Die 10. „Audit Competence“ für Mitarbeiter/innen der Internen Revision bot in diesem Jahr wieder einen umfassenden Überblick über die neuesten Entwicklungen in der Internen Revision. Als besonderes Highlight begrüßte ibo am Abend alle interessierten Teilnehmenden bei einem gemütlichen Get-together. Bei Snacks und Getränken lauschten die Zuhörenden den Erzählungen von drei Anwender/innen, die über ihre Erfahrungen mit der Revisionssoftware ibo QSR und ibo Audit Follow-up sprachen.
An der Talkrunde nahmen teil:
- Stefan Bernegger, Leiter Interne Revision bei der Porsche Bank AG
- Rita Kupka-Baier, Leiterin Revision beim Erzbischöflichen Ordinariat Wien
- Jakob Edlinger, Revisor beim Amt der Steiermärkischen Landesregierung
Stefan Bernegger, Porsche Bank 
Rita Kupka-Baier, Erzdiözese Wien 
Jakob Edlinger, Amt der Steiermark
Was waren die konkreten Anlässe, Beweggründe und Ziele dafür, sich in der Abteilung Revision mit der Anschaffung einer Software zu beschäftigen? Was sollte sich verbessern?
Bernegger: Die Ausgangslage 2014: Es war kein IT-Tool zur systematischen Abwicklung der Revisionsprozesse vorhanden. Insbesondere wurde kurzfristig eine IT-Lösung zur Sicherstellung einer effizienten und transparenten risikoorientierten Prüfungsplanung und Follow-up-Abwicklung benötigt.
Kupka-Baier: Es war Zeit für eine Weiterentwicklung. Wir hatten einen Mix aus verschiedenen (selbst programmierten) Datenbanken und Instrumenten für die Revisionsarbeit, die durch eine Standard-Software für die Interne Revision abgelöst werden sollten. Die Anforderungen waren:
- Automatisierte Unterstützung der Revisionsplanung (Priorisierung unter Berücksichtigung der Risikofaktoren)
- Berichtsvorlagen, Checklisten, Bezugnahme auf Ordnungen und vorgeschlagene Maßnahmen integriert in einem System abrufbar
- Stringente Verfolgung von Revisionsschritten in den Projekten
- Automatisierte Unterstützung im Follow-up
- Implementierung einer Risikoanalyse der zu prüfenden Einheiten
- Analysefunktionalitäten für Reportings
- QSR-WebInfo zur Kommunikation mit den Partnern, Diözesenleitung …
- Monitoring der Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen
Edlinger: Die Revisionsabteilung sollte besser organisiert werden. Unsere Anforderungen waren:
- Alle für eine Revision relevanten Informationen sind in einem (Datenbank-)System gespeichert.
- Erwartungen hinsichtlich erleichterter Auswertungsmöglichkeiten
- Transparenz des Revisionsprozesses – Beitrag zu Wissensmanagement
- Unterstützung bei der risikoorientierten Prüfplanung
- Änderungen an den Daten und Dokumenten werden nachvollziehbar dokumentiert
- Standardisierung der Prüfschritte, -themen (bspw. durch einheitlichen Fragenkatalog) und der Berichte (Vorlagen)
- Wesentlich höhere Datensicherheit (als auf dem Fileserver) auf Grund der eingeschränkten (lizenzabhängigen) Zugriffsberechtigungen
Wie gestaltete sich Ihre Entscheidungsfindung?
Bernegger: ibo QSR wurde in der Vergangenheit in der Revision der Porsche Holding Salzburg verwendet. Zudem ist es bei der Volkswagen Financial Services im Einsatz. Die Infoeinholung zu ibo QSR erfolgte bei Kollegen, die schon damit gearbeitet haben.
Kupka-Baier: Wir hatten ibo schon vor einiger Zeit auf einer Veranstaltung für Revisoren kennengelernt. Das Produkt entsprach damals nicht unseren Anforderungen. Bei einer neuerlichen Präsentation zeigten sich die für uns interessanten Weiterentwicklungen. Es traf sich zeitlich, dass wir auf der Suche nach einem neuen Produkt waren. Konkret luden wir zu einer Präsentation bei uns im Haus ein.
Edlinger: Es wurde bereits vor einigen Jahren einmal überlegt, eine Software für die Interne Revision anzukaufen, jedoch dann keine konkreten Schritte unternommen. Auf ibo sind wir eher zufällig auf Grund einer Werbeschaltung in der ZIR gekommen. Wir haben dann als Alternative noch einen zweiten Anbieter kontaktiert und auch von diesem ein Angebot sowie eine Präsentation deren Software erhalten. Im Vergleich der Angebote und der Präsentation hat sich unserem Team die Software von ibo als die ansprechendere und für unsere Zwecke geeignetere herausgestellt.
Was hat letztlich den Ausschlag für ibo QSR gegeben?
Kupka-Baier: Das Preis-Leistungs-Verhältnis und, dass es sich bei ibo QSR um eine Standardsoftware ohne Individualanpassungen handelt (Vorgabe der IT-Abteilung).
Edlinger: Das benutzerfreundliche und ansprechende Layout der Arbeitsoberfläche. Die Möglichkeit, via QSR-WebInfo/ibo Audit Follow-up auch andere (revisionsfremde) Personen/Dienststellen bei der Bearbeitung/Umsetzung von Maßnahmen einzubinden.
ibo schlägt zur Einführung von ibo QSR ein rollengerechtes Einstiegsprojekt aus Workshops und Schulungen vor. Wie beurteilen Sie aus heutiger Sicht diese Vorgehensweise?
Bernegger: Die ibo-QSR-Einführung in der Porsche Bank Salzburg erfolgte ohne Schulung seitens ibo, da das System sehr intuitiv und auch gut und einfach individuell konfigurierbar ist (ausgezeichnetes Benutzerhandbuch). Die Ausrollung in die Revisionseinheiten im Ausland wurde dann im Rahmen eines ibo-Workshops umgesetzt.
Kupka-Baier: Nach dem ersten Workshop hat sich herauskristallisiert, dass wir die von ibo vorgeschlagene Arbeitsweise nicht anwenden können. Dies betraf die von ibo vorgeschlagene Trennung des Teams in ergebnisverantwortliche und prüfende Personen. Letztlich haben wir uns für eine Einführung unter Einbeziehung des gesamten Teams entschieden. Diese Vorgehensweise wurde von ibo ebenfalls unterstützt. Genau die richtige Vorgehensweise! Der Einsatz einer Datenbank für den gesamten Prüfungsprozess brachte es zwangsläufig mit sich, unsere gesamte Prüfungssystematik zu hinterfragen und umzustellen. Es hat sich bewährt, in dieser Situation früh das gesamte Team einzubeziehen und die Grundlagen zu überarbeiten. Wir haben etwa die Arbeitsweisen und Bewertungsansätze diskutiert und verschriftlicht sowie mehr als 2.000 Textbausteine hinterlegt.
Edlinger: Workshop ist unbedingt notwendig, um das Produkt zu „personalisieren“. Eine Einführung von ibo QSR ohne Workshop erscheint eher sinnlos.
Wie empfanden Sie die Qualität der Einführungsunterstützung im Hinblick auf die Trainerkompetenz und ibo allgemein?
Bernegger: Sehr gute und praxisnahe, technische und fachliche Unterstützung.
Kupka-Baier: Die Betreuung in der Vorbereitungs- und Einführungsphase war ausgezeichnet, obwohl wir uns nach dem ersten Workshop noch etwas ratlos fühlten. Das Support-Team ist verlässlich, einige unserer Probleme wurden mit Updates behoben.
Edlinger: Herr Stockamp war fachlich top, ließ keine Fragen offen und half praxisorientiert bei der Einrichtung des Programms.
Wie ist die Akzeptanz der Software bei Ihren Mitarbeiter/innen aus der Revision?
Bernegger: Die Mitarbeiter schätzen ibo QSR sehr, da es eine unkomplizierte und effiziente Prüfungsplanungs- und Follow-up-Abwicklung ermöglicht.
Kupka-Baier: Es war gut und richtig, das gesamte Team von Beginn an einzubeziehen – das hat die Akzeptanz gefördert und geholfen, ibo QSR bestmöglich für unsere Anforderungen einzurichten. An einigen Punkten hat das Programm noch Entwicklungspotenzial. Viele unserer diesbezüglichen Anregungen wurden von ibo aufgenommen und umgesetzt (z. B. Rechtschreibprüfung).
Edlinger: Durch die Einbindung des gesamten Teams ergab sich von Beginn an eine große Akzeptanz.
In welchen Bereichen hat sich der größte Nutzen ergeben?
Bernegger: Der größte Nutzen hat sich ergeben bei der Prüfungsplanung und beim Follow-up. Es gab außerdem sehr positives Feedback seitens der Wirtschaftsprüfer (PWC), OeNB Prüfer sowie im Rahmen eines kürzlich durchgeführten External Quality Assessments (KPMG).
Kupka-Baier: Die Systematik – Prüfungsmodell/Fragen/Feststellungen/Maßnahmen – hat uns neben der Vereinheitlichung durch die grundsätzlichen Befassungen zu einer Steigerung der Qualität verholfen. Mit der standardisierten, systematischen Erfassung von notwendigen Maßnahmen können wir jetzt gezielter deren Umsetzung verfolgen. Es ist wichtig, dass die Revision die Wirkung ihrer Arbeit verfolgen und darstellen kann. Mittelfristig wollen wir noch Nutzen aus der unterstützten Prüfungsplanung (Stichwort: Risiken) ziehen. Aus Sicht der Leitung ist die Planung der Aufträge und die Übersicht über die gegebenen Aufträge mit ibo wesentlich erleichtert.
Edlinger:Derzeit noch zu früh zu sagen. Verbesserungen in der Berichterstattung („Bericht auf Knopfdruck“) und der Maßnahmenverfolgung werden erwartet.
Welches Fazit ziehen Sie hinsichtlich des Einsatzes von ibo QSR (und ggf. ibo QSR-WebInfo/ibo Audit)?
Bernegger: Tolles Tool zur Abbildung und Abwicklung der Revisionsprozesse. Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis!
Kupka-Baier: Die Einführung von ibo QSR war herausfordernd und lohnend. Wir haben noch einige Herausforderungen vor uns, Weg und Richtung stimmen. Wir überlegen, das Tool ibo QSR-WebInfo durch ibo Audit zu ersetzen.
Edlinger: Umfangreiches, mächtiges Tool, auf das man sich einlassen muss, um den gewünschten Nutzen zu erhalten.
Weitere Informationen zu unserer Revisionssoftware ibo QSR und zum Revisionsmanagement-Tool ibo Audit Follow-up.