Die Antwort auf diese Frage gibt Lara Ihring, als eine Expertin zum Thema Prozessmanagement, in einer spannenden Blog-Reihe. Lernen Sie mit drei interessanten Blogartikeln die Grundlagen für ein erfolgreiches Prozessmanagement anhand eines praxisnahen Beispiels.
Prozessmanagement war in meinem Leben lange Zeit ein eher theoretisches Thema. Das hat sich in den letzten Monaten geändert. Seit ich bei ibo arbeite, hat sich mein Blick auf so manches geändert. Im privaten Umfeld fange ich mittlerweile an, Dinge mit einer gewissen Prozessdenke zu betrachten. Ich sehe zunehmend Prozesse und Arbeitsschritte, die optimiert werden können, aber auch Risiken, die sich mit Kontrollen minimieren lassen. Genauso auch auf unserer Baustelle. Mein Partner und ich sanieren in Eigenleistung eine Wohnung. Auch dort müssen Abfolgen gewisser Prozesse eingehalten werden. Warum sollten diese Themen dann nicht mal verglichen werden?
Prozessmanagement ist für die einen ein sehr entscheidendes Thema, für viele andere aber eine eher lästige Aufgabe. Mit diesen Meinungen können auch Sie in Ihrem Unternehmen konfrontiert werden. Daher sollten Sie Informationen – in unserem Fall Prozesse – einfach und verständlich aufbereiten, um die Akzeptanz der Mitarbeiter/innen zu erhöhen.
Was Prozessmanagement mit einer Baustelle zu tun hat
Jetzt aber zu der Frage „Was hat Prozessmanagement mit einer Baustelle zu tun?“. Prozessmanagement beschäftigt sich mit der Erkennung, Gestaltung, Dokumentation, Steuerung und Optimierung von Prozessen. Ähnlich ist es auf einer Baustelle. Erstmal muss ich erkennen, welche Aufgaben durchgeführt werden müssen. Muss die Decke abgehängt werden oder kann man die Leitungen in die vorhandene Decke legen? Sobald geklärt ist, welche Aufgaben zu tun sind, muss ich mir Gedanken über die Ausführung machen. Wie hänge ich die Decke ab? Müssen bereits andere Aufgaben erledigt sein, damit ich anfangen kann? Es gibt sehr viel zu beachten.
Für die Aufnahme Ihres Prozesses sind nicht nur die Aufgaben des Prozesses selbst wichtig, sondern auch das Vorher und das Nachher: Initial- und Folgeprozesse. Die festgelegten Schritte dokumentieren Sie, damit alle Beteiligten wissen, wie welche Aufgaben ausgeführt werden müssen. Die wichtigste Frage: Wer macht es (Aufgabenträger)? Was benötigt er dafür? Welche Werkzeuge (=Sachmittel) werden gebraucht? Welche Dokumente (Verträge, gesetzliche Bestimmungen usw.) müssen dabei beachtet werden? Das sind Fragen, die für den reibungslosen Ablauf außerordentlich wichtig sind. Auf der Baustelle sind diese Zusammenhänge oft tagtägliche Routine und den Beteiligten längst in Fleisch und Blut übergegangen. Anders sieht das aus, wenn es um neue oder selten praktizierte Prozesse geht. Schon beim Aufschreiben werden erste Unklarheiten beseitigt. Wenn die Aufgabenträger selbst auch dabei sind (Betroffene zu Beteiligten machen), erhalten Sie weitere wichtige Informationen, mit denen Sie Ihren Prozess optimieren können.
Prozesse erfolgreich durchführen mit der Dokumentation von zentralen Informationen
Wichtig ist, dass die Informationen für den Ausführenden klar abgebildet sind. Auf einen Blick sollten alle zentralen Informationen hinterlegt sein und es muss ersichtlich sein, welche Abhängigkeiten von anderen Stellen/Personen und/oder Abteilungen bestehen, um den Prozess korrekt durchzuführen. Wenn diese Informationen vorhanden sind, fühlt sich der Mitarbeitende abgeholt. Er weiß, was zu tun ist und kann direkt mit der Arbeit beginnen. Dies schafft Transparenz und Effizienz.
Welche Rollen es im Prozessmanagement gibt und mit welchen Werkzeugen Sie arbeiten können, zeige ich Ihnen in den folgenden Blog-Artikeln.
Viel Spaß dabei!
Sie haben weiteren Informationsbedarf? Sprechen Sie uns an und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin mit uns – online oder vor Ort.
(E: prometheus@ibo.de, T: + 49 641 98210-680)
Auf unserer Homepage erfahren Sie mehr über Prozessmanagement oder melden Sie sich zu unserem ibo-Newsletter an und bleiben Sie immer up-to-date!