Prozessbeschreibungen, Dokumentationen, Aufgaben und Übersichten sind wichtige Instrumente für Prozessbeauftragte, um die Unternehmensabläufe zu modellieren. Doch auch die Transparenz und die Detailtiefe spielen darin eine wichtige Rolle, wenn man reibungslose und effiziente Prozesse erstellen möchte. Wir zeigen Ihnen, mit welchen Mitteln adressatengerechte Prozesse erstellt und alle Prozessbeteiligten mitgenommen werden.
Klarheit schafft Wirkung
Viele der Missverständnisse in Projekten und internen Abläufen entstehen durch eine unklare Prozessdokumentation. Oft wird vergessen, dass gute Prozesse alle Mitarbeitenden adressieren sollten, nicht nur die Expert:innen. Die Formulierungen und die Informationsmengen müssen zweckdienlich sein, damit Prozesse für alle verständlich sind.
Adressatengerechte Prozesse
Adressatengerechte Prozesse beschreiben Arbeitsschritte in klarer Sprache in der erforderlichen Detailtiefe und liefern konkrete Aufgaben und Entscheidungswege. Die richtige Flughöhe schafft gleichzeitig die Basis für optimale Ergebnisse.
Von der Prozesslandkarte über den End-2-End-Prozess zum BPMN-Diagramm: für die unterschiedlichen Prozessbeteiligten gibt es die passende Flughöhe auf der Makro- oder auf Mikroebene. Es gilt: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Wie man die geeignete Detailtiefe automatisch findet
Durch die Verwendung einer passenden Software-Anwendung können Sie die Prozessbeschreibungen automatisch generieren und die Übersicht der Prozesse durch die Verteilung von Rollen und Rechten steuern. Mit ibo Prometheus haben Sie ein Prozessmanagement-Tool, das Sie bei adressatengerechten Prozessen umfassend unterstützt und für mehr Klarheit in der Organisation sorgt. Die integrierte KI von ibo Prometheus hilft Ihnen unter anderem dabei, die passenden Prozess- und Folgeelemente zu erstellen, Arbeitsabläufe zu erzeugen und Arbeitsanweisungen mit dem nötigen Detailgrad zu formulieren.
Sprechen Sie uns gerne auf Ihre individuelle Sicht an. Wir freuen uns darauf.
Zum Autor
Sie möchten die Funktionen in ibo Prometheus direkt ausprobieren oder haben Fragen dazu?
Dann melden Sie sich gerne bei Ihrem Ansprechpartner bei ibo oder direkt bei mir:
Dirk Kalbfleisch
Leiter Vertrieb ibo Prometheus
E: dirk.kalbfleisch@ibo.de
T: +49 641 98210-806
FAQ
Adressatengerecht bedeutet, dass Inhalte so aufbereitet werden, dass sie dem Informationsbedarf der jeweiligen Zielgruppe entsprechen – weder zu allgemein noch zu detailliert. Dadurch wird die Prozessdokumentation effizienter nutzbar.
Welche Rollen und Rechte in ibo Prometheus vergeben werden können, kommt ganz darauf an, welche Rollen Sie erstellen und welche Rechte Sie damit verknüpfen.
Typischerweise gibt es Rollen wie Betrachter, Bearbeiter, Prozesseigner, Freigebender und Administrator. Über die Rechteverwaltung wird festgelegt, wer Prozesse lesen, bearbeiten oder freigeben darf.
KI-generierte Inhalte dienen als Unterstützung. Sie sollten stets geprüft, fachlich bewertet und bei Bedarf angepasst werden, bevor sie veröffentlicht oder in den operativen Betrieb übernommen werden.
Die Prozessmanagement Software ibo Prometheus unterstützt verschiedene Sichten auf Prozesse:
– Prozesslandkarte (Makroebene): Überblick über Prozessfamilien und Schnittstellen
– End-to-End-Prozess (Mesoebene): zusammenhängende Prozesskette über Abteilungsgrenzen hinweg
– BPMN-Modell (Mikroebene): detaillierte Darstellung mit Rollen und Systemen
– Arbeitsanweisungen: Beschreibung einzelner Prozessschritte für die operative Umsetzung