Wenn Sie Begriffe wie Compliance oder Risikomanagement hören, denken Sie dann zuerst an hilfreiche Werkzeuge oder an trockene Dokumentation und zusätzliche Kontrolle? In der Praxis wird Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC) oft als Belastung wahrgenommen. Doch modernes Prozessmanagement räumt mit diesem Vorurteil auf. Es schlägt die Brücke zwischen Compliance und Performance, zwischen regelkonformem Handeln und leistungsstarken Prozessen.
Unternehmen sehen sich mit wachsenden Anforderungen an Steuerungsfähigkeit, Risikobeherrschung und regulatorische Sicherheit konfrontiert. Märkte verändern sich dynamisch, Ansprüche von Kunden steigen und Vorschriften werden komplexer. Gleichzeitig müssen Effizienz, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit erhalten bleiben und ausgeweitet werden. In diesem Spannungsfeld ist es sinnvoll und notwendig, Governance, Risikomanagement und Compliance mit Prozessmanagement zusammen zu bringen.
Genau hier setzt modernes Prozessmanagement an. Es verbindet strategische Vorgaben mit der operativen Realität. Es sorgt dafür, dass Governance, Risikomanagement und Compliance nicht neben dem Prozessmanagement stehen. Dadurch wird GRC als integraler Bestandteil der täglichen Arbeit wahrgenommen, anstatt als zusätzliche Belastung.
Wofür stehen Governance, Risikomanagement und Compliance?
Die drei Bereich Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC) sind eng miteinander verbunden. Ihre Wirksamkeit und gegenseitige Verzahnung entscheidet darüber, wie stabil, verlässlich und zukunftsfähig das Unternehmen ist.
Governance
Governance beschreibt den Ordnungs- und Steuerungsrahmen für das Unternehmen. Governance umfasst Ziele, Leitlinien, Entscheidungsstrukturen und Verantwortlichkeiten. Damit beantwortet Governance die Frage, wie das Unternehmen fokussiert im Sinne seiner Strategie und Werte geführt werden kann.
Risikomanagement
In einem Unternehmen befasst sich das Risikomanagement mit der systematischen Identifikation, Bewertung und Steuerung von Risiken. Es geht darum, Risiken frühzeitig zu erkennen und bewusst zu steuern, anstatt erst zu reagieren, wenn Probleme bereits eingetreten sind.
Compliance
Compliance stellt sicher, dass Gesetze, regulatorische Anforderungen sowie interne Regeln und Standards eingehalten werden. Sie sorgt für Rechtssicherheit, Integrität und Vertrauen, sowohl intern als auch gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und Aufsichtsbehörden.
Warum GRC ohne Prozessmanagement nicht nachhaltig funktioniert
Regeln, Kontrollen und Risikobewertungen entfalten ihre Wirkung nicht allein in trockenen Handbüchern und Dokumentationen, sondern in den täglichen Abläufen und Geschäftsvorfällen. Risiken und Fehler entstehen im Prozess, Entscheidungen werden im Prozess vorbereitet, getroffen und umgesetzt. Unklare Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, die nicht sauber definiert sind oder Kontrollen, die nicht in den Arbeitsablauf integriert sind, führen zu Unsicherheiten, Doppelarbeiten und unnötigen Risiken.
Prozessmanagement schafft hier Klarheit. Es beschreibt, wer was wann mit welchen Informationen und nach welchen Regeln tut. Es macht Vorgänge nachvollziehbar, wiederholbar und überprüfbar. Es zeigt, wo im Prozess Risiken auftreten können und welche Kontrollen zur Risikoabwehr durchgeführt werden müssen. Genau diese Eigenschaften sind Voraussetzung für wirksame Governance, effektives Risikomanagement und gelebte Compliance.
Prozessmanagement als integriertes Steuerungssystem
Prozessmanagement betrachtet die Wertschöpfung im Unternehmen in der End-to-End-Sicht, also vom Kundenanliegen bis zur Leistungserbringung über alle beteiligten Organisationseinheiten hinweg. Risiken und Kontrollen werden dabei nicht isoliert betrachtet, sondern direkt im jeweiligen Prozessschritt verankert.
Dadurch wird Prozessmanagement zur operativen Umsetzungsschicht von GRC. Risiken werden dort identifiziert, wo sie tatsächlich entstehen. Compliance-Anforderungen werden in die Arbeitsabläufe eingebunden, anstatt wie ein isoliertes Instrument daneben zu stehen.
Das Ergebnis ist ein integriertes Steuerungssystem, in dem Strategie, Regeln, Risiken und operative Umsetzung miteinander verbunden sind.
Rahmenbedingungen und Erfolgsfaktoren
Damit Prozessmanagement seine Wirkung entfalten kann, braucht es die Unterstützung durch das Management und die Akzeptanz in der Belegschaft. Prozessverantwortliche müssen benannt und mit ihrer Rolle vertraut gemacht werden.
Eine übersichtliche Prozesslandkarte zeigt die gesamte Prozesslandschaft des Unternehmens kompakt und übersichtlich. Sie gliedert und strukturiert die Prozesse in Führungsprozesse, Ausführungs- oder Kundenprozesse und Unterstützungsprozesse und ermöglicht eine leichte Navigation durch alle Prozesse – vom obersten Unternehmensprozess über alle Gliederungsebenen hinweg bis hin zum tief liegenden und detailliert modellierten Einzelprozess.
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist eine umfassende und verständliche Prozessbeschreibung mit allen Aufgaben, aber auch mit der prozessintegrierten Dokumentation von Risiken und Kontrollen.
Nicht zuletzt spielt die Unternehmenskultur eine zentrale Rolle für den Erfolg. Prozessverständnis und Prozessorientierung führt zu mehr bereichsübergreifendem Denken und Handeln. End-to-End-Prozesse überspringen Abteilungsgrenzen und erfordern die Überwindung von siloartigem, abteilungsbezogenem Handeln und Steuern.
Was hat man davon, Prozessmanagement in GRC zu integrieren?
Für Kunden bedeutet eine prozessorientierte Organisation vor allem eine höhere Qualität, schnellere Reaktionszeiten und verlässliche Lieferzeiten. Stabile und korrekt laufende Prozesse reduzieren Rückfragen und Beanstandungen und erhöhen die Kundenzufriedenheit spürbar.
Für das Unternehmen führt die Integration von Prozessmanagement und GRC zu einer Reduzierung operationeller Risiken, zu höherer Rechtssicherheit und zu geringerer Prüfungsanfälligkeit. Erhöhte Prozesstransparenz schafft die Voraussetzung für eine verbesserte Steuerungsfähigkeit. Für das Management entstehen tragfähigere Entscheidungsgrundlagen. Risiken sind klar zugeordnet, Verantwortlichkeiten eindeutig definiert und Steuerungsinformationen verfügbar. GRC wird damit nicht zum reinen Kontrollinstrument, sondern zu einem aktiven Führungsinstrument.
Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schafft eine GRC-integrierte Prozessstruktur Orientierung und Verlässlichkeit. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten werden verständlich und nachvollziehbar. Doppelarbeiten und Unsicherheiten nehmen ab. Compliance wird damit nicht als zusätzliche Belastung erlebt, sondern fügt sich in die reguläre Tagesarbeit ein.
Prozessmanagement sorgt für Compliance und verbessert die Performance
Prozessmanagement ist ein wirksames Instrument, um Unternehmen stabiler, transparenter und leistungsfähiger zu machen. Es leistet einen wertvollen Beitrag zu guter Unternehmensführung und zur Umsetzung der Unternehmensstrategie.
Prozessmanagement ist auch ein Risikomanagement-Werkzeug zum Erkennen und Managen von Risiken. Und Prozessmanagement trägt viel zu Compliance bei, indem es Regelkonformität operativ wirksam macht. GRC-Anforderungen zu erfüllen ist die eine Seite von Prozessmanagement. Die andere Seite dient der Performance von Prozessen: die Prozessleistung steigern und erhalten durch grundlegende Optimierung von Prozessen und deren kontinuierlicher Verbesserung. Beide Seiten des Prozessmanagements sind gleichermaßen wichtig für ein wirksames Prozessmanagement und für eine sichere, gute und erfolgreiche Unternehmensführung.
Zum Autor
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Helmuth Braun
Trainer und Consultant Prozessmanagement
T: +49 641 98210-317
E: helmuth.braun@ibo.de
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