das, Erfahrungen in crossfunktionalen Teams zu sammeln. Ein Beispiel dafür ist, ein Sachverhalt, Thema oder Projekt crossfunktional anzugehen. Das bedeutet nicht, den Vorgang von Abteilung zu Abteilung zu schieben, sondern gemeinsam und gleichzeitig daran zu arbeiten. Gleiches gilt bei der Einbindung von Interessensvertretern. Durch das vernetzte Arbeiten werden wichtige Erfahrungen gesammelt, die für die kommenden Themen und für die weitere Entwicklung wichtig sind. Die Erfolgsfaktoren dabei lauten: gute Beziehungen, partnerschaftliche Zusammenarbeit und Kommunikation auf Augenhöhe.

Fazit: Wie organisieren sich Verwaltungen in Zukunft?

In Verwaltungen steckt jede Menge Potenzial. Das zeigen die viele Initiativen, Barcamps, Meetups, Plattformen, Netzwerke und die tollen Praxisberichte auf unseren Konferenzen Agile Verwaltung in Ettlingen und Berlin. Unsere Konferenzen sind geprägt von der gemeinsamen Vision, dass Verwaltungen schon lang nicht mehr altbacken und verstaubt sind. Das zeigt die Art und Weise, wie die Teilnehmenden die Themen annehmen und mit Lust, Spaß und Hingabe die Konferenzen mitgestalten.

Wie sieht die Zukunft der Organisation von Verwaltungen aus? – Wo geht die Reise hin, wo steht sie in 5 Jahren? Wenn ich das wüsste. Eines ist gewiss, in den Verwaltungen ist etwas in Bewegung. Sie werden dynamischer und aufgeschlossener agieren und sich den Herausforderungen stellen.

Mehr zum Thema Organisationsentwicklung haben wir auf unserer Homepage für Sie zusammengefasst.