Nachhaltige Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Zuerst organisieren, dann nachhaltig digitalisieren

Digitalisierung ist allgegenwärtig. Sei es bei der Buchung von Urlaubsreisen, dem Kleidungskauf oder dem Erwerb der nächsten Konzerttickets – all das erledigen Sie inzwischen online. In den letzten beiden Jahrzehnten wurden wir digitalisierungstechnisch in neue Sphären katapultiert. Und mit zunehmenden Möglichkeiten steigen auch die Ansprüche – beispielsweise an die öffentliche Verwaltung und ihre Dienstleistungen. Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) ist die Grundlage zur Digitalisierung der Verwaltung zwar geschaffen worden, allerdings bezieht sich diese lediglich auf die Digitalisierung in Richtung Bürger:innen. Um jedoch in der Lage zu sein, die bestmöglichen digitalen Services anzubieten, muss die Verwaltung den Fokus auf ihre internen Prozesse richten und diese optimieren. Das Stichwort lautet nachhaltige Digitalisierung. Denn mit der Umsetzung des OZG wird noch nicht ein einziger interner Verwaltungsprozess digitalisiert, geschweige denn optimiert.

Warum nachhaltige Digitalisierung?

Nachhaltige Digitalisierung ist mehr als das Fortsetzen analoger Verwaltung mit digitalen Medien. Das bedeutet konkret also nicht, ein Antragsformular online zur Verfügung zu stellen und es anschließend auszudrucken und abzuheften. Digitalisierung muss zum nützlichen Werkzeug der Verwaltung werden. Denn Digitalisieren um des Digitalisierens Willen darf nicht das Gebot der Stunde sein.

Strukturieren, organisieren, digitalisieren

Man muss an dieser Stelle klar sagen: Das OZG hat ein Bewusstsein dafür geschaffen, dass Digitalisierung wichtig und notwendig ist. Aber es greift zu kurz, da es nur das Frontend betrifft, nicht aber das Backend – die internen Verwaltungsprozesse.

Wir bei ibo beschäftigen uns bereits seit mehreren Jahrzehnten mit den Herausforderungen und Chancen der öffentlichen Verwaltung in puncto Organisation, Strukturierung und der digitalen Transformation. Dank des engen Austauschs zwischen Kund:innen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene sind wir mit den Aufgaben und Herausforderungen der Verwaltung sehr gut vertraut.

Die Verwaltung benötigt Spielräume und die richtigen Werkzeuge, um in Zeiten von fehlendem Personal, immer wieder neuen Herausforderungen und Rahmenbedingungen (hier sei nur einmal kurz das Wort „Corona“ erwähnt) und demographischem Wandel ihre Aufgaben bestmöglich erledigen zu können.

Es geht darum, frühzeitig und regelmäßig Strukturen und Prozesse zu hinterfragen, anzupassen, sinnvoll aufzustellen und zukunftsfähig zu machen. Und das lieber heute als morgen. Wir sprechen dabei von einem ganzheitlichen Organisationsmanagement und unterstützen unsere Kund:innen nicht nur mit der passenden Software für öffentliche Verwaltungen, sondern auch mit Beratungsdienstleistungen u. a. in Form von Prozessoptimierungen, Organisationsuntersuchungen und Personalbemessungen.

Wird ein flexibles und effizientes Handeln durch komplexe Abstimmungswege, zu viele Schnittstellen, Parallelstrukturen und einen insgesamt übermäßigen Verwaltungsaufwand gehemmt, geht dies in letzter Instanz immer zulasten der eigentlichen Kernaufgaben. Daher sollte Digitalisierung nicht nur bei der Erfüllung des jeweils primären Auftrags eine tragende Rolle spielen, sondern sich notwendigerweise auch auf die Unterstützungsprozesse in der Verwaltung erstrecken.

Ganzheitliches Organisationsmanagement als Lösungsweg

Die Entwicklung geht seit einiger Zeit in Richtung eines ganzheitlichen Ansatzes. Dieser zielt im Kern darauf ab, Prozesse kontinuierlich zu überprüfen, die Aufbauorganisation passgenau auszugestalten, Personalressourcen angemessen zu steuern sowie Projekte mit möglichst geringem Aufwand umzusetzen. Wir nennen das „ganzheitliches Organisationsmanagement“.

Organisationsmanagement umfasst prinzipiell alle Ansätze, die dazu beitragen, eine Organisation zu strukturieren. Die Struktur betrifft zum einen den Aufbau, aber natürlich auch die Abläufe bzw. Prozesse. Was heißt das konkret? Es geht im Kern zum einen um die qualitative und quantitative Aufbauorganisation, also das System der organisatorischen Einheiten und der personellen Ausgestaltung, und zum anderen um die Ablauforganisation, also die Ausgestaltung der Prozesslandschaft.

Darin liegt ein großes Potential. Sind Aufgaben und Prozesse klar und transparent strukturiert, erhöht dies nachweislich die Handlungssicherheit aller Beteiligten und dies hat eine höhere Qualität zur Folge. Es geht darum, passende aufbauorganisatorische Strukturen zu schaffen und Prozesse regelmäßig zu monitoren. Denn in all den Diskussionen um Digitalisierung der Verwaltung sollte eines nicht vergessen werden: Möglicherweise gibt es Prozesse, die gar nicht digitalisiert werden müssen. Es geht darum, klug und strategisch sinnvoll vorzugehen. Beispielsweise indem interne Verwaltungsprozesse aufgenommen und analysiert werden und anschließend in ein Soll-Szenario überführt werden.

Etablierte Strukturen und Abläufe, die sich bewährt haben und nach wie vor erfolgreich, zeit- und ressourcenschonend funktionieren, können durchaus aufrechterhalten werden. Es gilt jedoch, sie kontinuierlich im Blick zu behalten, mit neuen Erkenntnissen anzureichern und weiterzuentwickeln. Dabei muss man sich in letzter Instanz dann natürlich auch die Frage stellen, inwieweit auf Digitalisierung – beispielsweise in Form einer hilfreichen Software – gesetzt werden sollte, um die Beschäftigten bei der Verrichtung ihrer Tätigkeiten bestmöglich zu entlasten. Denn genau darum geht es.

Ressourcen und Kapazitäten nachhaltig einsetzen

Wir möchten dafür sorgen, dass Verwaltungen in die Lage versetzt werden, Ressourcen und Kapazitäten zu erhalten, mit denen sie sich weiterentwickeln können. Wenn wir es schaffen, Prozesse kritisch unter die Lupe nehmen und unnötige Schleifen reduzieren, kann der Bürokratieabbau gelingen. Es geht darum, wie man die Verwaltung befähigen kann, mit den gegebenen schwierigen Rahmenbedingungen bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Im Sinne eines ganzheitlichen Organisationsmanagements unterstützen wir Sie bei der nachhaltigen Digitalisierung Ihrer Verwaltung und Ihrer Prozesse. Für mehr Effizienz, mehr Effektivität und vor allem: für mehr Zeit für das Wesentliche.

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