Nach der Projektplanung beginnt eine ruhige Zeit für den Projektleiter…
…wohl kaum…
Nach erfolgreicher Projektplanung sind die Arbeitspakete an die Projektmitarbeiter verteilt. Der Projektleiter wird jetzt dennoch nicht arbeitslos, denn nun beginnt die primäre Aufgabe: Kurs halten während des Projektverlaufs. Viele Projektleiter nehmen diese wichtige Funktion tagtäglich automatisch wahr, ohne genau zu wissen, dass es sich hierbei um Controlling-Funktionen handelt z.B. errechnet der Projektleiter aus Stundenaufschreibungen eine Überschreitung der geplanten Personalkosten oder erfährt im Kantinengespräch von der wahrscheinlichen Absage zweier fest eingeplanten Projektmitarbeiter. Ob es gelingt Kurs zu halten, hängt nicht nur von den Schritten der Diagnose und Steuerung ab: Die Wirksamkeit der Maßnahmen, die Qualität der Steuerungsinformationen und die Verlässlichkeit von getroffenen Vereinbarungen werden wesentlich von der Projektkultur und der Form der Führung und Zusammenarbeit im Unternehmen geprägt. Es sind nicht damit nicht einfach nur Techniken der Diagnose und Steuerung, die anzuwenden sind. Besonders beim Kurs halten wird die Ganzheitlichkeit des Projektmanagements deutlich.
Inhalte der Projektdiagnose
Im Verlauf der Projektdiagnose sind für den Projektleiter alle Inhalte relevant, die im Rahmen der Projektplanung festgelegt wurden. Denn es gilt:
- Keine Planung ohne Diagnose und Steuerung.
- Keine Diagnose und Steuerung ohne Planung.
- Plane nur das, was du auch kontrollieren wirst.
Im Vordergrund des Interesses stehen gemäß dem magischen Dreieck die Punkte „Termine- Kosten- Ziele/Qualität“ sowie die Leistungsbereitschaft der Projektmitarbeiter. Wie in einem Cockpit sind mehrere Anzeigen für den Projektleiter wichtig, um sein Projekt beurteilen zu können. Der Beobachtungsschwerpunkt wird sich jedoch bei wechselnden Rahmenbedingungen im Projektverlauf ändern. Dies erfordert auch, häufiger hinter eine Anzeige zu schauen, tiefergehende Informationen einzuholen und Abhängigkeiten zwischen den dargestellten Werten zu ergründen.
Abbildung: Cockpit: Wichtige Inhalte der Projektdiagnose
Auch Steuerungsmaßnahmen wirken sich immer auf alle Aspekte aus. Eine einseitige Konzentration auf Termine oder Kosten legt falsche Entscheidungen nahe. Da inhaltliche Verbindungen zwischen den Projektaufgaben bestehen, reicht eine isolierte Betrachtung einzelner Arbeitspakte nicht aus. Es sollte immer versuchte werden, die Abhängigkeiten zu anderen, zukünftigen Arbeitspakten zu ermitteln.
Wie häufig der Projektleiter das Projekt überwacht hängt vom Projektverlauf ab:
- Sind kritische Situationen aufgetreten?
- Wurden neue Projektmitarbeiter eingearbeitet?
- Sind vielleicht Projektkrisen eingetreten?
Der Projektleiter sollte bei der Festlegung der geeigneten Frequenz nicht nur externe Vorgaben und den erforderlichen Aufwand beachten, sondern sich auch der Wirkung auf die Teammitglieder bewusst sein. Schnelles Reagieren ist oft wichtiger als auf spät vorliegende Informationen zu warten.
Organisation der Ist-Datenerfassung
Anhand des Controlling-Cockpits legt der Projektleiter fest, welche Ist-Daten er über den Projektverlauf wie oft und wie detailliert benötigt. Die Gliederungstiefe der Rückmeldeinhalte hängt vom Aufbau des gewählten Projektstrukturplans und den angewendeten Methoden zur Erfassung der Ist-Daten ab.
Techniken der Projektdiagnose
Der Projektleiter erhält eine Fülle von Informationen über den Projektverlauf, die gesichtet, geordnet, dem Plan gegenübergestellt, ausgewertet und analysiert werden müssen. Hierbei helfen dem Projektleiter eine Reihe von Techniken, die nach dem Gesichtspunkten Controlling-Inhalten und Zeitbezug unterschieden werden können. Alle Techniken basieren auf einer realistischen Feststellung des tatsächlichen Projektverlaufes. Hierzu müssen Informationen erhoben werden, Rückmeldungen geregelt sein sowie Qualitätsprüfungen mit Reviews, Tests und Audits stattfinden. Für den Projektleiter kommt es darauf an, den für sein Projekt passenden Mix aufzubauen und in Form eines „Cockpit-Controllings“ seine Messinstrumente festzulegen und anzuordnen. Eine Übersicht über mögliche Techniken der Projektdiagnose finden Sie in der Grafik.
Abbildung: Techniken der Projektdiagnose im Überblick
Fazit
Projekte auf Kurs zu halten umfasst ganzheitliches Projektmanagement-Wissen. Bereits in der Planung muss sich der Projektleiter mit der Frage beschäftigen, welche Daten wichtig sein werden, um das Projekt später auf Kurs zu halten. Jedes Projekt erfordert vom Projektleiter die Festlegung eines projektspezifischen Controlling-Cockpits, in dem sich im Projektverlauf Änderungen ergeben können. Beim Einsatz von Steuerungstechniken sollten wir uns immer auch Gedanken über die Wirkung auf die Projektbeteiligten machen.
Die Diagnose von Daten ist die Grundvoraussetzung, um daraus Steuerungsmaßnahmen abzuleiten. Oft ist es wichtig schnell zu reagieren, als erst auf alle vollständigen Informationen zu warten. Dennoch sollten wir als Projektleiter immer bestrebt sein unsere Entscheidungen für Steuerungsmaßnahmen auf Grund fundierter Diagnoseergebnisse zu treffen! In diesem Sinn viel Erfolg für die Steuerung Ihrer nächsten Projekte.
Abbilungen aus ibo Schriftenreihe Ganzheitliches Projektmanagement