Eine Welt der Veränderung – Planung ist schon die halbe Miete

Doch was ist, wenn diese Planung bereits hinfällig ist, bevor sie fertig gestellt wurde? In einer gefühlt und vielleicht auch wirklich immer schneller werdenden Welt, ist es schwer, die Zukunft zu prognostizieren. Früher hat eine Planung in die Zukunft über mehrere Jahre gut funktioniert, heute funktioniert es manchmal noch nicht einmal von gestern zu heute.

Nicht umsonst sind Konzepte zum selbstorganisierten und eigenverantwortlichen Denken und Handeln in Organisationen mit einer Vielzahl an agilen Ansätzen, Methoden und Werkzeugen im Moment in aller Munde.

Welche Schwierigkeiten dabei – gerade im Hinblick auf die zur Verfügung zu stellenden Ressourcen – entstehen, möchten wir im Folgenden näher beleuchten.

Gerade die öffentliche Verwaltung ist diesem Thema, wie kaum ein anderer unterworfen. Neue Mehrheitsverhältnisse oder Bürgermeister und die damit verbundenen Entscheidungen können gefestigte Abläufe in kurzer Zeit völlig über den Haufen werfen. Der Gesetzgeber nimmt von außen Einfluss und die Bürger übertragen Erfahrungen aus der Privatwirtschaft in Erwartungen an die Kommune.

Auch Finanzinstitute und Versicherungen kennen diese Situation, dass neben gestiegenen regulatorischen Ansprüchen auch politisch motivierte neue Produkte entstehen. So z. B. die Einführung der Riester-Rente oder die Abgeltungssteuer, die inzwischen – zumindest in Teilen –wieder vor der Abschaffung steht.

Planung für Unternehmen in der heutigen Zeit

Produkt

Das aktuell medienbeherrschende finanzpolitische Thema ist die Grundrente, mit der der Gesetzgeber einen Eingriff in die bestehende Produktwelt der Deutschen Rentenversicherung vornimmt.

Zahlreiche Träger planen ihren Personalbedarf für die nächsten drei bis fünf Jahre auf den Erfahrungswerten und den entsprechenden Trends bei den Versichertenzahlen in die Zukunft. Für die bekannten Produkte gibt es größtenteils Erfahrungs-/Erhebungs- oder Referenzwerte, wie lange die durchschnittliche Fallbearbeitung dauert und es lässt sich über Statistiken belegen, wie oft die Aufgabe in den letzten Jahren vorkam und in die Zukunft geschaut, vorkommen könnte.

Doch nun steht ein neues, bisher unbekanntes Produkt im Aufgabenkatalog.

Je nach Intention der Stakeholder bzw. Interessenvertreter werden Zahlen in die Diskussion gebracht, die den zu erwartenden Personalbedarf, Aufwand oder die Kosten betreffen. Wer sich mit Berechnungswerten bei einer Personalbemessung auskennt, kann sich nur wundern, wie diese Werte ermittelt worden sind – transparent sind die zu Grunde gelegte Szenarien und Berechnungsmodelle meistens jedenfalls nicht.

Prozess

Häufig bleiben die Produkte über lange Zeitperioden konstant, aber innerhalb der Produkte oder besser gesagt innerhalb der Prozesse, die diesen Produkten zu Grunde liegen, gibt es Veränderungen. Sei es durch Änderungen, weil der Kunde es erfordert, der Wettbewerb oder die Technik. Gerade das Thema Digitalisierung, also der Wegfall ganzer Tätigkeiten oder (Teil-)prozesse, indem diese durch ein System bearbeitet werden, bringt eine teilweise massive Anpassung der personellen Ressourcen mit sich. Wie verändern sich die Kapazitäten für einen Prozess, wenn Bots die Arbeit übernehmen?

Meist entsteht zu Beginn ein hoher Initialaufwand, der sobald der Prozess „abschließend“ digitalisiert ist, deutlich abnimmt. Am Anfang des Digitalisierungsprojektes werden die Prozesse – sofern noch nicht geschehen – im Ist aufgenommen und beschrieben. Daraus werden Soll-Prozesse abgeleitet und das System angepasst oder entwickelt, welches dann in der Lage ist, die Tätigkeiten zu übernehmen. Anschließend laufen zahlreiche Pre-Tests, bevor das System live geschaltet wird. Meisten ist ein entsprechender Schulungsaufwand notwendig und auch das Thema Change-Management, also das Mitnehmen der betroffenen Mitarbeiter ist nicht zu vernachlässigen.

Struktur

Die oben genannten Anpassungen führen meist auch zu Veränderungen am oder im System. Manchmal kommt die strukturelle Revolution aber auch vor der Produkt- oder Prozessanpassung. Nämlich genau dann, wenn der Markt das Unternehmen zu Veränderungen drängt, Fusionen stattfinden oder auch ein „Gesundschrumpfen“ ansteht.

Mensch

Die vierte sowohl auslösende, treibende oder auch betroffene Säule der Veränderung ist der Mensch in der Organisation. Seien es Themen wie Demografie oder Fachkräftemangel bis hin zu krankheitsbedingten Ausfällen, eine noch so gute Planung kann schnell durch die fehlende oder ungenügend qualifizierte Arbeitskraft konterkariert werden.

In der Praxis ist es schwierig, all diesen Faktoren zeitnah zu begegnen, geschweige denn diese bereits im Vorfeld in der personellen Ausstattung des Bereiches zu berücksichtigen. Doch wie begegnet man dem dennoch? Macht Planung überhaupt Sinn bzw. ist es noch die halbe Miete?

Risiken und Chancen

Veränderungen sind immer Herausforderungen. Je größer die Auswirkungen auf die Prozesse und Strukturen sind, desto größer sind die damit verbundenen Ungewissheiten und Risiken. So verhält es sich auch mit der Grundrente. Neue Prozesse müssen zum Teil in Bereichen entwickelt werden, die vollständiges Neuland sind. Personalbedarfsberechnungen müssen mit einem hohen Maß an unbekannten Faktoren erstellt werden.

Auf der anderen Seite bietet diese Herausforderung nicht ganz überraschend auch viele Chancen. Die neu zu definierenden Prozesse können direkt mit den Anforderungen einer weitreichenden Digitalisierung verknüpft werden. Vielleicht ist es sogar einfacher, neue Prozesse digital zu denken als alte Prozesse zu digitalisieren. Ja, vielleicht können sogar die so entwickelten neue Prozesse wichtige Hinweise für das Digitalisieren der alten Prozesse liefern.

Welchen Nutzen bringt das für die Personalbedarfsrechnung?

Die Digitalisierung erfordert es, Prozesse bis ins Detail klar und unmissverständlich zu definieren. Je klarer die Aufgaben und der Grad der Digitalisierung ist, desto schneller und einfacher ist es, die erforderlichen Zahlen in einem Personalbemessungsprojekt zu ermitteln. Dabei können durchaus auf Basis der Analogiebildung Daten aus bereits durchgeführten Personalbemessungsprojekten genutzt werden. Schritt für Schritt werden so aus einer Herkulesaufgabe viele kleine zeitlich und ressourcenmäßig überschaubare Aufgaben, die zudem im Gesamtzusammenhang auch noch einen Zusatznutzen liefern können.

Was können wir daraus für die Zukunft lernen?

Genauso wenig wie die Grundrente die erste gravierende Veränderung im System Rentenversicherung ist, wird sie die letzte gravierende Veränderung sein. Das bietet die Chance aus der jetzigen Situation auch ganz allgemein für die Zukunft zu lernen. Die Grundrente ist ja nicht vom Himmel gefallen. Sie ist schon lange Gegenstand der politischen Diskussion. Dass sie kommen würde und wie sie kommen würde, wurde mit jeder Diskussionsschleife deutlicher und klarer. Das wirft die Frage auf, wie solche Zukunftsszenarien und -risiken schon frühzeitig in der Personalbedarfsrechnung berücksichtigt werden können und sollten.

Eine Frage, die wir vom Team der ibo Personalbemessung gerne auch mit Blick auf unsere Software mit Ihnen diskutieren möchten. Nutzen Sie dafür die Kommentare, schreiben Sie uns oder kommen Sie doch einfach auf einer der nächsten ibo Roadshows bei uns vorbei.

Mehr zum Thema Personalbemessung und unserer Software erfahren Sie hier.

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