Projektmanagement für Ahnungslose (Teil 1)

Sie hatten bisher wenig mit Projekten zu tun und würden gern die grundlegenden Begriffe, Methoden und Regeln verstehen? Sie leiten schon seit Jahren Projekte, hatten aber nie eine Projektmanagement Weiterbildung oder Qualifikation? Vermutlich haben Sie sich ihre eigenen Herangehensweisen und Methoden angeeignet und sind sich nicht sicher, ob sie es „richtig“ machen? Willkommen im Club. In jedem Fall beschäftigen Sie sich vermutlich mit den gleichen Fragen wie ich: „Wie kann pragmatisches Projektmanagement aussehen? Wie kann ich Projekte leichter machen?“

In meiner kleinen Blog-Reihe „Projektmanagement für Ahnungslose“ möchte ich mich mit Ihnen über möglichst praxisnahe Erklärungen der wichtigsten Begriffe und Vorgehensweisen austauschen. Ich freue mich auf Ihr Feedback in den Kommentaren, auf Ihre Fragen und Praxisbeispiele.

Teil 1: Persönliche Ideen, Projekte und Aufgaben

Wie ein Unternehmen oder eine Organisationseinheit ein Projekt definiert, möchte ich erst in einer der nächsten Folgen dieser Blog-Reihe mit Ihnen diskutieren. Zunächst möchte ich darauf schauen, wie es im Kleinen, im persönlichen Arbeitsbereich aussieht. An ihrem eigenen Schreibtisch entscheiden letztendlich Sie, was Sie ein Projekt nennen und was nicht. Auch wie Ihr persönliches Projektmanagement aussieht, ist Ihre eigene Angelegenheit. Es kann aber hilfreich sein, zwischen Ideen, Projekten und Aufgaben zu unterscheiden.

Die Idee

Bei einer Idee (oder einer Vision) haben Sie (noch) keine Ahnung, was Sie als Nächstes tun werden, um sie zu realisieren. Eine Idee hat immer einen innovativen Anteil. Sie haben also hinsichtlich der Realisierung wenig oder keine Erfahrung. Viele Menschen sind gut darin, Ideen zu entwickeln, tun sich aber schwer damit, aus einer Idee ein Projekt zu machen. Werden zu viele Ideen zu lange Zeit nicht konkretisiert, können sie unseren Arbeitsfluss stark behindern und sorgen für ein konstant nagendes schlechtes Gewissen.

Um aus einer Idee ein Projekt zu machen, muss zumindest die nächste anstehende Aufgabe oder auch der nächste konkrete Schritt, klar definiert und kurzfristig umsetzbar sein. Ansonsten bleibt eine Idee eben nur eine Idee.

Das Projekt

Ein Projekt ist, einfach gesprochen, ein angestrebtes Resultat, für dessen Erreichung mehrere Aufgaben zu erfüllen sind. Dabei kann in der Praxis zumindest ein Teil dieser Aufgaben oft nicht von Anfang an definiert werden. Zumindest die jeweils nächste anstehende Aufgabe muss jedoch klar umrissen sein, ansonsten wird aus dem Projekt wieder eine unkonkrete Idee.

Die Projektaufgabe

Eine Aufgabe ist Teil eines Projektes oder eigenständig und kann (zumindest theoretisch) in einem „Rutsch“ erledigt werden: Ein Einkauf, ein einfaches Telefonat, einen Nagel in die Wand schlagen (Achtung, gilt nicht für jeden) … Außerdem sollten Sie eine gewisse Erfahrung mit ähnlichen Aufgaben haben. Bei einer Aufgabe können Sie daher ziemlich gut abschätzen, wie viel Zeit Sie brauchen werden und welche Werkzeuge und Ressourcen Sie für die Erledigung benötigen. In jedem Fall muss sie immer kurzfristig zu einem überprüfbaren Resultat führen.

Praxistipps für ein erfolgreiches Projektmanagement

Gerade im persönlichen Arbeitsbereich funktionieren nur sehr pragmatische Vorgehensweisen. Pragmatisches Projektmanagement bedeutet hier, täglich maximal 15 Minuten in Transparenz zu investieren.

Um aus einer Idee ein Projekt zu machen, muss zumindest die nächste anstehende Aufgabe genau bekannt sein. Achten Sie darauf, dass ihre Aufgaben kurzfristig erreichbare Resultate beschreiben. Hier macht es oft Sinn, streng und genau mit sich selbst zu sein. Tägliches Analysieren, Entrümpeln und Ordnen der To-do-Liste bringt mehr Klarheit. Unterscheiden Sie Ideen von Projekten und Projekte von Aufgaben. Machen Sie aus Ihren Ideen zeitnah Projekte oder trennen Sie sich von ihnen. Ordnen und priorisieren Sie ihre Aufgaben z. B. mit einem Kanban-Board.

Diese Vorgehensweise bietet sich auch für das Management von Aufgaben und kleineren Projekten in überschaubar großen Teams und Organisationseinheiten an.

Einen schnellen und kompakten Einblick in pragmatisches Projektmanagement vermitteln Ihnen unsere Projektmanagement Weiterbildung, z. B. Projektmanagement Grundlagen Seminar.