KI-Unterstützung in ibo Prometheus

Geschäftsprozesse smart modellieren

Wer, wie was – an alles gedacht? Prozesse einfacher modellieren, schneller Ergebnisse erzielen – dank der KI-Integration in ibo Prometheus wird Geschäftsprozessmanagement spürbar einfacher. Im Mai 2025 veröffentlichen wir die erste Prometheus-Version mit integrierter KI-Unterstützung. Wer kann welche Funktionen wie nutzen und was ist sonst noch wichtig? Dies und mehr zu den Inhalten erfahren Sie jetzt.

Wer kann die KI-Funktionen nutzen und wie aktiviert man sie?

Die integrierte KI-Unterstützung kann von allen Anwendern unserer Prozessmanagement-Software ibo Prometheus verwendet werden. Die Freischaltung erfolgt über die technischen Verantwortlichen bzw. Administratoren des Unternehmens.

API-Schlüssel vom KI-System

Im ersten Schritt generieren Sie über Ihren Account z.B. bei OpenAI einen API-Schlüssel. Den API-Schlüssel vom KI-System geben Sie nun in der iboConsole ein, um ibo Prometheus mit der Künstlichen Intelligenz zu verbinden.

KI-Funktionen freischalten

Im zweiten Schritt legen Sie in der Verwaltung-App in den Optionen auf der Seite Externe Tools fest, in welchen Bereichen Sie die Unterstützung durch KI einsetzen wollen. Anschließend müssen Sie in der Verwaltung-App für die Benutzer bzw. Gruppen auf der Seite Rechte > Externe Tools die Berechtigungen vergeben. Standardmäßig stehen die Rechte für Externe Tools auf unbestimmt – de facto bedeutet das „Kein Zugriff“.

Welche KI-Funktionen stehen in ibo Prometheus zur Verfügung?

Mit der KI in ibo Prometheus können Sie sich z.B. im Einkaufsprozess automatisch Risiken vorschlagen lassen – von Lieferverzögerungen bis Qualitätsmängeln. So sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler.

Die KI-Funktionen können Sie für das Management Ihrer Geschäftsprozesse in ibo Prometheus in vielen Kontexten nutzen.

• Prozess mit KI-Unterstützung erstellen
• Prozess aus Prozesselement erstellen (auch Prozesslandkarte)
• Checkliste zu einem Aufgabenelement erstellen
• Risiken zu einem Prozesselement vorschlagen
• Kontrollen zu einem Prozesselement erstellen
• Folgeelement für ein Prozesselement vorschlagen
• Silbentrennungen
• Übersetzungen
• Frage zum Workflow
• Frage zum ProcessRun

Wie kann man die KI-Unterstützung nutzen?

Sie können die KI-Unterstützung beim Erstellen von neuen Prozessen nutzen. Wenn Sie eine möglichst genaue Beschreibung des Prozesses eingeben, erstellt ibo Prometheus im Browser daraus wahlweise einen ibo-Standard- oder BPMN-Prozess. Der Prozess ist ein möglicher Vorschlag, den Sie anschließend prüfen und ggf. an Ihre eigene Prozess-Realität anpassen. Aber auch in bestehenden Prozessen können Sie die Unterstützung einsetzen. Zum einen können Sie eine zusammenfassende Einleitung zum Prozess schreiben lassen. Zum anderen können Sie die KI einsetzen, um die Prozessdokumentation in BPMN oder ibo Standard in eine Arbeitsweisung umzuformulieren. Außerdem können Sie Fragen zum Prozess stellen.

Darüber hinaus kann die KI-Unterstützung auch Folge-Elemente für ein Element im Prozess vorschlagen, eine Checkliste zu einem Prozesselement erstellen oder Vorschläge für Risiken und Kontrollen machen, die Sie dem Element dann zuordnen können. Die Chance, Fragen zu einzelnen Aufgaben zu stellen, haben Sie auch in der aktuellen Workflow- oder ProcessRun-Aufgabe. Auch für die Silbentrennung können Sie die hilfreichen Funktionen nutzen. Wenn Sie Ihre Datenbankinhalte auch auf Englisch anbieten, können Sie die KI-Unterstützung auch im Rahmen der Übersetzung nutzen.

Wird die Verwendung der KI-Unterstützung protokolliert?

Ja, der Einsatz der KI-Funktionen in ibo Prometheus wird im Änderungsprotokoll (Verwaltung-App > Protokolle) protokolliert.

Ausgenommen davon sind aktuell die Anfragen zu den Workflow- und ProcessRun-Aufgaben. Die Fragestellungen zu ProcessRun-Aufgaben werden im Verlauf dokumentiert.

Hinweis zur EU KI-Verordnung

Seit dem 01.02.2025 ist die erste Stufe der KI-Verordnung der Europäischen Union in Kraft. Diese Stufe verpflichtet vor allem die Unternehmen, die KI im Einsatz haben, ihre Mitarbeitenden ausreichend zu schulen.

Das gilt auch, wenn Sie die KI-Unterstützung in ibo Prometheus im Browser in Ihrem Unternehmen nutzen. Darüber hinaus ist es ein Ziel der KI-Verordnung ein hohes Maß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu schaffen.

FAQ